Teoría de sistemas de gestión

Origen

La teoría sistémica de la organización tiene sus raíces en la biología y la ciencia de sistemas. Sin embargo, se aplica más comúnmente a empresas y otros tipos de organizaciones. Ludwig von Bertalanffy Formalizó la teoría por primera vez a principios de la década de 1950. Sus ideas se convirtieron en la base de lo que hoy conocemos como teoría de sistemas. Este concepto rompió con la teoría de la gestión clásica que veía a las organizaciones como máquinas y avanzó hacia una visión más holística que las ve como redes de personas, procedimientos y actividades. Aunque Bertalanffy se asocia más comúnmente con el desarrollo de la teoría de sistemas, esta teoría es producto del esfuerzo colectivo de muchos individuos interesados ​​en comprender cómo una organización puede funcionar de manera efectiva y eficiente y al mismo tiempo satisfacer las necesidades individuales.

El marco

La teoría de sistemas es un marco teórico para comprender cómo funcionan las organizaciones. Un sistema se puede definir de diferentes maneras, pero se caracteriza mejor como una entidad que tiene todos los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones. Comenzó como una forma de comprender las organizaciones desde una perspectiva externa, pero desde entonces se ha convertido en un medio para obtener información sobre las operaciones diarias dentro de una organización.

Una computadora es un ejemplo perfecto de cómo funciona la teoría de sistemas. Básicamente, una computadora es un sistema formado por muchos sistemas más pequeños que deben funcionar en coordinación entre sí. Estos sistemas individuales son: el procesador, la RAM, la placa base, el disco duro y la fuente de alimentación. Todos estos componentes deben unirse para que la computadora funcione. Si incluso un solo componente no funciona correctamente, el sistema no podrá completar ningún tipo de tarea.

Enfoque de sistemas para la gestión

La teoría de sistemas se puede encontrar en todas partes de nuestro mundo. Lo vemos en la ciencia y la medicina, donde se ha utilizado para comprender mejor el cuerpo humano. En el mundo empresarial, se utiliza para mejorar el desempeño y los resultados de las empresas.

El enfoque sistémico de la gestión considera una empresa de la misma manera. Podemos pensar en una organización como una serie de sistemas y subsistemas que interactúan entre sí para crear el sistema organizacional general. En las empresas, un sistema se refiere a una colección coherente de recursos, actividades e información. En el enfoque sistémico de la gestión, los empleados están más centrados en lograr un objetivo colectivo para una organización que en el resultado operativo. La teoría supuso un alejamiento radical del pensamiento de gestión clásico, que veía a las organizaciones como máquinas simples que podían entenderse fácilmente.

La teoría de la gestión de sistemas afirma que cualquier organización es un sistema único y unificado de partes o subsistemas interrelacionados. Cada parte del sistema general depende de las demás y no puede funcionar de manera óptima sin ellas. Por lo tanto, si hay factores presentes que afectan negativamente a un subsistema dentro de una organización, es probable que estos factores también afecten negativamente a otros subsistemas. Esto puede tener como resultado impactos en todo el sistema hasta cierto punto. Este marco presenta una organización como un ecosistema natural, donde cada elemento es interdependiente. El enfoque de sistemas es otro término para este marco.

Varios componentes de un sistema también interactúan entre sí con regularidad, lo cual es cierto en una organización moderna como una empresa, aunque esto puede suceder de diferentes maneras. Por ejemplo, un departamento de recursos humanos es un subsistema de una organización y probablemente interactúa con todos los demás subsistemas. El mismo principio se aplica al departamento de marketing, aunque la naturaleza de sus interacciones puede variar. Por ejemplo, el departamento de marketing podría interactuar con el departamento de TI para organizar el uso del hardware, con el departamento de contabilidad para gestionar los salarios y con el departamento de relaciones públicas para elaborar comunicados de prensa.

Tipos de sistemas organizativos

Según la teoría de sistemas, existen esencialmente dos tipos de sistemas, a saber, sistemas abiertos y sistemas cerrados:

Sistema abierto

Un sistema abierto es aquel que interactúa con su entorno. La teoría de sistemas afirma que los sistemas abiertos son el tipo más común. Esto se debe a que puedes describir casi cualquier cosa como un sistema. Por ejemplo, una empresa es un sistema organizativo, pero también lo es la sociedad. Si observa una empresa, la considerará como el sistema y sus departamentos individuales como subsistemas. Alternativamente, usted puede estar observando un país, que es un sistema global. Aquí, organizaciones como empresas y otras podrían ser los diversos subsistemas que lo componen.

Dado que la mayoría de las organizaciones, empresas o no, dependen en cierta medida de sus entornos externos para funcionar, la gran mayoría son sistemas abiertos. Pueden depender de su entorno para obtener insumos materiales, como fuente de mano de obra o como mercado para vender productos. Incluso la mayoría de los países son sistemas abiertos, ya que compran y venden productos a nivel internacional.

Sistema cerrado

A diferencia de un sistema abierto, un sistema cerrado es aquel que casi no tiene interacciones con su entorno externo. Según el enfoque de sistemas, estos son mucho menos comunes que los sistemas abiertos, ya que es muy difícil para cualquier organización operar independientemente de su entorno. Sus diversos subsistemas seguirían siendo interdependientes e interactuarían constantemente, pero el sistema general es independiente y autosostenible. No depende de su entorno externo para funcionar. Esto puede hacer que el sistema encuentre limitaciones, como restricciones de entrada. Por lo tanto, un sistema cerrado sería una autarquía, donde casi no se produce intercambio entre él y los sistemas externos.

Componentes de un sistema organizacional

Según el enfoque de sistemas, un sistema organizacional tiene varios componentes que lo ayudan a funcionar. Estos componentes y cómo interactúan entre sí son:

Ambiente

El entorno de un sistema organizacional es el entorno o lugar en el que opera. Esto puede dictar los recursos a los que tiene acceso, sus relaciones con otros sistemas e incluso la naturaleza de las actividades de la organización. Si el sistema organizacional en sí es una empresa, entonces el entorno podría ser el país, región, condado o ciudad en el que opera. Cada uno también tendría su propio entorno. Dado que puedes describir cualquier cosa como un sistema, la definición del entorno puede cambiar según lo que estás describiendo como sistema.

La única excepción a esta definición de entorno es el raro caso de un sistema cerrado. Por definición, estos sistemas tienen poca o ninguna interacción con otros fuera de ellos mismos y, por lo tanto, operan independientemente de su entorno. Estos sistemas no se ven afectados por el funcionamiento de su entorno externo, ya que son totalmente autosuficientes. Para definir el entorno de un sistema cerrado, se puede considerar un subsistema y luego describir los elementos generales como su entorno.

Entradas

Casi cualquier sistema organizacional funciona para producir algo. Esto podría ser algo así como un producto o servicio, que luego puede venderse para obtener ingresos. Para lograr esto, una organización requiere algunos insumos externos que le permitan llevar a cabo ciertos procesos. En el caso de una empresa o negocio, estos insumos son los componentes principales de la producción, como mano de obra, materias primas, combustible o electricidad.

Por ejemplo, una empresa que fabrica automóviles requiere la mano de obra de ingenieros, materiales para piezas de automóviles, plástico para componentes como faros, tela o cuero para asientos, vidrio para ventanas y caucho para neumáticos. Una organización normalmente obtiene sus insumos de su entorno.

Proceso de transformación

Una vez que una organización adquiere los insumos necesarios, puede comenzar a trabajar para producir un producto o servicio a partir de ellos. Este es el proceso de transformación y, a menudo, representa la actividad principal del sistema organizacional. También suele ser el aspecto de las actividades de la organización que menos depende del entorno externo. En el caso de una empresa, el proceso de transformación es donde se combina el trabajo de su fuerza laboral con otros insumos para producir el resultado deseado. Esto también requiere el uso de herramientas, que también puede adquirir del medio ambiente.

En el ejemplo del fabricante de automóviles, combina mano de obra, materias primas y otros activos para convertir las materias primas en automóviles. Estos otros activos podrían ser máquinas y robots que ensamblan y pintan componentes de vehículos, herramientas portátiles para el personal y la propia fábrica física. Puede considerar estos activos como una forma de entrada.

Salidas

Una vez que se completa el proceso de transformación, la organización ha producido con éxito sus resultados. Se trata principalmente de cosas como los bienes o servicios que pretende fabricar y luego vender en el mercado, que forma parte del entorno externo de la organización. En el caso del fabricante de automóviles, la producción principal son los automóviles que pretende vender. Hay otros productos que resultan de esta actividad. Estos incluyen los resultados financieros de la venta de su producción primaria, información de controles de posproducción como control de calidad y reseñas de los clientes.

Comentario

El componente final de un sistema organizacional que funcione correctamente es la retroalimentación. Esto se deriva de ciertos elementos internos y externos, como revisiones de clientes, auditorías de control de calidad y resultados financieros. La información que puede obtener de la retroalimentación le permite modificar sus requisitos de insumos, como nueva maquinaria, materiales alternativos, diferentes procesos de producción o tecnologías más eficientes. Aunque afecta principalmente a sus aportes, esta retroalimentación también podría tener un efecto indirecto en su proceso de transformación.

Por ejemplo, en el ejemplo del fabricante de automóviles, las opiniones de los clientes podrían revelar que los asientos de cuero generalmente no son del agrado de los compradores en climas cálidos. Por lo tanto, el fabricante podría cambiar los pedidos que recibe de sus proveedores para utilizar materiales alternativos como piel sintética o tela cuando venda en estos mercados, cambiando así sus insumos como resultado de la retroalimentación.

Ventajas

A continuación se presentan algunas ventajas de utilizar el enfoque de sistemas para la gestión:

• Sencillez: Con sólo cinco componentes y unos pocos principios fundamentales, es fácil entender este enfoque. El concepto básico de interconexión también es bastante intuitivo y puede tener sentido.
• Solución integral de problemas: Si encuentra un problema con un aspecto de una organización, la teoría de sistemas dicta que podría tener una causa en otra parte o que sus efectos podrían afectar otras áreas de la organización. Esto hace que sea mucho menos probable que adopte una visión estrecha al solucionar problemas.
• Transparencia: Cuando usted y otros miembros de la organización están de acuerdo en que todo está interrelacionado, existe un mayor incentivo para la cooperación y la transparencia.

Desventajas

A continuación se detallan algunas de las desventajas clave de este marco:

• Impreciso: Este enfoque es tan simple que es difícil de refutar. Si bien esto lo hace más convincente, limita su utilidad en escenarios más complejos.
• No es lo suficientemente prescriptivo: En el enfoque de sistemas, los gerentes no se centran en alcanzar una meta única sino en trabajar para asegurarse de que todas las unidades de una organización funcionen juntas hacia una meta colectiva. Según esta teoría, no disuaden a los gerentes de considerar otros enfoques cuando buscan formas de mejorar sus negocios. Esto podría ser una fortaleza, pero también podría ser una debilidad si un gerente necesita un sistema prescriptivo más rígido. Si surge tal problema, la teoría de sistemas ha proporcionado la base para otras teorías de gestión, como el cuadro de mando integral y la gestión de la calidad total. Los gerentes pueden consultarlos para obtener orientación.
• Inadecuado para organizaciones complejas: En organizaciones más pequeñas, normalmente es posible identificar los componentes de un sistema con bastante facilidad. Por el contrario, en organizaciones grandes con grandes departamentos que desempeñan múltiples funciones, la distinción entre estos componentes se vuelve menos clara.
• Limitado: Aunque puede describir los conceptos básicos de la estructura y función organizacional, excluye muchos elementos que quizás desee comprender o explicar, como las jerarquías o desigualdades organizacionales. Por lo tanto, no proporciona técnicas ni soluciones, sólo un marco para describir los elementos del sistema.
• Puede ser difícil motivar a las personas: Algunas organizaciones han intentado adoptar este enfoque y han descubierto que no les conviene. En un enfoque sistémico de la gestión, alientan a los gerentes a centrarse en asegurarse de que todos los aspectos de la organización trabajen juntos para lograr el objetivo colectivo. Pero esto puede resultar difícil de explicar a los empleados y no todos encontrarán inspiración en este enfoque.
• Requiere una organización receptiva: El enfoque de sistemas dice que los administradores deben trabajar no sólo en los resultados de una organización sino también en sus procesos subyacentes. Los gerentes deben concentrarse en resolver problemas y ajustar sus unidades cuando no trabajan juntas correctamente. Esto requiere diagnósticos y resolución de problemas precisos y oportunos, y una organización adaptable que pueda orientarse en la dirección correcta.