Planifique con propósito: mi entrevista de experto con Dan Gardner

¿Alguna vez se ha preguntado por qué tantos grandes proyectos de infraestructura se retrasan durante años y terminan superando enormemente el presupuesto?

Bent Flyvbjerg, profesor de la Universidad de Oxford, lo hizo y, durante los últimos 30 años, ha creado la base de datos de resultados de proyectos más grande del mundo, para descubrir por qué la mayoría de los proyectos no alcanzan sus objetivos y una pequeña minoría no.

Recientemente se asoció con el periodista Dan Gardner en un libro titulado «Cómo se hacen las grandes cosas: los factores sorprendentes detrás de cada proyecto exitoso, desde las renovaciones del hogar hasta la exploración espacial».

En él, Gardner y Flyvbjerg identifican varios factores que pueden hacer o deshacer el cronograma y el presupuesto de un proyecto, la mayoría de ellos relacionados con la planificación.

El poder de un plan

Cuando hablé con Gardner para nuestra entrevista al experto en Mind Tools, me informó sobre el alcance de la innovadora investigación de Flyvbjerg.

Aquí hay un extracto. (Puede transmitir el clip de audio a continuación o leer una transcripción aquí).

A lo largo del libro, los autores utilizan el ejemplo del renombrado arquitecto Frank Gehry, cuyos grandes proyectos cumplen consistentemente los objetivos de cronograma y presupuesto.

Identifican varias razones para esto, todas ellas aplicables a proyectos mucho más pequeños, prácticamente cualquier cosa que deba planificarse.

Una de las razones del éxito de Gehry es el aprendizaje experiencial, no a través de resultados fallidos, sino a través de una fase de planificación experimental.

«Somos excelentes aprendices experienciales, pero somos realmente malos tratando de resolver un problema complejo y encontrar una solución a ese problema complejo desde el primer momento», explica Gardner. “No querrás ponerte en esa posición. Entonces, lo que se quiere es un proceso de planificación que básicamente genere un aprendizaje experiencial”.

Me dijo que Frank Gehry comienza esbozando una idea, recibe retroalimentación sobre ella, luego esboza otra, obtiene retroalimentación, y así sucesivamente. Luego pasa a los modelos 3D, luego al espacio digital, y continúa modificando la idea, mejorándola cada vez, hasta que esté lista para implementarse.

«Su historial es impresionante», dice Gardner. «Él cumple con el presupuesto y el tiempo una y otra vez, porque participa precisamente en este proceso iterativo».

De esta manera, la mejor “planificación” es realmente “hacer”, señala Gardner, porque incluye experimentación y, a su vez, mejora. Pixar Studios trabaja de la misma manera, en su meticulosa creación de películas animadas.

Piensa de derecha a izquierda

Puedo ver cómo este enfoque funcionaría bien para cualquier tipo de desarrollo de producto, pero es menos relevante para proyectos que no se pueden probar, como una conferencia de un día. Otro consejo del libro es más aplicable: «Piensa de derecha a izquierda».

Imagine un plan de proyecto en una hoja de papel, con la concepción a la izquierda y la entrega a la derecha. En la planificación, la mayoría de las personas comienzan por la izquierda y avanzan por las distintas etapas hasta llegar a la derecha.

Gardner y Flyvbjerg notaron que los proyectos funcionan mejor si se invierte eso y se comienza pensando mucho en el final del proceso, a la derecha.

Gardner explica: “No construimos puentes para tener puentes; No construimos caminos para tener caminos. Construimos puentes porque aportan algún beneficio; construimos carreteras porque aportan algún beneficio”.

Este principio se aplica a proyectos de todos los tamaños, como esa conferencia de un día. Piensa en la experiencia que quieres que tengan los delegados. ¿Cómo quiere que se sientan cuando lleguen, durante el proceso y cuando se vayan? ¿Qué conocimiento quieres que se lleven y que lleve a qué acciones?

Cuando conozca las respuestas a esas preguntas, podrá retroceder a lo largo de la línea del proyecto, asegurándose de que toda la actividad previa al evento contribuya a esos objetivos finales.

Conozca su razón

Ojalá hubiera conocido este enfoque cuando renové mi cocina hace unos años. Como la mayoría de las personas, comencé por la izquierda de la línea del proyecto, enfocándome en reemplazar lo que ya estaba allí con electrodomésticos y materiales nuevos. Nunca me pregunté qué problema quería resolver, ni siquiera por qué lo estaba haciendo en primer lugar.

Si lo hubiera hecho, creo que habría terminado con dos opciones divergentes. Podría haber llegado a la conclusión de que simplemente estaba aburrido de mi cocina. Si simplemente estuviera cansado de la apariencia, mis electrodomésticos podrían haber estado perfectamente bien por algunos años más, y una nueva capa de pintura habría hecho el trabajo. Se podría haber ahorrado mucho dinero y esfuerzo.

Alternativamente, podría haberme dado cuenta de que lo que realmente quería era tener un mejor espacio para entretenerme y más espacio para practicar mis habilidades culinarias. Esto podría haber llevado a una renovación mucho mayor, incluida la eliminación de paredes y el gasto de más dinero en electrodomésticos. Aunque esto hubiera costado más, habría mejorado mi calidad de vida.

Cualquiera de estos resultados hubiera sido más adecuado para mí que la “misma pero nueva” cocina con la que terminé.

Es demasiado tarde para cambiar eso ahora, pero estoy agradecido por esta idea. Considerar adecuadamente por qué nos embarcamos en algo puede tener un impacto importante en cómo lo hacemos, y podemos concluir que no es necesario hacerlo en absoluto.

Escuche la historia completa

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