Ejercicio de planificación ágil de carteras: gestión de programas expertos

Los altos directivos, las personas responsables de la dirección de la organización, necesitan saber cuándo se producirán las liberaciones. Los compromisos se hacen contra las liberaciones: con clientes, socios e incluso con otros dentro de la empresa, por lo que es importante que las liberaciones se realicen cuando se acuerden. La versión actual de una organización generalmente está envuelta en un proyecto o programa que está trabajando para su entrega en una fecha particular.

Pero ¿qué pasa más allá del proyecto o programa actual? En una organización no ágil, la cartera tiende a ser una serie de proyectos organizados en intervalos de tiempo según la prioridad del proyecto para el negocio. En ágil podemos hacer las cosas de manera diferente. Podemos pensar a nivel de características. Por lo tanto, en lugar de planificar un conjunto de proyectos, podemos pensar en características, ubicarlas en iteraciones y planificar cuándo debería realizarse el próximo lanzamiento en función de esto.

Hoy en día, muchas organizaciones utilizan la metodología ágil para transformar la forma en que desarrollan productos. El siguiente paso lógico es agilizar el proceso de gestión de carteras dentro de estas organizaciones. ¿Pero cómo se puede lograr esto?

Estoy seguro de que la mayoría de ustedes tienen demasiados artículos en su cartera de los que jamás podrán entregar. A continuación se muestra un ejercicio sencillo y ágil de planificación de cartera que he visto utilizar y que es muy eficaz para realinear rápidamente la cartera con el negocio. Se llama “Copa Caliente”.

Hot Cup es fácil de usar, muy divertido y la mejor manera que conozco de reorganizar rápidamente el portafolio. Así es como funciona:

• Primero, debe reunir a las personas de alto nivel de la organización en la misma sala. Esto debería incluir a los altos directivos mencionados anteriormente, al personal de ventas, a los altos directivos y, de hecho, a cualquiera que tenga algún interés en la dirección del negocio. Trate de limitar el número a menos de 60 o se volverá un poco difícil organizar a todos en este ejercicio.
• Divida a todos en equipos de aproximadamente 6 personas por equipo. Trate de hacer que cada equipo sea lo más diverso posible, mediante la construcción de cada equipo con personas de diferentes partes del negocio.
• Luego entregue a cada equipo un juego de tarjetas o post-its con un elemento del portafolio escrito en cada una. Entre 50 y 100 tarjetas funcionan bien. Después de esto, el ejercicio puede volverse un poco difícil de manejar.
• A cada equipo se le debe entregar exactamente el mismo juego de cartas.
• Luego, entregue a cada equipo 3 tazas, una etiquetada como «Copa caliente», una «Copa mediana» y otra etiquetada como «Copa fría».
• Ahora ya está todo listo para comenzar. Dale al grupo 60 minutos para:
  • Prioriza las cartas en las copas.
  • Ordene los artículos de la “Copa Caliente” en orden de prioridad.
• ¡Eso es todo al respecto!

Al crear equipos diversos de diferentes partes del negocio, deberían ocurrir algunos debates interesantes y divertidos, y los individuos estarán expuestos a opiniones que normalmente no encuentran en su organización funcional del día a día, lo que sólo puede ser algo bueno.

Una vez que el grupo haya tenido su hora para realizar el ejercicio de la “Copa Caliente”, haga que un miembro de cada equipo guíe a todos a través de sus tarjetas de la “Copa Caliente” y explique por qué han elegido la prioridad que tienen para estas tarjetas.

Luego, la gestión de productos puede utilizar los resultados de este ejercicio para ajustar la cartera. De mi experiencia en este ejercicio a menudo surgen algunos resultados sorprendentes, por ejemplo, que puede ser mejor hacer que sus sistemas actuales sean más confiables que centrarse en la creación de nuevas características, o que una característica particular, fácil de implementar, es importante para una gran cantidad de personas. número de partes interesadas, que anteriormente ocupaba un lugar bajo en la lista de prioridades.

Para obtener mejores resultados, este ejercicio debe realizarse con regularidad (quizás una vez cada trimestre). Mantenga el ejercicio divertido y recuerde crear equipos diversos para brindarles a las personas de diferentes equipos funcionales la oportunidad de conocerse.