4 herramientas para ser más organizado: nuestra nueva serie de videos

¿Soy solo yo o la vida parece mucho más agitada de lo que solía ser? Siento que recibo notificaciones desde todos los ángulos, informándome sobre los próximos plazos, incesantes noticias de última hora y recordatorios para pagar las facturas y desearles un feliz cumpleaños a mis amigos. ¡Hay 43 pestañas diferentes abiertas en mi cerebro al mismo tiempo y simplemente no puedo seguir el ritmo!

En el mundo VUCA actual, tener todas esas pestañas mentales bajo control es más importante que nunca. Y hay cosas que todos podemos hacer para mejorar nuestras habilidades organizativas. Es por eso que nuestra última serie de videos se centra en Ser organizado. Mire los videos a continuación para descubrir cómo evitar errores comunes en la administración del tiempo, brindar armonía a su equipo y organizar sus ideas.

¿Está cometiendo estos errores comunes en la gestión del tiempo?

Una forma eficaz de organizarse mejor es mejorar la gestión del tiempo. Es muy fácil caer en trampas comunes de la gestión del tiempo, como la multitarea, ¡un hábito del que a menudo soy culpable! – y no establecer metas. Descubra otras formas de mejorar con nuestro nuevo vídeo sobre errores en la gestión del tiempo. Y para tener una idea más general de qué tan bien administra su tiempo, consulte nuestro tcuestionario de gestión del tiempo.

¿Por qué es mala la multitarea?

Se le perdonará pensar que la multitarea es una buena forma de realizar dos o más trabajos al mismo tiempo. ¿Pero qué tan efectivo eres? en realidad ¿Cuando estás haciendo malabarismos con varias tareas a la vez? Abordar dos trabajos a la vez puede generar resultados deficientes y un tiempo de finalización más prolongado porque ninguno de los dos permite concentrarse por completo. Así que, en lugar de ello, presta toda tu atención a un trabajo a la vez y cierra esas otras pestañas mentales.

¿Cómo le ayuda el establecimiento de objetivos a ser más organizado?

Puede que el establecimiento de objetivos no parezca una herramienta de gestión del tiempo, pero tener objetivos específicos por los que trabajar le ayuda a saber dónde concentrar su tiempo y energía. Una vez que establezcas objetivos claros, podrás empezar a priorizar sus tareas. Y, en el mundo VUCA actual, tener una dirección clara le ayudará a usted y a su equipo a mantener el rumbo frente a la adversidad y el cambio.

Para saber cuáles son los otros errores comunes en la gestión del tiempo y cómo evitarlos, mire nuestro vídeo 10 errores comunes en la gestión del tiempo.

Los peligros de prometer demasiado

Otro error que muchos de nosotros cometemos es prometer demasiado. Asumir más de lo que tiene capacidad razonable puede desequilibrarlo, obstaculizar sus otros proyectos y provocar el incumplimiento de promesas. No se siente bien decir «no» cuando alguien pide ayuda, incluso cuando tienes buenas razones para hacerlo, pero no cumplir tu palabra en el trabajo puede dañar las relaciones con tu equipo y tu reputación. De hecho, puede causar mucho más daño que admitir que llevas demasiado puesto.

Por lo tanto, considere lo que ya tiene en su plato y las próximas vacaciones antes de comprometerse con otra tarea. Intente decirle «Sí» a la persona, pero «no» a la tarea para mantener a todos contentos. Al proteger su tiempo y energía de esta manera, no sólo podrá concentrarse en las tareas correctas, sino que también se ganará el respeto de sus compañeros al establecer límites.

Nuestro video sobre Cómo cumplir su palabra en el trabajo tiene más consejos sobre cómo evitar promesas incumplidas.

Cómo gestionar sus plazos

Sin embargo, a veces las cosas simplemente no salen según lo planeado y es posible que tengas que incumplir una promesa o incumplir una fecha límite sin que sea culpa tuya. Cuando esto suceda, intente limitar el daño y tome todas las medidas posibles para evitar que vuelva a suceder.

Una forma clave de prepararse para el éxito es asegurarse de contar con el apoyo y los recursos adecuados antes de comenzar. ¿Tiene acceso a todos los archivos que necesita? ¿Quién puede ayudarte si te quedas atascado? También puede mitigar cualquier daño causado por un cambio inesperado implementando un plan de contingencia.

Una fecha límite incumplida puede no parecer gran cosa, pero puede hacer que usted y su equipo tropiecen más adelante. Explore más consejos sobre cómo organizar su tiempo y compromisos para administrar sus plazos en nuestro video, Cómo cumplir con un plazo.

Cómo organizar tus ideas

Si es gerente, probablemente maneje grandes volúmenes de información, comentarios e ideas de manera regular. Especialmente cuando estás trabajando para mejorar un servicio o solucionar un problema. Y si bien no es malo tener una gran cantidad de ideas de su equipo, demasiadas opciones pueden resultar abrumadoras. Entonces, si alguna vez sientes que tienes demasiadas opciones y no sabes cuáles priorizar, ¡intenta usar diagramas de afinidad!

Los diagramas de afinidad le ayudan a organizar múltiples ideas en temas comunes. Esto proporciona una vista panorámica, lo que facilita la comprensión de relaciones complejas, la identificación de subtareas y la evaluación de posibles soluciones. Obtenga más información sobre cómo pueden ayudarle a usted y a su equipo a organizar sus ideas con nuestro vídeo de diagramas de afinidad.

Más recursos sobre cómo ser organizado

Si desea aún más recursos sobre cómo ser más organizado y administrar mejor su tiempo, consulte estos recursos relacionados:

Cómo cuidar su «batería social»
Enfermedad del apuro
Cómo ser más organizado
Priorización
Rueda de la vida