ERP: auditoría de sistemas, gestión de dispositivos, textos y trabajos

Cuando se trata de manejar eficientemente un negocio en la era digital, un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se convierte en una herramienta imprescindible. Desde la auditoría de sistemas hasta la gestión de dispositivos, pasando por la organización de textos y trabajos, el ERP se presenta como el aliado perfecto para optimizar los procesos internos de una empresa. En este artículo, exploraremos en detalle cómo estas funcionalidades del ERP pueden potenciar y mejorar el funcionamiento de cualquier organización. ¡Prepárate para descubrir todas las ventajas que esta tecnología ofrece!


Además de las funciones cubiertas por los módulos técnicos, como la gestión de usuarios, la gestión de licencias y la instalación (como se analizó en artículos anteriores), el módulo técnico de ERP proporciona otras funcionalidades importantes. Algunas de estas funcionalidades, como se detallan a continuación, se analizarán muy brevemente en este documento:

  1. Gestión de auditoría
  2. Gestión de dispositivos
  3. Gestión de textos
  4. Gestión del trabajo

Gestión de auditoría: Las grandes organizaciones dependen del sistema ERP para la presentación de informes financieros, lo que implica tratar con autoridades legales y reguladoras. Por lo tanto, ERP se ha convertido en una parte integral del marco de gobierno corporativo y cumplimiento. En este contexto, la funcionalidad de gestión de auditoría juega un papel importante para autenticar si el sistema mantiene la integridad de los datos y si las transacciones confidenciales son rastreables hasta su origen en una fecha posterior.

El primer paso de la gestión de auditoría es decidir para qué tipo de transacción/tablas se debe activar el registro de auditoría. Esto se debe hacer sobre una base de compensación, ya que habilitar demasiados tipos de transacciones afectará el rendimiento general del sistema. Estas tablas activadas normalmente contienen datos financieros confidenciales que requieren restricción de acceso a los datos de auditoría. Esto se hace definiendo un nivel de seguridad por combinación de tabla/empresa (base de datos). Los datos de auditoría normalmente se guardan en un conjunto de archivos secuenciales. Dependiendo del nivel de seguridad, el usuario puede o no acceder a algunos o todos estos archivos.

Para cada transacción, con el registro de auditoría activado, el sistema de auditoría genera una notificación de transacción que contiene la siguiente información:

  1. Número de identificación de la transacción.
  2. Nombre de usuario.
  3. Nombre de la sesión.
  4. El tiempo de confirmación de la transacción.
  5. Lista de tablas actualizadas por la transacción.

Los comandos a nivel de tabla, como la creación/eliminación de tablas, la corrección directa de datos a nivel de base de datos por parte del administrador del sistema (para la rectificación de entradas erróneas), también se registran en el sistema de auditoría. Cuando se escriben los datos de auditoría, la información de los datos originales también se mantiene en la auditoría. archivos.

Gestión de dispositivos: Una de las principales tareas del sistema ERP es generar resultados a partir de datos sin procesar, como informes, órdenes de compra y facturas de ventas. Estos resultados pueden adjuntarse a un archivo o enviarse a una impresora. Para fines de impresión, debe estar disponible una impresora adecuada y compatible con el sistema operativo.

La gestión de dispositivos de un sistema ERP admite varios tipos de salida, como:

  1. Impresora física.
  2. Impresora lógica donde las impresoras se organizan en grupos y los trabajos de impresión se envían a una cola desde un archivo temporal.
  3. Un archivo adjunto en el que el sistema almacena el resultado del proceso.
  4. Una pantalla de terminal en la que se ve la salida.

Bajo la gestión de autorizaciones, esta plantilla puede agrupar dispositivos y definir un orden de preferencias para estos dispositivos. Por ejemplo, se puede definir una variedad de impresoras y dar la máxima prioridad a la impresora más cercana al usuario. Los datos de la plantilla se volcan para cada usuario individual en la tabla de Preferencias del dispositivo. Estas plantillas también se pueden utilizar para definir una serie de terminales desde los que los usuarios del ERP pueden iniciar sus sesiones.

Gestión de texto: La gestión de texto proporciona herramientas para escribir y mantener texto en el sistema. El sistema de gestión de texto proporciona un editor de texto que se utiliza para escribir consultas y ayuda en línea. Esta función ayuda a vincular información adicional a un registro, como agregar términos contractuales especiales a una orden de compra. La función de gestión de texto ayuda a crear plantillas relacionadas con texto que se adjuntan a los usuarios como parte de la autorización. Esta autorización puede ser de los siguientes tipos:

  1. Leer: El usuario sólo puede leer texto.
  2. Uso: El usuario puede leer y vincular el texto a un registro en particular.
  3. Actualización: El usuario está autorizado a leer, vincular, crear, modificar y eliminar un texto.

Gestión de Trabajo: Esta funcionalidad se utiliza para programar un trabajo que implica procesamiento/impresión a gran escala en horas no pico, lo que mejora el rendimiento del sistema. Algunos ejemplos son el procesamiento de fin de año o la impresión de una cuenta contable que involucra cientos de páginas. Los trabajos se pueden programar para activar el proceso periódicamente, en un intervalo definido o repetidamente en un momento específico. Los trabajos se activan incluso si el usuario no ha iniciado sesión en el sistema.



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ERP: auditoría de sistemas, gestión de dispositivos, textos y trabajos

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) son programas informáticos integrales que permiten la gestión y control de todas las operaciones de una empresa. Desde la supervisión de inventarios hasta la administración financiera, un ERP centraliza la información y automatiza procesos para agilizar la toma de decisiones y mejorar la eficiencia.

Auditoría de sistemas en un ERP

Contar con una auditoría de sistemas en un ERP es fundamental para garantizar la integridad y seguridad de los datos, así como detectar posibles errores o fraudes. Una auditoría de sistemas evalúa los controles internos del ERP, identifica vulnerabilidades y propone medidas correctivas.

La auditoría de sistemas también se encarga de verificar que los usuarios tengan los permisos adecuados, que los procesos sean transparentes y que se cumplan las políticas y normativas de la empresa. Además, ayuda a la identificación de mejoras en cuanto a la optimización de la infraestructura tecnológica y a la implementación de prácticas de seguridad informática.

Gestión de dispositivos en un ERP

La gestión de dispositivos en un ERP se refiere al control y administración de los equipos y dispositivos que tienen acceso al sistema. Esto abarca desde la asignación de usuarios y contraseñas hasta la configuración de permisos y restricciones.

Una buena gestión de dispositivos en un ERP implica mantener un inventario actualizado de los equipos utilizados, así como asegurar que estén protegidos contra amenazas cibernéticas. Además, esta gestión permite implementar políticas de seguridad y asegurar un acceso seguro y controlado a la información sensible de la empresa.

Textos y trabajos en un ERP

La gestión de textos y trabajos en un ERP se refiere a la capacidad del sistema para almacenar y gestionar documentos, así como realizar un seguimiento de las tareas y proyectos en curso. Un buen sistema ERP debe permitir la creación, modificación y búsqueda rápida de textos, así como la asignación de responsabilidades y la generación automática de informes.

La gestión de textos y trabajos en un ERP facilita la colaboración entre equipos, agiliza los procesos y mejora la productividad. Además, la centralización de los documentos y la trazabilidad de las tareas permite un mejor control y seguimiento de los proyectos en curso.

  1. Referencias externas:

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