Plazos y promesas: un blog para entrenadores de herramientas mentales

Simplemente voy a publicarlo. Tengo una relación de amor/odio con los plazos.

Me encanta la forma en que una fecha límite me ayuda a enfocar mi mente. Tener una fecha límite me permite planificar mi tiempo y me obliga a priorizar las tareas, por lo que entrego mi trabajo con un alto nivel y a tiempo.

Mi trabajo autónomo me obliga a hacer malabarismos con varios contratos simultáneamente. Sin plazos, sería prácticamente imposible hacer un seguimiento de lo que hay que hacer y cuándo. Me encontraba haciendo promesas a los clientes que no podía cumplir. Y eso sería muy malo para mi reputación profesional.

Los plazos me mantienen encaminado y me permiten priorizar, planificar y desempeñarme bien. Y no estoy solo; La evidencia anecdótica sugiere que a la mayoría de las personas les gusta trabajar con plazos claros e inequívocos. Ayuda a que todos sepan qué se espera de ellos y allana el camino para un trabajo en equipo más eficaz.

Esté atento a las desventajas de los plazos

El problema es que es necesario gestionar los plazos. Y cuando coinciden varios plazos, gestionarlos eficazmente puede resultar problemático. Escuchamos a personas decir que están haciendo malabarismos con las prioridades o dando vueltas cuando trabajan en varios proyectos al mismo tiempo.

Oh, sí, podemos verlos haciendo todo lo posible para mantener todos sus platos girando, yendo desesperadamente de uno a otro para evitar que un plato se estrelle contra el suelo.

En realidad, sus placas son proyectos o trabajos cada uno con una fecha límite. Una placa caída es un proyecto fallido, un plazo incumplido o una reputación dañada. Trabajar así puede ser manejable, o incluso motivador, en el corto plazo. Pero a largo plazo puede volverse abrumador y provocar ansiedad, y dar lugar a un peor rendimiento.

En lugar de brindar enfoque, tener demasiados plazos y marcos de tiempo poco realistas a menudo conduce a que no haya tiempo para concentrarse en las cosas correctas en el momento adecuado. Tenemos que dedicar nuestro tiempo a realizar múltiples tareas, haciendo «lo suficiente» en cada proyecto para salir adelante y al mismo tiempo tomarnos tiempo extra para gestionar las expectativas de todos. ¡Me agota sólo de pensarlo!

Cómo hacer que los plazos funcionen para usted

Ámalos u ódialos, los plazos llegaron para quedarse, por lo que tiene sentido hacer que trabajen para nosotros, no en nuestra contra. Esto es lo que encontré que funciona para mí:

1. Establezca plazos realistas y, cuando sea posible, cuestione/negocie los que no sean realistas.
2. Planifique qué tareas deben realizarse y cuándo para cumplir con el plazo.
3. Permita cierta contingencia para interrupciones inesperadas o emergencias.
4. Comuníquese claramente con todas las personas afectadas por su fecha límite.
5. No se comprometa demasiado ni permita que otros le impongan plazos.
6. Trabaja inteligentemente y no duro. Saltarse comidas, trabajar hasta tarde y no descansar sólo funcionará a muy corto plazo.
7. Tan pronto como parezca que no vas a cumplir con una fecha límite, toma medidas. Reprogramar, replanificar, renegociar y volver a comunicar.

Promesas promesas

¿Cómo te sientes cuando alguien rompe sus promesas en el trabajo? ¿Dejar abajo? ¿Decepcionado? ¿Enojado? ¿Decepcionado? ¡Sí, te escucho!

No cumplir las promesas hechas a los compañeros o a nuestro jefe puede dañar gravemente nuestras relaciones laborales. Pero de vez en cuando, a pesar de nuestras mejores intenciones, nos encontramos incapaces de cumplir las promesas que hemos hecho. Esto me pasó recientemente y realmente odiaba decepcionar a alguien en el último minuto.

Con la mejor de las intenciones, me había comprometido demasiado, sólo para descubrir que no podía cumplir todo lo que había prometido, cuando se esperaba que lo hiciera. No tuve más remedio que comunicar el problema de la mejor manera que pude y explicarle que necesitaba más tiempo.

Me siento terrible; Me castigé por eso durante horas. Y no me gustó no poder cumplir mi promesa y, como resultado, me juzgué con dureza. La cuestión es que la persona a la que «decepcioné» no se sintió decepcionada en absoluto. Debido a que pude comunicar el problema de manera clara y oportuna, y ofrecer una solución, fueron muy comprensivos y no hubo ningún daño.

Prometí aprender estas lecciones

Aquí hay dos lecciones muy importantes para mí sobre cómo hacer y romper promesas en el trabajo:

1. A menudo somos nuestros críticos más duros. Mientras actuemos con buenas intenciones y nos comuniquemos con respeto, las personas generalmente comprenden que la vida sucede y están abiertas al perdón. Después de todo, ¿quién no ha incumplido una fecha límite o incumplido una promesa en algún momento?
2. Las promesas incumplidas de vez en cuando son una parte inevitable de la vida laboral. Sin embargo, si incumplimos nuestras promesas a los demás con regularidad, seremos vistos como poco profesionales, indignos de confianza y poco confiables. Cuando abordamos nuestro trabajo y nuestros plazos siendo organizados, motivados, guiados por valores y honestos, la gente confiará en que hicimos lo mejor que pudimos y estará dispuesta a encontrar soluciones viables.

Los siguientes artículos pueden resultarle útiles para reflexionar sobre sus propios plazos y promesas. Necesitarás ser un Mind Tools Club o Corporativo miembro para ver todos los recursos en su totalidad:

Cómo cumplir con una fecha límite

Manteniendo tu palabra en el trabajo

Gestión de prioridades en conflicto