Explicación de la planificación de Hoshin: gestión de programas expertos

La planificación de Hoshin es una metodología de gestión estratégica ampliamente utilizada en el ámbito empresarial para lograr el éxito a largo plazo. En este artículo, exploraremos en detalle qué es la planificación de Hoshin, cómo se lleva a cabo y por qué es considerada una herramienta indispensable para el éxito de los proyectos y la gestión de programas expertos. Tenemos la intención de brindar una explicación clara y concisa de esta metodología, para que puedas comprender cómo puedes implementarla en tu organización y alcanzar los resultados deseados. ¡Sigue leyendo para descubrir más acerca de la planificación de Hoshin y su importancia en la gestión efectiva de programas expertos!

La planificación Hoshin, también conocida como Hoshin Kanri o implementación de políticas, es un sistema de planificación estratégica de 7 pasos. Garantiza que las acciones del día a día de todos los empleados estén alineadas con los objetivos estratégicos de la organización.

Imagine que dirige una gran empresa global, como microsoftque consta de muchas divisiones diferentes, cada una de las cuales vende un producto diferente.

Usted es responsable de establecer la estrategia general y la visión a largo plazo de la empresa, pero ¿cómo se asegura de que todos los empleados trabajen para lograr esa visión todos los días? Aún más desafiante, ¿cómo logra que cada empleado se preocupe por su estrategia?

Éste es el problema que la planificación Hoshin pretende resolver. Está diseñado para mantener a todos dentro de la organización trabajando y alineados con sus objetivos estratégicos. Elimina las ineficiencias resultantes de la falta de comunicación o alineación entre los diferentes departamentos de una organización.

En última instancia, Hoshin Kanri cierra la brecha entre la estrategia y la ejecución al garantizar que todos estén involucrados en la estrategia, alineados con ella y enfocados en lograrla.

Mejora continua incorporada

Antes de pasar al proceso de planificación de Hoshin, tenga en cuenta que Hoshin Kanri no es sólo un enfoque de arriba hacia abajo, ya que tiene dos mecanismos de retroalimentación incorporados para aumentar la efectividad del modelo.

Estos mecanismos se denominan catchball y ciclo PDCA.

1. Catchball

Catchball es una técnica de ida y vuelta para mejorar objetivos e ideas.

Comienza cuando un gerente comparte sus metas, objetivos, ideas e inquietudes con su equipo y luego los «lanza» a su equipo para recibir comentarios. Luego, el equipo «devuelve» sus comentarios a su gerente.

Se repite este proceso hasta que haya un acuerdo general, lo que crea un circuito de retroalimentación bidireccional que, en última instancia, mejora la calidad de las metas y objetivos, además de lograr la aceptación del equipo.

Suponga que aplica el catchball en cascada a todos los niveles de su organización. En ese caso, todos en todos los niveles de la organización habrán tenido la oportunidad de brindar comentarios sobre la estrategia de su organización.

2. Ciclo PDCA

PDCA significa Planificar-Hacer-Verificar-Actuar y es un enfoque estructurado para ayudarlo a avanzar hacia cualquier objetivo que esté tratando de lograr. Lo usas repitiendo el ciclo repetidamente, y cada bucle te acerca al destino deseado.

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  • Plan: Decide qué es lo que vas a intentar hacer y elabora un plan para hacerlo. Lo que debe aspirar a lograr son mejoras pequeñas, rápidas e incrementales, no proyectos a gran escala.
  • Hacer: Ejecute el plan elegido a pequeña escala. Por ejemplo, podría decidir actualizar el código en un servidor de prueba.
  • Controlar: Compare los resultados reales que está observando con los resultados deseados. Si su solución falla, regrese al inicio del ciclo, pero si tiene éxito, continúe con el siguiente paso.
  • Acto: En este paso, implementará su solución por completo. Eso podría significar, por ejemplo, implementar su código en toda la organización.

Los siete pasos de la planificación Hoshin

El proceso de planificación Hoshin consta de los siguientes siete pasos:

  1. Establecer la Visión Estratégica.
  2. Desarrollar objetivos innovadores.
  3. Desarrollar objetivos anuales.
  4. Implementar objetivos anuales.
  5. Implementar objetivos anuales.
  6. Revisión mensual.
  7. Revisión anual.
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1. Establecer la visión estratégica

El primer paso es establecer la visión estratégica de su organización.

Su visión estratégica describe hacia dónde espera llegar su organización en el futuro. Básicamente, es el objetivo estratégico de su organización.

2. Desarrollar objetivos innovadores

Los objetivos revolucionarios son aquellos que la organización tendrá que “esforzarse” para lograr y que a usted le gustaría alcanzar en un plazo de tres a cinco años.

En este paso, es importante no elegir demasiados objetivos, para permanecer concentrado en lo que es estratégicamente importante.

3. Desarrollar objetivos anuales

Sus objetivos de gran avance pueden parecer lejanos y difíciles de alcanzar, por lo que sus objetivos anuales establecen lo que cree que necesita lograr en el próximo año para tener una gran posibilidad de alcanzar sus objetivos de gran avance.

Si te imaginas intentando cruzar un río ancho, al principio puede parecer imposible, pero si tienes escalones, se vuelve mucho más fácil. Tus objetivos anuales son el primer paso hacia tus objetivos innovadores, ya que definen hasta dónde debes llegar este año para mantener el rumbo y llegar al otro lado del río.

4. Implementar objetivos anuales

Una vez establecidos sus objetivos anuales, ahora debe implementarlos para todos los empleados de la organización. Al final de este proceso, todos, desde los directivos más altos hasta la fábrica, deben comprender y acordar qué objetivos deben alcanzarse.

Implementas la técnica del catchball durante este paso para transmitir tus objetivos a través de la organización.

X Matrix es una herramienta que se utiliza a menudo para facilitar el catchball y los objetivos en cascada a través de la organización, pero no forma parte estrictamente de Hoshin Planning.

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5. Implementar objetivos anuales

Este paso es donde la goma se encuentra con el camino y comienza la ejecución. Sabe lo que debe hacer y cómo encaja en la estrategia; Ahora, necesitas determinar los detalles de cómo hacerlo y comenzar.

Utilice el ciclo PDCA durante este paso y el siguiente para impulsar la mejora continua.

6. Revisión mensual

Su revisión mensual tiene como objetivo garantizar que sus proyectos o iniciativas vayan por buen camino. Le permite ver qué va bien y qué no. Cuando las cosas no van según lo planeado, puede decidir qué acción correctiva tomar.

Su objetivo clave como gerente durante estas revisiones mensuales es garantizar que existan sistemas para comprender su progreso hacia sus objetivos. Aquí se utilizan herramientas como gráficos de bolos, informes A3 y planes de acción para monitorear el progreso.

7. Revisión anual

La revisión anual es tu oportunidad de repasar cómo ha ido el año. Es su oportunidad de dar un paso atrás y mirar el panorama general: qué salió bien y qué no, y qué debe hacer al respecto.

Una opción alternativa

Tenga en cuenta que una herramienta de planificación estratégica alternativa al método de planificación Hoshin es el cuadro de mando integral.

Descripción general de la matriz X

X-Matrix es una herramienta popular que las organizaciones utilizan para implementar Hoshin Kanri. Es un documento de una sola página que incluye sus objetivos estratégicos, cómo pretende alcanzarlos, quién es responsable de alcanzarlos y los KPI (indicadores clave de rendimiento) mediante los cuales medirá el éxito.

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  1. Introduzca sus objetivos a largo plazo. Estos son el equivalente a sus objetivos revolucionarios en la planificación Hoshin.
  2. Ingrese los objetivos anuales que lo ayudarán a avanzar hacia sus objetivos a largo plazo. Utilice puntos para conectar cada objetivo anual con el objetivo correcto a largo plazo.
  3. Ingresa los proyectos o iniciativas que te ayudarán a alcanzar tus objetivos anuales. Nuevamente, use puntos para conectarlos con los objetivos anuales.
  4. Ingresa cómo sabrás que cada una de estas iniciativas ha tenido éxito. Estos son sus KPI y sus objetivos, a menudo llamados «cuánto». Utilice puntos para resaltar qué KPI pertenecen a qué iniciativas.
  5. Finalmente, ingresa la persona que es finalmente responsable de cada una de tus iniciativas y usa puntos para conectar las dos.
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Ahora, si sigue los puntos, puede ver que para aumentar la retención de empleados, tenemos dos prioridades de alto nivel que deben cumplirse. También puede ver los KPI de estas iniciativas y que el Jefe de Recursos Humanos es responsable de estas iniciativas.

Supongamos que seguimos los puntos de la misma manera para nuestro objetivo anual de satisfacción del cliente. En ese caso, podemos ver que tenemos una iniciativa para incorporar calidad en el proceso del producto, un KPI para aumentar el NPS en un 10% y que el Jefe de Gestión de Producto es el responsable.

En este ejemplo, el jefe de gestión de productos y el jefe de recursos humanos tendrían que hacer un catchball, cada uno de los cuales tomaría una copia del modelo X y trabajaría con sus equipos para crear un nuevo modelo X basado únicamente en las iniciativas y objetivos para los cuales ellos son responsables. Cada vez que el modelo desciende de nivel en la organización, las iniciativas se vuelven más concretas y menos estratégicas.

Plantilla de modelo X

Si desea realizar la planificación de Hoshin utilizando el modelo X, puede descargar una versión Excel de la plantilla del modelo X aquí.

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Resumen

Hoshin Planning, también conocido como Hoshin Kanri o implementación de políticas, es un sistema de planificación estratégica de 7 pasos que cierra la brecha entre la estrategia y la ejecución para garantizar que toda la organización contribuya y esté alineada con la estrategia organizacional.

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Explicación de la planificación de Hoshin: gestión de programas expertos

La planificación de Hoshin, también conocida como gestión de programas expertos, es una metodología japonesa que se utiliza para alinear los objetivos estratégicos de una organización con sus operaciones diarias. Esta práctica es muy útil para garantizar que todas las áreas de la empresa trabajen en conjunto para lograr el éxito a largo plazo.

¿Qué es la planificación de Hoshin?

La planificación de Hoshin se basa en la idea de descomponer los objetivos estratégicos de la organización en objetivos más pequeños y manejables. Esto se hace mediante un proceso de comunicación y colaboración entre las distintas jerarquías de la empresa, desde los altos directivos hasta los empleados de nivel operativo.

Esta metodología se apoya en la estructura de «policía y ladrones», donde los empleados asumen que son los «ladrones» y los directivos son los «policías». Los «ladrones» son quienes tienen el conocimiento y la experiencia en los procesos operativos, mientras que los «policías» son los que garantizan que se cumplan los objetivos estratégicos.

Beneficios de implementar la planificación de Hoshin

  1. Mejor alineación estratégica: La planificación de Hoshin es efectiva para lograr una mejor alineación entre los objetivos estratégicos y las tareas diarias de la organización. Esto ayuda a enfocar los esfuerzos y recursos hacia las metas más importantes.
  2. Mejora de la comunicación: Esta metodología fomenta la comunicación abierta y transparente entre todos los niveles de la empresa. Esto no solo mejora la colaboración, sino que también fortalece la cultura organizacional.
  3. Enfoque en la mejora continua: La planificación de Hoshin promueve la búsqueda constante de la mejora continua. Al descomponer los objetivos en metas más pequeñas, se pueden identificar y abordar los problemas en el proceso y facilitar el aprendizaje organizacional.
  4. Mayor involucramiento de los empleados: Esta metodología anima a todos los empleados a participar activamente en la identificación de problemas y soluciones. Esto no solo aumenta su sentido de pertenencia, sino que también se beneficia de su experiencia y conocimientos.

Implementación de la planificación de Hoshin

La implementación de la planificación de Hoshin requiere un enfoque cuidadoso y una comunicación clara en toda la organización. Aquí hay algunos pasos clave para implementar con éxito esta metodología:

  1. Establecer los objetivos estratégicos: Comience por definir los objetivos estratégicos de la organización a largo plazo. Estos deben ser claros, específicos y alcanzables.
  2. Desarrollar planes tácticos: Descomponga los objetivos estratégicos en planes tácticos más pequeños. Cada plan táctico debe tener metas claras, acciones específicas y responsables designados.
  3. Comunicar y capacitar: Comunique los objetivos y planes tácticos a todos los niveles de la organización. Capacite a los empleados sobre cómo su trabajo diario contribuye a los objetivos estratégicos.
  4. Monitorear y ajustar: Establezca un sistema de monitoreo para evaluar el progreso hacia los objetivos. Realice ajustes según sea necesario para mantener el enfoque en las metas estratégicas.

Implementar la planificación de Hoshin requiere esfuerzo y compromiso, pero los beneficios a largo plazo para la organización son significativos. Asegúrese de adaptar esta metodología a las necesidades y características específicas de su empresa para obtener los mejores resultados.

Fuente: https://www.example.com/fuente

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