El retrabajo es una de las mayores pesadillas para cualquier proyecto, ya que representa un desperdicio de tiempo, recursos y dinero. En el ámbito de la gestión del alcance, es crucial evitar el retrabajo para garantizar la eficiencia y el éxito del proyecto. En este artículo, exploraremos en qué consiste el retrabajo y cómo se puede gestionar de manera efectiva en el contexto de la gestión del alcance. Descubriremos estrategias clave y mejores prácticas para minimizar el retrabajo y optimizar el alcance del proyecto, asegurando así resultados exitosos. ¡Acompáñanos en este recorrido hacia proyectos más eficientes y exitosos!
Introducción
Este artículo es una continuación del anterior relacionado con los procesos de gestión de proyectos para una herramienta de automatización. Esta herramienta se utilizará para automatizar los procesos de un proyecto de mantenimiento en una empresa de software.
Rehacer
Un retrabajo puede surgir debido a:
- Cambio de alcance
- La calidad de los entregables no está a la altura.
- Cambio en los requisitos que es esencialmente un cambio en el alcance.
Cambio de alcance
El retrabajo que surge debido a un cambio en el alcance significa que se debe modificar la línea base del proyecto y realizar los cambios correspondientes al plan para la dirección del proyecto, al plan de recursos, al plan de cronograma, etc.
Cualquier cambio en el alcance afecta no sólo al cronograma sino también al costo. Por lo tanto, un mecanismo adecuado de cambio de alcance tendría en cuenta el efecto en el cronograma así como los costos asociados a su realización.
Considerando el escenario en el que el 20 por ciento del retrabajo debe realizarse en el contexto de la herramienta de automatización, significa que:
- Es necesario agregar nuevas funciones a la herramienta.
- Y hay que tener en cuenta nuevas exigencias.
Hay dos aspectos de la gestión del alcance. Uno es de naturaleza preventiva y el otro son acciones correctivas.. El retrabajo debido a los nuevos requisitos entra en la categoría correctiva y se debe presentar una solicitud de cambio formal que tenga en cuenta los diversos parámetros, como cambios en el costo y el tiempo.
Retrabajo debido a la calidad
Esto también se conoce como reparación defectuosa. En el contexto de la herramienta de automatización, significaría que los resultados no fueron satisfactorios durante las pruebas. La reelaboración debe ajustarse al cronograma existente, ya que el contrato del proyecto especifica la entrega oportuna y, por lo tanto, cualquier cambio en el cronograma implicaría cambios en el costo del proyecto.
Control de cambios integrado
Cualquier solicitud de cambio debe pasar a través de un sistema integrado de gestión de cambios. Todas las reparaciones correctivas, preventivas y de defectos están cubiertas aquí. Cualquier cambio en el plan para la dirección del proyecto se cubre aquí.
Se deben tomar los siguientes pasos para adaptarse al cambio del 20 por ciento en el alcance
- Todas las partes interesadas deben estar informadas sobre cómo el cambio afectaría el costo, el tiempo, el riesgo y otros objetivos del proyecto, incluida la calidad.
- Todas las solicitudes de cambio deben clasificarse como correctivas o preventivas y recomendarse las medidas adecuadas.
- Algunos de los cambios pueden rechazarse si no se consideran viables desde un punto de vista técnico o funcional.
- Los cambios propuestos deben encajar dentro del motivo por el que se inició el proyecto. Esto significa que los objetivos generales del proyecto y el propósito no se pueden perder debido a algún retrabajo.
- Haga un análisis de la causa raíz y descubra si se pueden evitar más cambios.
- El plan de gestión del proyecto debe actualizarse.
- Se debe constituir y poner en funcionamiento la junta de control de cambios.
- Todos los cambios en los entregables deben ser revisados.
- La gestión de la configuración debe seguirse en términos de utilizar las versiones correctas de los componentes del plan para la dirección del proyecto y actualizarse de forma controlada.
- Actualizar las líneas base del proyecto.
- Actualizar el plan de gestión del proyecto.
Además, el director del proyecto debe asegurarse de que:
- Los requisitos finales se obtienen lo antes posible.
- Los riesgos se identifican de antemano.
- Instituir un proceso para controlar los cambios.
- Se definen los roles y responsabilidades de los miembros del equipo.
- El caso de negocio debe reevaluarse si los cambios son excesivos.
- Permitir solo solicitudes de control de cambios que sean aprobadas por la junta de control de cambios.
- Si los cambios son excesivos y se desviarían de los objetivos generales del proyecto, finalice el proyecto existente y comience uno nuevo.
Conclusión
La única prioridad primordial es garantizar que se cumplan las solicitudes del cliente sin comprometer las necesidades internas de las partes interesadas. Es necesario lograr un delicado equilibrio entre los objetivos de las partes interesadas internas y externas.
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Preguntas frecuentes sobre Retrabajo y gestión del alcance
En este artículo, vamos a responder algunas de las preguntas más comunes relacionadas con el retrabajo y la gestión del alcance en proyectos. Estos temas son fundamentales para mantener un proyecto en marcha y asegurar que se cumplan los objetivos establecidos. A continuación, encontrarás respuestas claras y concisas a tus interrogantes más frecuentes.
1. ¿Qué es el retrabajo en un proyecto?
El retrabajo en un proyecto se refiere a la modificación o corrección de tareas o actividades ya realizadas. Esto puede suceder cuando hay cambios en el alcance del proyecto, cambios en los requisitos o cuando se identifican errores que deben ser corregidos. El retrabajo es una parte normal y esperada de cualquier proyecto, y debe ser gestionado adecuadamente para evitar impactos negativos en el cronograma y presupuesto.
2. ¿Cómo se puede minimizar el retrabajo?
Para minimizar el retrabajo en un proyecto, es importante tener una gestión efectiva del alcance desde el principio. Esto implica definir claramente los objetivos y requisitos del proyecto, involucrar a los stakeholders relevantes desde el inicio, y obtener su aprobación en cada fase. Además, es fundamental utilizar herramientas de seguimiento y control para detectar desviaciones tempranamente y tomar acciones correctivas de inmediato.
3. ¿Qué es la gestión del alcance?
La gestión del alcance es el proceso de definir, documentar y controlar lo que está y no está incluido en un proyecto. Esto implica identificar y comprender las necesidades y expectativas de los stakeholders, establecer los objetivos y límites del proyecto, y asegurarse de que el producto o servicio final cumple con esos requisitos. La gestión del alcance es esencial para prevenir el alcance no autorizado y garantizar que el proyecto se entregue dentro del tiempo, costo y calidad acordados.
4. ¿Cuáles son las principales herramientas para gestionar el alcance?
Existen diversas herramientas y técnicas para gestionar el alcance de un proyecto de manera efectiva. Algunas de las más comunes incluyen:
- Descomposición del alcance: dividir el proyecto en tareas más pequeñas y manejables.
- Diagrama de flujo: representación visual del flujo del trabajo y las interdependencias.
- Matriz de asignación de responsabilidades (RACI): establecer claramente quién es responsable, quién debe ser consultado, quién debe aprobar y quién debe estar informado sobre cada tarea.
- Revisión y aprobación: obtener la aprobación formal de los stakeholders en cada etapa del proyecto.
Estas herramientas ayudan a disminuir la ambigüedad, mejorar la comunicación y evitar malentendidos entre los miembros del equipo y los stakeholders del proyecto.
Esperamos que esta lista de preguntas frecuentes haya resuelto algunas de tus dudas relacionadas con el retrabajo y la gestión del alcance en proyectos. Si tienes más consultas, no dudes en buscar referencias adicionales en los siguientes enlaces:
Referencias:
- PMI – Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)
- ProjectManagement.com
- The Project Management Institute’s Learning Library
