Actas de reuniones: hágase indispensable

La mayoría de los consultores encontrarán la tarea de redactar las actas de la reunión engorrosa y aburrida. Siente que ha hecho esto al menos un millón de veces: escriba diligentemente los puntos importantes y, una vez finalizada la reunión, sintetice y envíelos a los participantes. A menudo, sientes que tu correo electrónico fue absorbido por un agujero negro porque no recibes respuesta de los participantes.

A veces, algunos participantes solicitan correcciones, adiciones o reformulaciones. Entonces, lo último que usted o su personal quieren es levantar actas. Pero esta actividad aparentemente trivial es una tarea importante y a menudo necesaria. Éstos son algunos de los beneficios de esta tarea mundana:

Aumentar la productividad

Elaborar el acta de la reunión es una tarea clara con un tipo de resultado concreto. Para entregar realmente las actas, usted debe participar activamente y registrar los hechos clave. Tienes una misión definida, es momento de estar atentos. ¡Esto es pura productividad! Como escritor, su papel en la reunión es bastante importante. Si no comprende las relaciones o si le falta información, simplemente pida una aclaración. Esto define el ritmo, fomenta la reflexión y puede darle a la reunión una trayectoria completamente nueva. Tu protocolo te da autoridad.

Determinando los hechos

Hablar es barato. Los participantes intercambian palabras rápida y fácilmente. Sin embargo, unos días después, nadie recuerda los detalles. Como director de reuniones, usted registra los hechos en blanco y negro, sin dejar lugar a la especulación. De esta manera, usted define la línea base para los pasos posteriores del proyecto. La ciencia ha demostrado que la información escrita y registrada permanece más tiempo en la memoria que la información puramente hablada.

Al escribir las actas de la reunión, podrá recordar mejor los temas discutidos. Posteriormente, podrá sintetizar el conocimiento relevante y compartir conocimientos esenciales con el equipo, lo que lo convertirá en una persona indispensable. A través de la participación repetida y la toma de notas, usted desarrolla más experiencia, lo que lo convierte en una persona importante, especialmente en los proyectos de los clientes. Es muy probable que los clientes y colegas le agradezcan que usted asuma esta impopular tarea para ellos.

Si se ofrece como voluntario como administrador de actas de reuniones, también indica el alto interés personal del tema. Esta es una oportunidad para aumentar su valor y estatus en el proyecto del cliente a través de su comportamiento comprometido.

¿Cómo se toman los minutos?

La pregunta guía aquí es: ¿Qué ayudará al grupo más adelante? Si no está seguro, solicite aportes a los participantes. Las actas de las reuniones suelen incluir:

Fecha

Esto hace que sea más fácil encontrar los minutos posteriores y señalar cuándo se tomó una decisión.

Participantes

Identificar claramente a todos los invitados y la lista final de participantes. Esto proporciona claridad sobre quienes participan en la toma de decisiones.

Agenda

Esto ayuda a quienes faltaron a la reunión a comprender las decisiones tomadas. Como levantador de actas, no es necesario que confeccione la agenda. Sin embargo, como consultor, usted podría compilar y distribuir la agenda antes de la reunión. También puede obtener los puntos de la agenda de los participantes. Si envían los puntos de la agenda electrónicamente, también puede incluirlos en las actas.

Decisiones

Decisiones que se tomaron y las razones subyacentes. Si cree que las personas que faltaron a la reunión podrían no estar de acuerdo, esta sección le será de gran ayuda.

Elementos de acción

Incluya fechas límite y nombres de los elementos de acción. Un registro compartido de puntos de acción significa que todos saben con quién deben consultar si algo no se está haciendo. Además, proporciona un punto de contacto si alguien quiere ofrecer ayuda.

Próximos pasos

Documente la fecha, hora y lugar de la próxima reunión si se acordó durante la reunión. Esto ayuda a recordarles a todos y facilita que las personas que se perdieron la reunión se mantengan informadas.

Tareas para después de la reunión

Hacer que las actas sean procesables es tan importante como escribirlas en primer lugar.

sintetizar

Puede comenzar a escribirlas si las tomó a mano. Utilice palabras sencillas y claras, en lugar de jergas, acrónimos o palabras académicas. El diseño debe ser sencillo para resaltar los puntos principales. Intente usar negrita o un color diferente para las decisiones y los puntos de acción. Dé a cada punto de la agenda un encabezado claro. Posteriormente, comprobar si el acta es clara y contiene suficiente información para los participantes. Mantenga los minutos cortos, incluso si esto significa borrar algunos fragmentos. Leer las actas no debería ser una tarea onerosa.

Validar

Los diferentes participantes en una reunión podrían haber entendido algunos detalles de manera diferente. Por lo tanto, es bueno dejarles revisar lo que has escrito. Puede enviar las actas por correo electrónico inmediatamente después de la reunión a los asistentes, para que puedan validar la exactitud de sus notas cuando la discusión aún esté fresca en sus mentes.

Distribuir

Haga circular los minutos finales a todo el grupo lo más rápido posible. Esto obliga a los participantes a abordar sus puntos de acción en la primera oportunidad. Esto también garantiza que los anuncios se publiquen mientras aún sean relevantes.

Archivo

Tus actas sólo son útiles si la gente las lee. Puede archivar sus notas de una manera que sea fácil de consultar a largo plazo. Por ejemplo, un documento único para todas las decisiones tomadas y al que quizás quieras consultar en el futuro. Un documento de puntos de acción al que todos pueden acceder permite al equipo marcar las tareas completadas. De esta manera, puede ver rápidamente las acciones de reuniones anteriores que no se han completado. Una opción es guardar estos documentos en algún lugar seguro de la intranet o en una ubicación en línea segura diferente.