La gestión eficiente de proyectos es clave para el éxito de cualquier organización. Sin embargo, para alcanzar una gestión sólida y eficaz, es necesario contar con programas expertos que nos permitan desarrollar estrategias y controlar el avance del proyecto. En este artículo, exploraremos los fundamentos de la gestión de proyectos y cómo estos programas especializados pueden potenciar nuestros resultados. Descubre cómo llevar tus proyectos al siguiente nivel con la gestión de programas expertos. ¡Sigue leyendo!
Este artículo es el primero de una serie de artículos que le proporcionarán los conocimientos necesarios para gestionar cualquier proyecto de principio a fin.
Este primer artículo de la serie sentará las bases para lo que está por venir. El contenido de este artículo puede parecer básico, pero incluso si ya ha gestionado proyectos antes, es posible que encuentre algo de valor aquí.
¿Por qué necesitamos la gestión de proyectos?
Puede pensar que la gestión de proyectos como disciplina es un fenómeno relativamente nuevo, que solo surgió durante la Revolución Industrial, pero estaría equivocado.
La historia de la gestión de proyectos se remonta a más de 3.000 años. Casi todos los grandes proyectos humanos habrían necesitado una gestión de proyectos para garantizar su finalización coordinada y exitosa, incluyendo:
- Stonehenge (alrededor del 3000 a. C.)
- La pirámide de Giza (alrededor del 2560 a. C.)
- La Gran Muralla China (206 a.C.)
- El Coliseo (70 d.C.)
La Gran Pirámide de Giza fue construida como tumba para el faraón egipcio Keops. Está formado por 2,3 millones de bloques de piedra y pesa más de 5,9 millones de toneladas. Fue construido durante 20 años y requirió 100.000 trabajadores para completarlo.
Aunque es posible que en ese momento no se conociera con el nombre de gestión de proyectos, la gestión de proyectos habría sido necesaria para garantizar que la pirámide fuera construida de manera sistemática y controlada por las 100.000 personas involucradas en su construcción.
Lo mismo se aplica a todos los demás logros humanos enumerados aquí.
Los fundamentos de la gestión de proyectos para todas estas estructuras habrían involucrado muchas de las tareas que reconoceríamos hoy en la gestión de proyectos, incluyendo:
- Planificar el trabajo y el orden en que los trabajadores deben realizarlo.
- Garantizar que la calidad del trabajo sea la esperada.
- Rectificar los problemas a medida que surgen.
- Comunicar actualizaciones del progreso a la persona que encargó el proyecto.
La conclusión es darse cuenta de que la gestión de proyectos no es algo que las corporaciones o los graduados de MBA inventaron para agregar burocracia y ralentizar las iniciativas, sino algo que es necesario y vital para que ciertas empresas complejas se completen con éxito.
Acreditaciones de Gestión de Proyectos
Antes de continuar, veamos las cualificaciones profesionales para la gestión de proyectos. Si bien cada una de estas calificaciones es diferente, existe mucha similitud entre ellas.
Para nuestros propósitos, no es importante comprender las diferencias entre estas calificaciones, pero sí es importante saber que existen. Los principales son:
- PMP: Profesional en el manejo de proyectos. Esta calificación es otorgada por el PMI (Project Management Institute) y es la calificación de gestión de proyectos más reconocida a nivel mundial.
- PRÍNCIPE2: Proyectos EN un Entorno Controlado. Una calificación de gestión de proyectos del Reino Unido de propiedad conjunta de la Oficina del Gabinete del Reino Unido y Capita Ltd.
- PMQ: Calificación en Gestión de Proyectos. Una calificación de gestión de proyectos supervisada por la Association of Project Managers Group (APMG).
¿Qué es un proyecto?
Todo tipo de iniciativas pueden ser proyectos, por ejemplo:
- Creación de un nuevo producto o servicio.
- Realizar una campaña política.
- Construyendo un edificio.
- La compra e integración de otro negocio.
- Enviar un hombre a Marte.
Ante tanta variedad, ¿qué tienen en común todos estos proyectos?
Para responder a esta pregunta, examinemos la definición de proyecto. En realidad, no existe una definición única de proyecto, pero algunas de las definiciones comunes son:
- El PMI define un proyecto como «un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único».
- En PRINCE2, un proyecto se define como «un entorno de gestión creado con el propósito de entregar uno o más productos comerciales de acuerdo con un caso comercial específico».
- El diccionario de inglés de Oxford define un proyecto como “una empresa individual o colaborativa cuidadosamente planificada para lograr un objetivo particular”.
Características de un proyecto
Aunque no existe una definición compartida de proyecto, al examinar estas definiciones se puede ver que se destacan algunas características.
1. Los proyectos son temporales
Los proyectos son temporales, es decir, tienen una fecha de inicio y de finalización. Cuando se haya completado el trabajo del proyecto, el equipo del proyecto que trabajó en el proyecto se disuelve. De esta manera, los proyectos se diferencian del negocio habitual, que se ocupa de las tareas operativas del día a día.
2. Los proyectos son únicos
Si vuelve a mirar la definición del proyecto PMP, verá que los proyectos se llevan a cabo para crear un producto o servicio único. Debido a que el proyecto o servicio que estás creando es único, el proyecto también lo es.
Esto puede parecer obvio, pero el hecho de que los proyectos constituyan algo único significa que el proyecto no se ha llevado a cabo antes.
Esta singularidad introduce riesgos: problemas imprevistos que surgen durante el proyecto y que amenazan con retrasarlo o algo peor.
3. Los proyectos tienen entregables definidos
Los entregables son los resultados medibles que ofrece el proyecto. Pueden ser pequeños, como en un proyecto para instalar una nueva cocina, o grandes, como un proyecto para proporcionar un nuevo sistema de salud unificado a nivel nacional.
Herramientas como la Estructura de desglose del producto (PBS) y la Estructura de desglose del trabajo (WBS) (que veremos pronto) se utilizarán a menudo aquí para ayudar a identificar los entregables y el trabajo necesario para crearlos.
4. Los proyectos generan cambios
Debido a que los proyectos producen algo único, el mundo que existe después de que se completa el proyecto será diferente del mundo que existía antes de que se iniciara el proyecto.
Este cambio en el mundo puede ser pequeño, como después de que hayamos instalado una nueva cocina en nuestra casa, o puede ser enorme, como después de la finalización del proyecto para proporcionar acceso a Internet a todas las personas en el mundo en desarrollo.
5. Los proyectos consumen recursos
Alguien necesita hacer el trabajo del proyecto ya que este no se hará solo. Un proyecto pequeño puede tener una o dos personas trabajando en él, mientras que un proyecto grande puede tener miles de personas trabajando en él.
6. Los proyectos tienen un caso de negocio
No vale la pena emprender un proyecto a menos que sus entregables logren algún objetivo útil.
Hay muchas razones para emprender un proyecto. El motivo puede ser tangible, como aumentar los ingresos o reducir los costes. Igualmente, puede ser intangible, como preparar mejor para el futuro o alinear una organización con su nueva estrategia.
Los casos de negocios variarán en formalidad de un proyecto a otro y de una organización a otra. Una startup que inicia un proyecto probablemente esté operando en un entorno muy simple: a menudo solo ejecuta un proyecto y el gerente del proyecto tiene acceso directo al fundador si tiene preguntas. En este entorno, tal vez no exista ningún caso comercial formal más que la autorización del fundador para comenzar. Esto es muy diferente de una gran organización que intenta lograr muchos objetivos simultáneos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Ahora que entendemos qué es un proyecto, podemos ver que la gestión de proyectos son los procesos, técnicas y habilidades para lograr los objetivos del proyecto.
El objetivo de la gestión de proyectos es entregar los entregables acordados de manera predecible, a tiempo, dentro del presupuesto y con el nivel de calidad acordado. Todos estos componentes del proyecto combinados definen el alcance del proyecto.
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- El alcance debe especificarse en términos del cronograma del proyecto, el nivel de calidad requerido y el presupuesto disponible para completar el trabajo.
- Si ocurre un problema importante y ya no puede completar el proyecto según lo planeado, entonces debe comprometerse con el plazo, el presupuesto o el nivel de calidad.
Si no podemos ceder en estos tres valores, entonces la única opción que queda es ceder en el alcance mismo.
Debería ser obvio que ejecutar proyectos complejos que generen cosas únicas que nunca antes se han llevado a cabo puede salir mal. Por eso la palabra «predecible» es importante.
Estamos intentando gestionar la entrega de forma predecible hasta un alcance acordado. Cuando las cosas van mal, lo cual es natural y a veces inevitable, debemos aceptar un cambio de alcance si queremos continuar entregando el proyecto de manera predecible.
Esto podría significar aumentar el tiempo disponible para entregar el proyecto o reducir los entregables, por ejemplo.
A veces puede ser fácil sentirse abrumado por la complejidad de diferentes técnicas de gestión de proyectos, diferentes metodologías de gestión de proyectos y diferentes tácticas para gestionar equipos y proyectos, por lo que vale la pena recordar que, en esencia, solo hay cuatro pasos simples para la gestión de proyectos. :
- Asegúrese de comprender por qué se realiza el proyecto y qué producirá.
- Planifique el proyecto para comprender cuánto tiempo llevará y el costo.
- Gestionar el proyecto para garantizar que cumpla con su alcance (entregables, presupuesto, cronograma y calidad).
- Cerrar el proyecto una vez que todo lo entregado por el proyecto tenga la calidad requerida.
Fundamentos de la gestión de proyectos: nuestra opinión
A menudo puede parecer que la gestión de proyectos la inventaron los burócratas durante la Revolución Industrial, pero, de hecho, su uso se remonta a más de 3.000 años.
Existen muchos enfoques para la gestión de proyectos y muchas herramientas diferentes asociadas con la gestión de proyectos, por lo que puede ser fácil pensar que la gestión de proyectos es muy compleja. Pero en esencia, la gestión de proyectos no tiene por qué ser complicada. Se trata de crear algo único para lograr un objetivo de forma controlada.
Fundamentos de la gestión de proyectos: gestión de programas expertos
La gestión de proyectos es una disciplina clave en la planificación, organización y control de los recursos para lograr objetivos específicos en un plazo determinado. Los programas expertos de gestión de proyectos permiten optimizar y mejorar estos procesos, brindando herramientas y enfoques avanzados para el éxito del proyecto. Aquí hay algunas preguntas frecuentes que pueden ayudarte a comprender mejor la gestión de programas expertos.
1. ¿Qué es la gestión de programas expertos en la gestión de proyectos?
La gestión de programas expertos es una metodología avanzada para la supervisión y coordinación de múltiples proyectos interrelacionados con el objetivo de obtener beneficios sinérgicos. Esta enfoque combina la gestión de proyectos individuales y las mejores prácticas para garantizar un control eficiente y eficaz de los programas.
2. ¿Cuál es la importancia de la gestión de programas expertos?
La gestión de programas expertos permite a las organizaciones abordar de manera más efectiva la complejidad de gestionar múltiples proyectos simultáneamente. Ayuda a optimizar el uso de recursos, mejorar la comunicación entre los equipos y garantizar la entrega exitosa de los resultados esperados.
3. ¿Cuáles son las diferencias entre la gestión de proyectos y la gestión de programas expertos?
Si bien tanto la gestión de proyectos como la gestión de programas expertos están orientadas a lograr objetivos específicos, la principal diferencia radica en el nivel de complejidad. La gestión de programas expertos aborda múltiples proyectos interrelacionados, mientras que la gestión de proyectos se enfoca en proyectos individuales.
4. ¿Qué beneficios adicionales ofrece la gestión de programas expertos?
Al implementar la gestión de programas expertos, las organizaciones pueden obtener beneficios sinérgicos, mejorar la coordinación entre los equipos de proyectos, reducir los riesgos y alcanzar una mayor eficiencia en la entrega de resultados. También permite una visibilidad mejorada y un mayor control para los gerentes de proyectos.
5. ¿Cuáles son las principales herramientas utilizadas en la gestión de programas expertos?
Las herramientas utilizadas en la gestión de programas expertos incluyen software de gestión de proyectos, sistemas de seguimiento y control, metodologías de gestión como Agile y Scrum, y técnicas avanzadas como el enfoque de cadenas críticas. Estas herramientas ayudan a los equipos a colaborar de manera más efectiva y a mantener un control detallado sobre el progreso del programa.
6. ¿Cómo se selecciona un software de gestión de programas expertos?
Al elegir un software de gestión de programas expertos, es importante considerar las necesidades específicas de tu organización. Evalúa las características disponibles en el software, como la capacidad de seguimiento y control, la colaboración en tiempo real, la generación de informes y la integración con otras herramientas empresariales. También es útil leer reseñas y buscar recomendaciones para encontrar la mejor opción para tu equipo.
7. ¿Cómo se implementa la gestión de programas expertos en una organización?
La implementación de la gestión de programas expertos requiere una planificación cuidadosa y una comunicación efectiva. Comienza identificando los programas existentes y definiendo los objetivos clave. Luego, establece un equipo de gestión de programas y asigna roles y responsabilidades claras. También es importante capacitar a los miembros del equipo en las metodologías y herramientas necesarias para el éxito del programa.
La gestión de programas expertos en la gestión de proyectos es una estrategia efectiva para abordar la complejidad de múltiples proyectos interrelacionados. Al comprender los fundamentos de esta disciplina y aplicar las mejores prácticas, las organizaciones pueden mejorar significativamente su capacidad para entregar resultados exitosos.
