Funciones clave de la gestión de proyectos: gestión de programas expertos

En el mundo empresarial actual, la gestión de proyectos se ha convertido en un componente esencial para el éxito de cualquier organización. Una correcta planificación, organización y control de cada fase del proyecto es crucial para cumplir objetivos y maximizar los resultados. En este sentido, la gestión de programas expertos se posiciona como una de las funciones clave dentro de la gestión de proyectos. En este artículo, exploraremos en profundidad las principales características y beneficios de esta disciplina, así como las habilidades necesarias para convertirse en un gestor de programas expertos. ¡Prepárate para descubrir cómo potenciar el éxito de tus proyectos!

Al gestionar proyectos, necesitarás interactuar con todo tipo de personas diferentes. En términos generales, estas personas con las que interactuarás desempeñan diferentes roles. Estos roles clave con los que necesitarás interactuar y comunicarte se describen a continuación.

Patrocinador de proyecto

A veces conocido como cliente o patrocinador ejecutivo, el patrocinador del proyecto es la persona con máxima autoridad y responsabilidad sobre el proyecto. Proporcionarán autorización para que comience el proyecto, aprobarán cualquier cambio en el alcance a lo largo del camino y aprobarán los entregables al final del proyecto.

El patrocinador de un proyecto normalmente tendrá un interés personal en el resultado del proyecto. En un contexto empresarial, normalmente será la persona con responsabilidad de pérdidas y ganancias de un área, o la persona que proporciona la mayor cantidad de personas para ejecutar el proyecto.

Comité Directivo

También conocido como junta de proyecto, un comité directivo está formado por el patrocinador del proyecto y otras personas clave que necesitan supervisión de su proyecto. La función del comité directivo es proporcionar dirección al proyecto y apoyar al director del proyecto.

Estas personas clave pueden ser una variedad de personas, pero generalmente son jefes de departamentos clave involucrados en el trabajo en el proyecto o en el uso de los entregables finales que producirá el proyecto.

Funciones clave de la gestión de proyectos: gestión de programas expertos

Un comité directivo es una excelente manera de obtener ayuda con su proyecto o obtener claridad sobre áreas que son motivo de preocupación. Es importante señalar que un comité directivo no es una democracia en la que cada miembro tiene un voto, ya que estarán representados una variedad de diferentes intereses creados que no necesariamente están alineados. Por esta razón, el patrocinador del proyecto suele presidir el comité directivo, ya que está en la mejor posición para servir a los intereses tanto del proyecto como de la organización.

La gente está ocupada, por lo que su comité directivo será un grupo diverso de personas ocupadas, por lo que es una buena idea programar reuniones periódicas del comité directivo con anticipación, al comienzo de su proyecto, para que todos puedan despejar su calendario para asistir.

Hay otras dos razones por las que querrías reunir al comité directivo. En primer lugar, cuando sucede algo excepcional que impacta negativamente en el proyecto y, en segundo lugar, cuando es necesario tomar decisiones en puntos clave de gobernanza del proyecto.

Partes interesadas

Una parte interesada del proyecto es un individuo, un grupo o una organización que puede afectar o verse afectado por su proyecto de alguna manera. Pueden verse afectados por el trabajo del proyecto o pueden verse afectados por el resultado del proyecto.

Como director de proyecto, es importante que gestione a las partes interesadas de tal manera que cree relaciones constructivas y positivas para que estén de su lado. El Proceso de Gestión de Partes Interesadas es una herramienta clave del director del proyecto para garantizar que las expectativas de las partes interesadas se gestionen adecuadamente.

Grupo de proyecto

A Grupo de proyecto Es un equipo de personas generalmente reunidas de diferentes unidades de negocios con el fin de completar un proyecto. Como director de proyecto, todos los miembros del equipo del proyecto le reportarán.

Los miembros del equipo pueden tener o no subequipos. Su equipo de proyecto debe estar formado por una variedad de personas con la combinación adecuada de habilidades y experiencia, de modo que estén representadas todas las diferentes áreas de habilidades necesarias para completar el trabajo del proyecto. El equipo del proyecto debe compartir el objetivo común de completar el proyecto para cumplir sus objetivos. Debido a que un equipo de proyecto proviene de diferentes unidades de negocios, se puede considerar que es un equipo multifuncional.

Los roles que hemos descrito hasta ahora son todos obligatorios, debes tenerlos involucrados en tu proyecto. Los roles que veremos ahora son todos opcionales. No es necesario que los tengas, pero podría ser beneficioso si los tienes:

Usuario senior (o cliente)

Esta persona representa los intereses de los usuarios finales, es decir, aquellas personas que utilizarán los entregables con ira una vez que hayan sido producidos y el proyecto disuelto. Si hay más de un tipo de usuario para sus entregables, es posible que necesite tener más de un usuario senior.

En una situación en la que hay muchos tipos diferentes de usuarios de sus entregables, a menudo tiene sentido nombrar a un solo usuario senior que coordine los intereses de todos los diferentes tipos de usuarios.

Seguro de calidad

En un proyecto pequeño, el patrocinador del proyecto a menudo se asegura de que el proyecto se lleve a cabo de la forma acordada. En proyectos grandes, especialmente cuando existen requisitos regulatorios, a menudo hay una persona asignada al equipo del proyecto cuya función es garantizar que el proyecto se lleve a cabo de acuerdo con la metodología y los estándares acordados.

Resumen

Ningún proyecto existe en el vacío y, por lo tanto, los directores de proyectos necesitan interactuar con otras personas para gestionar sus proyectos con éxito. Las personas clave con las que interactuará un gerente de proyecto se dividen en roles distintos. Los roles que todos los proyectos deben involucrar incluyen un patrocinador del proyecto, un comité directivo compuesto como mínimo por el patrocinador del proyecto, las partes interesadas y un equipo del proyecto. Opcionalmente, los directores de proyecto pueden interactuar con los roles de usuario senior y control de calidad, entre otros, por ejemplo, proveedores.

Credito de imagen: Robert Couse-Baker

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Funciones clave de la gestión de proyectos: gestión de programas expertos

La gestión de proyectos es una disciplina esencial para el éxito de cualquier organización. Dentro de esta disciplina, la gestión de programas expertos juega un papel fundamental en el desarrollo y ejecución de proyectos complejos. En este artículo responderemos a algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de programas expertos y su importancia en el ámbito de la gestión de proyectos.

1. ¿Qué es la gestión de programas expertos?

La gestión de programas expertos se refiere a la coordinación y supervisión de un grupo de proyectos relacionados entre sí, conocidos como «programa». Esta disciplina se enfoca en asegurar que todos los proyectos dentro del programa se ejecuten de manera eficiente y efectiva, cumpliendo con los objetivos establecidos. Además, busca maximizar los beneficios y minimizar los riesgos asociados al programa.

Referencia: PMI.org – Disciplinas de Gestión de Programas

2. ¿Cuáles son las funciones clave de la gestión de programas expertos?

Las funciones clave de la gestión de programas expertos incluyen:

  1. Planificación estratégica: Definir los objetivos y la visión del programa, así como los beneficios esperados. Esto implica establecer una estructura de gobernabilidad y elaborar un plan estratégico para guiar la ejecución del programa.
  2. Gestión de riesgos: Identificar y evaluar los riesgos asociados a los proyectos del programa, así como implementar estrategias para mitigarlos. También implica monitorear y controlar los riesgos a lo largo del ciclo de vida del programa.
  3. Coordinación de proyectos: Asegurar la integración y alineación de todos los proyectos dentro del programa, asegurando que trabajen de forma conjunta y se complementen entre sí. Esto implica establecer mecanismos de comunicación efectivos y garantizar la colaboración entre los equipos de proyecto.
  4. Gestión de recursos: Asignar y gestionar los recursos necesarios para la ejecución exitosa de los proyectos del programa. Esto incluye la asignación de personal, presupuestos, equipos y cualquier otro recurso necesario.
  5. Seguimiento y control: Monitorear el avance y desempeño de los proyectos del programa, identificar desviaciones y tomar acciones correctivas cuando sea necesario. Esto implica el seguimiento de indicadores clave de rendimiento y la generación de informes de progreso.

3. ¿Por qué es importante la gestión de programas expertos?

La gestión de programas expertos es importante por varias razones:

Referencia: APM.org – Program Management Glossary

  • Mayor eficiencia: Al coordinar y alinear proyectos relacionados, se evita la duplicación de esfuerzos y se logra una utilización más eficiente de los recursos disponibles.
  • Mejor control: La gestión de programas expertos permite tener una visión panorámica de todos los proyectos involucrados, lo que facilita la toma de decisiones informadas y permite un control más efectivo de los riesgos.
  • Beneficios maximizados: Al gestionar de manera integral un programa, se puede maximizar el logro de los beneficios planificados y garantizar una mayor entrega de valor a los interesados.
  • Mayor alineación estratégica: La gestión de programas expertos se asegura de que los proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, garantizando así que se generen los resultados esperados.
  • Mayor capacidad de adaptación: Al contar con una estructura de gestión de programas, las organizaciones pueden ser más ágiles y flexibles frente a cambios y desafíos, ya que pueden ajustar las prioridades y la asignación de recursos de manera más eficiente.

En resumen, la gestión de programas expertos es una disciplina clave dentro de la gestión de proyectos, que permite coordinar y supervisar proyectos relacionados entre sí para lograr resultados exitosos y maximizar los beneficios. Su importancia radica en la eficiencia, control, alineación estratégica, maximización de beneficios y capacidad de adaptación que ofrece a las organizaciones.

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