Planificación y Riesgos – Gestión de Programas Expertos

¿Sabías que una buena planificación y gestión de riesgos son fundamentales para el éxito de cualquier proyecto o programa? En el campo de la gestión de programas expertos, estas habilidades son aún más críticas, ya que involucran la coordinación eficiente de múltiples proyectos complejos. En este artículo, exploraremos la importancia de la planificación y gestión de riesgos en la gestión de programas expertos, y cómo puedes aplicar estas estrategias para maximizar el éxito de tus proyectos. No te lo pierdas, ¡sigue leyendo!

El enfoque tradicional para la planificación y el riesgo de la gestión de proyectos es crear el plan y luego analizarlo en busca de riesgos. Luego gestionaríamos esos riesgos de acuerdo con nuestro Proceso de Gestión de Riesgos. En este artículo vamos a considerar cómo incorporar el pensamiento de riesgo en el acto mismo de planificar.

Esto es diferente del pensamiento tradicional porque no estamos diciendo que deban equilibrar el alcance, el tiempo o el presupuesto entre sí para maximizar las posibilidades de que un proyecto tenga éxito. Lo que estamos diciendo es que usted debe estructurar su proyecto de modo que tenga la máxima probabilidad de tener éxito incluso si el alcance es lento, su tiempo se reduce o su presupuesto se reduce a la mitad del proyecto.

Al hacer esto, estamos cargando los dados a nuestro favor, haciendo mucho más probable que el proyecto sea un éxito, sin importar lo que suceda en el camino. Veamos un par de ejemplos para cristalizar la idea. El primer ejemplo es de un artículo que apareció en Semana de información en 2001.

Ejemplo: dos formas de construir una pirámide

Las pirámides fueron construidas como tumbas de los faraones. Esto significa que tenemos el requisito de que la pirámide esté terminada en el momento en que muera el faraón. Una forma clásica de construir una pirámide (y la más intuitiva) es comenzar construyendo una base o cimiento fuerte sobre el cual podamos construir la pirámide en capas.

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En este caso nos quedaríamos con una pirámide sin terminar donde meterlo. No está bien. Si la pirámide no estaba muy lejos de estar terminada cuando él murió, entonces podríamos apresurarnos a terminarla, trabajando las 24 horas del día y contratando trabajadores adicionales. Puedes pensar en esto como algo análogo a apresurarte en una marcha de la muerte para completar tu proyecto a medida que se acerca la fecha límite.

Hay otra forma que podemos elegir para construir nuestra pirámide. Podemos planear construirla de cierta manera para que la pirámide esté lista cuando el faraón muera, ya sea que muera inesperadamente en su mejor momento o viva hasta una edad avanzada. El método seguiría funcionando incluso si alguna guerra o plaga imprevista acabara con la mitad de la fuerza laboral. En efecto, estamos estructurando nuestro proyecto para el éxito. El enfoque se muestra a continuación:

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Con este enfoque, la pirámide está lista a tiempo incluso si el alcance, el tiempo disponible o el presupuesto disminuyen. También es una pirámide suficientemente grande si el faraón vive hasta una edad avanzada. Si el faraón muriera en cualquier etapa durante la construcción, entonces simplemente tendríamos una pequeña prisa (en lugar de un pánico masivo) para completar la sección actualmente en construcción. Veamos otro ejemplo más relacionado con la gestión de proyectos tal como la conocemos hoy.

Ejemplo: creación de un servicio de Internet

En este ejemplo, se nos pide que construyamos un servicio de Internet a gran escala y nos han dado seis meses para hacerlo. El enfoque lógico para esto bien podría ser diseñar primero la arquitectura y los servicios principales de la plataforma y luego construir la experiencia del usuario sobre esto. Digamos (de manera simplista) que habíamos planeado que el trabajo de arquitectura y servicios principales tomaría tres meses, dejando tres meses para completar la experiencia del usuario.

Para los propósitos del ejemplo, supongamos que la arquitectura y los servicios principales en realidad tardan 5 meses en construirse. ¿Y que? Bueno, para empezar, vamos a tener una carrera loca para terminar la experiencia del usuario. También habremos desperdiciado inversiones, ya que habremos diseñado una arquitectura y creado servicios centrales que no podremos utilizar. En efecto, hemos cometido el mismo error que el primer constructor de pirámides al suponer que necesitamos comenzar con una base sólida o cimientos sólidos para poder construir nuestro servicio.

Quizás un mejor enfoque sería copiar el enfoque del segundo constructor de pirámides. Construiríamos una porción vertical de funcionalidad, tal vez la función de «iniciar sesión», y lo haríamos bien. Luego construiríamos el siguiente corte vertical. De esta manera nunca hay peligro de desperdiciar la inversión. Además, los breves ciclos de retroalimentación mantienen el proyecto avanzando en la dirección correcta.

Otra alternativa al mismo problema podría ser crear la experiencia del usuario con los servicios principales simplemente “fingiendo”. Después de esto, comenzaríamos a desarrollar los servicios principales para que la plataforma pudiera escalar. Si nuestro cronograma se redujo inesperadamente, entonces con nuestra experiencia de usuario completa pero solo servicios centrales moderadamente desarrollados, tal vez podríamos salir al mercado como una prueba en lugar de una solución completamente escalada, mientras continuamos trabajando para escalar la plataforma después del lanzamiento inicial. .

Resumen

Los enfoques descritos anteriormente para la planificación y el riesgo son contrarios a la intuición, pero demuestran cómo pensar en los riesgos para determinar la forma del plan puede reducir enormemente el riesgo de su proyecto, haciéndolo mucho más probable que sea un éxito. Los enfoques descritos anteriormente, en los que frecuentemente construimos una pequeña parte del conjunto, pero lo hacemos de forma rápida y completa, tienen mucho en común con el proceso de desarrollo de software ágil, pero aquí lo estamos aplicando a proyectos o programas más grandes.

Espero que puedan ver claramente los beneficios de incorporar la gestión de riesgos en el proceso de planificación en sí, en lugar de ser simplemente algo que se realiza después o como complemento a la planificación del proyecto.

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Planificación y Riesgos – Gestión de Programas Expertos

Preguntas frecuentes sobre la Planificación y Riesgos en la Gestión de Programas Expertos

La planificación y gestión de programas expertos es fundamental para asegurar el éxito de cualquier proyecto. Sin embargo, este proceso también conlleva varios riesgos que deben ser tenidos en cuenta y gestionados de manera efectiva.

A continuación, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la planificación y riesgos en la gestión de programas expertos:

  1. ¿Por qué es importante la planificación en la gestión de programas expertos?

    La planificación es esencial porque proporciona un enfoque estructurado para el desarrollo y ejecución de un proyecto. Establecer objetivos claros, identificar actividades clave y asignar recursos adecuados permite que todo el equipo tenga una visión clara de lo que se debe lograr.

    Fuente: ejemplo.com

  2. ¿Cómo se identifican y analizan los riesgos en la gestión de programas expertos?

    Es fundamental llevar a cabo una evaluación de riesgos exhaustiva para identificar posibles amenazas y oportunidades anticipadamente. Esto implica analizar los posibles escenarios, estimar su impacto y probabilidad, y desarrollar estrategias para mitigar los riesgos.

    Fuente: ejemplo.com

  3. ¿Cuál es el papel de la comunicación en la gestión de programas expertos?

    La comunicación efectiva es clave para el éxito de cualquier proyecto. Mantener una comunicación fluida y transparente con todas las partes interesadas permite compartir información relevante, tomar decisiones informadas y resolver problemas de manera oportuna.

    Fuente: ejemplo.com

  4. ¿Qué estrategias se pueden utilizar para gestionar los riesgos en la gestión de programas expertos?

    Existen diversas estrategias para gestionar los riesgos en la gestión de programas expertos, como la transferencia de riesgos a terceros, la aceptación de algunos riesgos insignificantes, la reducción de riesgos mediante acciones preventivas y la creación de planes de contingencia para hacer frente a situaciones imprevistas.

    Fuente: ejemplo.com

  5. ¿Cuál es el papel de la monitorización y control en la gestión de programas expertos?

    La monitorización y control continuo de un programa experto es esencial para asegurar que el proyecto se mantenga dentro de los límites establecidos y para identificar desviaciones tempranas. Esto permite tomar medidas correctivas oportunas y garantizar que el proyecto se entregue con éxito.

    Fuente: ejemplo.com

La planificación y gestión de programas expertos requiere un enfoque cuidadoso y estratégico de todos los aspectos involucrados. Al entender y abordar adecuadamente los riesgos, así como implementar prácticas de planificación efectivas, las organizaciones pueden lograr sus objetivos de manera exitosa.


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