BPI – Análisis de medición y recorrido del proceso

Los proyectos de mejora de procesos de negocio se pueden aplicar a todos y cada uno de los procesos de cualquier industria. Utilizando BPI es posible aumentar la eficiencia de todos y cada uno de los procesos. Los procesos, aunque estén bien diseñados, pueden volverse ineficientes con el tiempo. Además, los procesos deben estar sujetos a revisión periódica para determinar la eficiencia y lograr los cambios necesarios de acuerdo con los requisitos del negocio. En muchos casos, la absorción de tecnología en las operaciones comerciales requiere una mejora de los procesos comerciales y un ejercicio de revisión.

La preparación para BPI implica la selección del proceso de negocios más apropiado y crítico para el ejercicio de BPI y esto generalmente lo realiza el Equipo de Implementación Ejecutiva compuesto por la alta dirección y los líderes empresariales a cargo del segmento de negocios.

Mejora del proyecto La selección del equipo y la capacitación de los miembros del equipo en conceptos de BPI, así como equiparlos con las herramientas y técnicas de análisis técnico y estadístico, es imprescindible para que el proyecto tenga éxito.

Una vez que el equipo de PIT ha leído y capacitado, comienza la tarea de capturar el proceso en detalle y mapearlo utilizando el método de diagrama de flujo correcto. El diagrama de flujo resultante se convierte en la base para el recorrido del proceso. El recorrido del proceso debe planificarse bien y ejecutarse minuciosamente para que resalte los problemas, las deficiencias y las áreas que contribuyen o dificultan la eficiencia del proceso.

Para que el recorrido del proceso sea efectivo, los hallazgos deben tabularse en forma de informe detallado, discutirse con los propietarios del proceso y debe finalizarse el plan de acción con cronogramas. Las áreas problemáticas pueden estar relacionadas con insumos, resultados, así como con la falta de capacitación, habilidades, actitud o el medio ambiente, además de otros factores relacionados con el proceso.

El recorrido del proceso proporciona mucha retroalimentación a los miembros del equipo PIT sobre áreas problemáticas que se pueden solucionar fácilmente. Sin embargo, esto no completa todo el ejercicio del BPI. El proceso debe evaluarse más a fondo en relación con su eficacia y eficiencia utilizando datos e informes.

Medición de la efectividad del proceso

La eficacia del proceso también se puede medir de muchas maneras. La eficacia del proceso se refiere a qué tan bien está funcionando el proceso en términos de calidad y resultados, además de la satisfacción del cliente. Los datos y los informes mantenidos por el departamento muestran el desempeño o resultado real del proceso. Varios datos e informes en forma de quejas de clientes, suministros o resultados defectuosos, entregas tardías, entregas incompletas, rechazos y retrabajos, etc. son los parámetros críticos que reflejan la eficiencia del proceso. Por lo tanto, se hace necesario recopilar datos y analizarlos junto con el recorrido del proceso.

Medición de la eficiencia del proceso

Otro factor importante que se considera para el estudio del proceso es su eficiencia. La eficiencia del proceso incluye el tiempo del ciclo necesario para completar el proceso o la tarea, así como los recursos utilizados para completar una unidad de producción. Además, también podemos agregar los parámetros de calidad a la medición de la producción y también se puede calcular el valor agregado general a la producción general para llegar a la eficiencia del proceso.

La medición del tiempo del ciclo proporciona pistas valiosas sobre la utilización de los recursos y el tiempo.. Al analizar y trabajar para mejorar el tiempo del ciclo de un proceso en particular, se puede reducir el costo por transacción junto con la reducción del tiempo del ciclo, lo que en última instancia se reflejará en un aumento de la rentabilidad y en un mayor rendimiento que también puede impulsar las ventas.

Si la Organización ha adaptado Herramientas y Métodos de Calidad en sus operaciones, entonces los datos con referencia al proceso, resultados y todos los criterios estarán disponibles. En tales casos, el trabajo del equipo PIT se vuelve muy sencillo ya que pueden utilizar los datos disponibles para su análisis. Si no existe un sistema para registrar los datos a lo largo del proceso, entonces el equipo tendría que buscar fuentes alternativas para recopilar, tabular y analizar los datos. También podría justificar que el equipo revise las transacciones y genere los datos necesarios para el análisis. Alternativamente, el equipo también puede realizar experimentos de muestra sobre el proceso y recopilar datos para su análisis. En muchos casos, los datos históricos, si se extraen de los primeros tiempos, pueden proporcionar información valiosa y comprensión de las tendencias de eficiencia.

No es suficiente recopilar tantos datos y registros del proceso, el equipo de PIT tendría que trabajar en cada segmento del proceso y calcular el tiempo del ciclo teórico en niveles óptimos. Esto entonces se convertiría en la base para medir el desempeño actual. En muchos casos, el tiempo óptimo del ciclo del proceso también puede estar disponible con el departamento, pero el proceso real en el terreno puede haber cambiado y, por lo tanto, es posible que sea necesario volver a calcular el tiempo del proceso para obtener el punto base.

La preparación para el recorrido del proceso, incluida la preparación de cuestionarios detallados, formatos de entrevista y familiarización con el proceso, requiere atención paciente y centrada por parte de los miembros del PIT. El tiempo de preparación puede durar varias semanas. Una vez finalizado el recorrido del proceso, el resultado en forma de publicación de los hallazgos del recorrido y el plan de acción frente a los puntos observados y discutidos durante el recorrido es muy importante. Este se convierte en el primer resultado visible del proyecto BPI.

Revisar los datos disponibles, tabularlos y analizarlos para determinar la eficiencia y el tiempo del proceso lleva varias semanas más. En esta etapa, el equipo de PIT puede necesitar ayuda adicional o la ayuda de analistas que puedan ayudar con el análisis estadístico. Sin embargo, el PIT siempre debe cumplir con los cronogramas del proyecto y el EIT debe revisar periódicamente el progreso. El proyecto BPI implica recursos y costos y, por lo tanto, el programa requiere un enfoque prioritario y un seguimiento por parte de la alta dirección. Sólo entonces el proyecto BPI podrá tener éxito.

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