Declaración del alcance del proyecto: gestión del programa de expertos

El alcance de un proyecto es uno de los aspectos más importantes a definir desde el principio. En el caso de la gestión del programa de expertos, es fundamental establecer claramente cuál es el ámbito y los límites de las actividades que se llevarán a cabo. En esta declaración del alcance del proyecto, exploraremos los principales objetivos, actividades y entregables de este programa, así como las responsabilidades de los diferentes actores involucrados. Descubre cómo la gestión de expertos puede contribuir al éxito de tu organización. ¡No te lo pierdas!

Además de la Carta del Proyecto, otro documento clave de gestión de proyectos es la Declaración del Alcance del Proyecto. Quizás se pregunte por qué necesitamos una Declaración del Alcance del Proyecto si ya tenemos una sección de Alcance en nuestra Carta del Proyecto.

Bueno, la sección de alcance del Estatuto del Proyecto es muy breve y describe el alcance del proyecto sólo al nivel más alto posible. La Declaración del alcance del proyecto le permite ir más allá y especificar el alcance del proyecto por completo, pero aún en un nivel bastante alto.

En su forma más simple, la información contenida en un documento de alcance del proyecto incluirá:

    • Descripción del alcance: enumere todo lo que está dentro del alcance, pero también, para evitar dudas, enumere aquellas cosas que están fuera del alcance.
    • Criterios de aceptación: explica cómo se comprobará que los entregables cumplan con el estándar de calidad adecuado.
    • Proyectos Deliverable: enumera los productos que serán entregados por el proyecto.
    • Restricciones: enumera cualquier restricción conocida que enfrenta el proyecto.
    • Supuestos del proyecto: Si estamos planificando el proyecto basándonos en alguna suposición, éstas deben enumerarse aquí.

Ejemplo de declaración del alcance del proyecto

A continuación se muestra un ejemplo de una plantilla de declaración de alcance de proyecto simple. Esta plantilla contiene toda la información descrita anteriormente más algunos campos administrativos.

Declaración del alcance del proyecto: gestión del programa de expertos

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Ejemplo de declaración del alcance del proyecto

Sin embargo, la forma más sencilla de explicar todo esto es mediante un ejemplo. Volvamos al mismo ejemplo que utilizamos al crear nuestra Carta del Proyecto y Caso de Negocio. el de un equipo de ventas que está luchando para hacer frente al gran peso de las llamadas de ventas que reciben. Para solucionar este problema, la empresa ha decidido crear un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR) para gestionar de forma más eficiente las llamadas de ventas entrantes. A continuación se muestra un ejemplo de declaración del alcance del proyecto para este proyecto:

Declaración del alcance del proyecto: gestión del programa de expertos

En este ejemplo, puede ver que hemos definido muy claramente lo que está dentro del alcance, además de indicar explícitamente lo que está fuera de alcance. Se proporcionará formación al equipo de ventas para que puedan utilizar el nuevo sistema, pero no se atenderá a otros equipos de ninguna manera.

Tenga en cuenta que no sólo el sistema en sí es un producto entregable, sino que los manuales de capacitación también se consideran entregables. Según nuestros criterios de aceptación, el proyecto no se puede considerar entregado hasta que el equipo de ventas apruebe que está satisfecho con él. Por este motivo, sería una muy buena idea designar a alguien del equipo de ventas como nuestro usuario senior.

Desafortunadamente, todavía no tenemos a nadie del equipo de ventas dedicado al proyecto y esto se identifica como una limitación del proyecto. También es posible que desee agregar este hecho como un riesgo a su proceso de gestión de riesgos, ya que debido a que no tiene una persona dedicada asignada del equipo de ventas, existe el riesgo de que el sistema final no satisfaga adecuadamente las necesidades del equipo de ventas por su falta de implicación.

El plan del proyecto

El plan del proyecto no se puede crear directamente a partir de la declaración del alcance del proyecto. Recuerde que la declaración del alcance del proyecto simplemente define el alcance del proyecto al nivel más alto posible de manera completa. Esto significa que hay otro paso antes de que estemos en condiciones de crear el plan del proyecto y es crear la estructura de desglose del trabajo (WBS) para el proyecto.

Una vez que se ha creado la estructura de desglose del trabajo, el plan del proyecto se puede crear directamente a partir de ella.

Resumen

La Declaración del Alcance del Proyecto se crea junto con la Carta del Proyecto y se utiliza para especificar completamente, pero al nivel más alto posible, el alcance del proyecto y los criterios de aceptación de los entregables. El documento proporciona muchos más detalles que la Carta del Proyecto, pero aún no es suficiente para que usted pueda comenzar a planificar el proyecto. Para ello, necesitará crear una estructura de desglose del trabajo.

No dude en copiar la plantilla de Declaración del alcance del proyecto anterior y adaptarla para que se adapte a sus propios proyectos.

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Frequently Asked Questions sobre la Declaración del alcance del proyecto: gestión del programa de expertos

La gestión del programa de expertos es un elemento esencial en cualquier proyecto exitoso. Una parte crucial en este proceso es la Declaración del alcance del proyecto, que establece los objetivos, entregables, plazos y recursos necesarios. En este artículo, responderemos a algunas de las preguntas frecuentes sobre la Declaración del alcance del proyecto y su gestión.

1. ¿Qué es la Declaración del alcance del proyecto?

La Declaración del alcance del proyecto es un documento que define los objetivos, metas, entregables y criterios de éxito de un proyecto. Proporciona una descripción clara de lo que se espera lograr y los límites del proyecto. Esta declaración sirve como guía para el equipo del proyecto y otros interesados clave.

2. ¿Cuál es la importancia de la Declaración del alcance del proyecto?

La Declaración del alcance del proyecto es fundamental para el éxito del proyecto. Proporciona claridad y dirección a todos los involucrados, asegurando que todos tengan una comprensión común de lo que se espera lograr. Además, ayuda a evitar desviaciones y cambios no deseados en el alcance, lo que puede tener un impacto negativo en el resultado final.

3. ¿Quién es responsable de crear la Declaración del alcance del proyecto?

La responsabilidad de crear la Declaración del alcance del proyecto generalmente recae en el líder del proyecto o el gerente de proyecto. Es esencial que esta persona colabore estrechamente con los interesados clave, incluido el cliente o patrocinador del proyecto, para garantizar que se tenga en cuenta su visión y expectativas.

4. ¿Qué elementos clave debe contener la Declaración del alcance del proyecto?

La Declaración del alcance del proyecto debe incluir los siguientes elementos:

  1. Objetivos del proyecto: Describa claramente lo que se espera lograr con el proyecto.
  2. Entregables: Enumere los productos o resultados específicos que se entregarán al final del proyecto.
  3. Plazos: Establezca fechas límite claras y realistas para cada etapa o entrega del proyecto.
  4. Recursos necesarios: Identifique los recursos, como personal, equipo o presupuesto, requeridos para el proyecto.
  5. Criterios de éxito: Establezca los indicadores o medidas que se utilizarán para evaluar si el proyecto ha cumplido con sus objetivos.

5. ¿Cómo se gestiona la Declaración del alcance del proyecto durante el desarrollo del proyecto?

La gestión de la Declaración del alcance del proyecto implica asegurarse de que se siga y se mantenga a lo largo de todo el proyecto. Esto incluye revisar y actualizar la declaración según sea necesario a medida que se produzcan cambios o desviaciones. El equipo del proyecto debe comunicarse regularmente y colaborar estrechamente para garantizar que todos estén al tanto de cualquier cambio en el alcance.

Para obtener más información sobre la gestión del programa de expertos y la Declaración del alcance del proyecto, puede consultar las siguientes fuentes:

  • Para obtener una guía detallada sobre la gestión de proyectos, visite www.pmi.org
  • Para obtener información sobre las mejores prácticas y consejos para la gestión del alcance del proyecto, consulte www.projectsmart.co.uk

Esperamos que estas respuestas a preguntas frecuentes le hayan proporcionado una comprensión clara sobre la Declaración del alcance del proyecto y su importancia en la gestión del programa de expertos. Si tiene más dudas o necesita asistencia adicional, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de expertos.

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