Gestión de alcance simple: gestión de programas expertos

La gestión de alcance es esencial para cualquier proyecto, especialmente aquellos de gran envergadura. Y cuando se trata de programas especializados, contar con expertos en la gestión se vuelve fundamental. En este artículo, exploraremos la importancia de la gestión de alcance simple y cómo los profesionales especializados en programas pueden hacer la diferencia en su ejecución. Desde la definición clara de objetivos hasta el control del progreso, descubra cómo la gestión de alcance simple puede impulsar el éxito de sus proyectos y cómo los expertos en programas pueden ser sus aliados más valiosos. Descubra las claves para lograr una gestión de alcance efectiva y maximizar los resultados de sus proyectos. ¡Acompáñenos en este viaje hacia la excelencia en la gestión de alcance simple!

El avance del alcance y el avance de los requisitos son equipos que se refieren a que el alcance de un proyecto o programa crece de manera incontrolada. Es particularmente frecuente en proyectos tecnológicos que contienen grandes componentes de software. Obviamente, es muy poco probable que si te encargaran construir un pequeño apartamento de dos habitaciones, terminarías construyendo una mansión, pero este tipo de variación del alcance es común en los proyectos de software. Hay muchas razones por las que puede ocurrir una variación del alcance. Algunas de las razones más obvias son:

  • Mala gestión de proyectos/gestión de programas
  • Control de cambios ausente o deficiente
  • Definir mal lo que intentas entregar antes de comenzar a trabajar.

Este artículo describirá un método simple para administrar el alcance. El método se basa en la priorización ágil, pero se aplica igualmente bien a proyectos y programas grandes.

Paso 1: Definir el producto mínimo comercializable

El primer paso es definir el producto mínimo comercializable, lo que significa definir el conjunto mínimo absoluto de características con las que estaría preparado para lanzar el producto. Un buen director de proyectos es fundamental para facilitar e impulsar esta discusión entre la gestión de productos y la empresa. Debe definir el producto mínimo comercializable de forma priorizada como una lista, lo que significa que tiene la característica más importante en la parte superior y avanzando hasta la característica menos importante. El siguiente diagrama muestra un producto comercializable mínimo hipotético y las limitaciones de cronograma/presupuesto que tenemos.

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Paso 2: Sea realista (también conocido como Sea realista)

Si ha hecho esto y su línea mínima de productos comercializables está en el mismo lugar que el límite de tiempo (como en el diagrama anterior), a menos que su proyecto tenga una duración muy corta (y quiero decir muy corta), usted Tengo un problema. ¿Por qué? Porque no tienes flexibilidad en el horario. Entonces:

  • Si se descubre un requisito no identificado previamente, llegará tarde o no podrá entregar el producto mínimo comercializable.
  • Si el trabajo se retrasa por algún motivo, tal vez la implementación de una característica tarde un poco más de lo planeado, entonces llegará tarde o no podrá implementar el producto mínimo comercializable.

Debido a esto, debes intentar tener algo de holgura en el plan. Cuánto dependerá de una gran cantidad de factores, que incluyen:

  • ¿Cuánto dura el proyecto?
  • ¿Cuántas solicitudes de cambio se generan normalmente durante los proyectos de su organización?
  • Qué tan confiable es su organización a la hora de entregar productos a tiempo
  • Por el tipo de proyecto que se emprenda, los productos completamente nuevos suelen ser más riesgosos que los proyectos para mejorar los productos existentes y, por lo tanto, requieren más protección.

Si tiene una oficina de gestión de proyectos en su organización, (con suerte) podrán ayudarlo a obtener datos históricos que le ayudarán a comprender qué tan grande es la brecha que necesita. De otra manera, es su trabajo como director del proyecto incorporar alguna contingencia realista en el plan. Una vez que haya hecho esto, su lista priorizada de funciones debería verse así:

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Paso 3a: Manejar los cambios

Tan pronto como se rubrica su proyecto, deberá establecer un tablero de control de cambios para manejar cambios imprevistos en los requisitos. Esta junta debe reunirse periódicamente, pero usted debe crear y comunicar ampliamente una manera de acelerar este proceso, de modo que esta junta pueda reunirse rápidamente cuando surjan cambios urgentes.

Lo importante de este proceso de cambio es comprender no sólo si el cambio debe incorporarse al proyecto, sino también en qué lugar de la lista de prioridades debe ir. Utilice esta reunión para hacer preguntas como «¿Qué es más importante este requisito?» y «¿Qué es esta característica menos importante?».

El siguiente diagrama muestra cómo podría ser necesario incorporar una nueva característica al proyecto:

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Gestión de alcance simple: gestión de programas expertos

Aquí podemos ver que la “Nueva característica” ahora ha sido aceptada como parte del producto mínimo comercializable, y nuestro producto mínimo comercializable ha crecido de 4 características a 5. Esto significa que nuestra contingencia se ha reducido de 2 características a 1. Tenga en cuenta que nuestro cronograma /El límite presupuestario no ha cambiado. Entonces, en nuestro ejemplo, podemos aceptar el cambio simplemente reduciendo el buffer y sin cambiar el cronograma.

Si nuestro cliente quisiera agregar una característica que significara que el producto mínimo comercializable iría más allá de nuestro límite de cronograma/presupuesto, entonces tendríamos un problema. Tendríamos que planear ampliar la duración y el presupuesto del proyecto o eliminar una característica del producto mínimo comercializable.

Un punto importante a mencionar es que es importante tener SOLO UNA lista priorizada de trabajos pendientes. A menudo he visto personas con listas separadas para corrección de errores, pruebas de usuarios, solicitudes de cambio, etc. Al tener una sola lista, todos en el proyecto obtienen una comprensión única pero clara del trabajo restante.

Paso 3b: Manejar los problemas

No son sólo las solicitudes de cambio las que pueden hacer que su proyecto se descarrile. Los problemas en el camino pueden causar problemas, por ejemplo, problemas ambientales o el trabajo simplemente demora más de lo esperado. Usar un gráfico de evolución para realizar un seguimiento de los sprints es una buena forma de comprender en tiempo real cómo progresa el trabajo de un sprint.

Si está trabajando en un proyecto largo y los primeros sprints constantemente se realizan menos de lo planeado, entonces sería sensato informar a todos que es probable que todo el proyecto esté retrasado en un 20% y recalibrar los planes según sea necesario. Lo que realmente le muestran los datos es que el alcance parece ser un 20% mayor de lo planeado.

Los pasos 3a y 3b ocurren al mismo tiempo en la práctica: hay que lidiar con los problemas y manejar las solicitudes de cambio a medida que se ejecuta el proyecto.

Resumen

Los pasos descritos anteriormente proporcionan un método muy simple y claro para gestionar el alcance de los proyectos. Hay muchas otras formas de gestionar el alcance de los proyectos, pero esta me ha funcionado bien.

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Gestión de alcance simple: gestión de programas expertos

Frequently Asked Questions sobre la Gestión de Alcance

¿Qué es la gestión de alcance en la gestión de programas expertos?

La gestión de alcance es un proceso que se utiliza en la gestión de programas expertos para definir y controlar los límites del proyecto, es decir, lo que se incluye y lo que no se incluye en el programa. Este proceso ayuda a garantizar que el proyecto se mantenga dentro de sus límites establecidos y pueda cumplir con sus objetivos.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de alcance en la gestión de programas expertos?

La gestión de alcance en la gestión de programas expertos tiene varios beneficios, como:

  1. Evitar el alcance descontrolado: al definir claramente los límites del proyecto, se evita que se agreguen tareas o requisitos que no estaban contemplados inicialmente, lo que ayuda a mantener el proyecto bajo control.
  2. Optimizar el uso de recursos: al tener un alcance definido, se pueden asignar los recursos adecuados para cumplir con los objetivos establecidos, evitando desperdicios.
  3. Mejorar la comunicación: la gestión de alcance ayuda a establecer expectativas claras entre todas las partes interesadas, lo que mejora la comunicación y minimiza posibles malentendidos.
  4. Aumentar la satisfacción del cliente: al cumplir con los requisitos acordados dentro del alcance, se logra la satisfacción del cliente y se promueve su fidelidad.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de alcance en la gestión de programas expertos?

La gestión de alcance en la gestión de programas expertos consta de las siguientes etapas:

  1. Planificación del alcance: en esta etapa se define el alcance del programa, se establecen los objetivos y se elabora el plan de trabajo.
  2. Recopilación de requisitos: se identifican y documentan los requisitos del programa, teniendo en cuenta las necesidades de todas las partes interesadas.
  3. Elaboración de la estructura de desglose del trabajo (EDT): se crea una estructura jerárquica que desglosa las tareas y entregables del programa.
  4. Verificación y control del alcance: se monitorea y controla el alcance del programa, asegurando que se cumplan los objetivos y que no haya desviaciones no deseadas.

¿Qué herramientas se utilizan en la gestión de alcance en la gestión de programas expertos?

Existen varias herramientas que se utilizan en la gestión de alcance en la gestión de programas expertos, tales como:

  • Herramientas de planificación y seguimiento de proyectos, como Microsoft Project o Trello.
  • Herramientas de gestión de requisitos, como JIRA o TFS.
  • Herramientas de diagramas de flujo, como Lucidchart o Draw.io.

¿Cuál es el papel del gerente del programa en la gestión de alcance?

El gerente del programa desempeña un papel fundamental en la gestión de alcance, ya que es responsable de la planificación, ejecución y control del alcance del programa. Su tarea principal es garantizar que el programa se mantenga dentro de los límites establecidos y cumpla con los objetivos y requisitos acordados.

Fuentes:


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