Todos hemos escuchado alguna vez historias de proyectos de TI que no cumplen sus plazos, se exceden en el presupuesto o simplemente no logran alcanzar los resultados deseados. Estos casos son desalentadores para las empresas y generan una desconfianza generalizada en la capacidad de gestión de proyectos de TI.
Sin embargo, no todo está perdido. Existen estrategias exitosas que han demostrado su eficacia para entregar grandes proyectos de TI a tiempo y con resultados positivos. En este artículo, exploraremos algunas de estas estrategias, desde la planificación y gestión adecuada hasta la identificación y mitigación de riesgos. Si estás involucrado en la gestión de un proyecto de TI o tienes interés en aprender más sobre este tema, sigue leyendo y descubre cómo puedes alcanzar el éxito en la entrega de proyectos de TI.
Grandes proyectos de TI, retrasos y sobrecostos
Se estima que más del 80% de los proyectos de TI (Tecnologías de la Información) suelen estar retrasados y tener sobrecostos. Este es especialmente el caso de grandes proyectos de TI que involucran a múltiples partes interesadas y requieren mucho tiempo para completarse. Hay muchas razones para esta situación y van desde no involucrar a todas las partes interesadas en cada etapa o fase del proyecto, no obtener las aprobaciones necesarias de los clientes, la desviación del alcance y no dotar al equipo de las habilidades deseadas, y el hecho que los grandes proyectos de TI necesitan supervisión y participación de la alta y media gerencia.
El aspecto clave aquí es que los grandes proyectos de TI necesitan una coordinación y comunicación excepcionales y esto requiere múltiples gerentes de proyecto y un administrador de programa que sea responsable del proyecto general..
En otras palabras, dado que existen múltiples puntos de interfaz con las partes interesadas externas e internas, se necesitan gerentes y líderes de proyecto dedicados para cada punto de contacto con el cliente y cada interfaz interna con las partes interesadas.
Razones y soluciones
Para tomar la primera razón, a menudo ocurre que la aprobación del cliente sobre los requisitos no se obtiene en su totalidad o incluso para cada fase del proyecto.
Por ejemplo, para un proyecto bancario, los clientes deben aprobar los requisitos por adelantado y el director del programa debe asegurarse de que todo esté claramente escrito y detallado.
En otras palabras, los requisitos deben ser acordados mutuamente por el cliente y el proveedor y no debe haber ninguna alteración de los requisitos en fases posteriores. En la práctica, esto es difícil de actualizar ya que los clientes a menudo presentan nuevos requisitos y en diferentes fases y, por lo tanto, la mejor manera de lidiar con esto es aprobar primero los requisitos generales o la vista de 30,000 pies para que los cambios menores o incluso los mayores se pueden incorporar con el consentimiento del cliente que se compromete a pagar más por estos cambios.
Dicho esto, es importante entender que el “Scope Creep” o la extensión de los requisitos de lo acordado es natural en grandes proyectos de TI.
El punto aquí es que la gestión de grandes proyectos de TI suele ser una etapa en la que la elaboración y la extensión son comunes y, por lo tanto, es necesario abordar la complejidad. Esta es la razón por la que los directores de programa y el director de proyecto específico que está a cargo de los requisitos y el alcance deben comunicar claramente estos aspectos a los clientes y obtener su aprobación antes de comprometer al proveedor con los cambios.
Algunos consejos prácticos para gestionar las partes interesadas
Hablando de comunicación, la regla fundamental en la gestión de proyectos es que se debe practicar una comunicación superlativa. Usamos el término superlativo porque incluso una comunicación excelente no es suficiente cuando nos enfrentamos a un cliente que intenta hacer más por el mismo costo o culpa al proveedor por los retrasos y los sobrecostos. Por lo tanto, los directores de proyecto deben tener habilidades superiores de comunicación y tener todo escrito en correos oficiales y documentos del proyecto.
Aparte de esto, la comunicación con las partes interesadas internas es otra área prioritaria, ya que el apoyo de los equipos de finanzas, infraestructura, recursos humanos y administración es muy importante.
En otras palabras, Las partes interesadas internas son tan importantes como las externas y, por lo tanto, se deben asignar líderes de proyecto dedicados para cuidar estos aspectos..
Participación de la alta dirección
En cuanto a la dotación de personal del equipo, a menudo ocurre que los grandes proyectos de TI no pueden encontrar personas con las habilidades y la productividad deseadas, lo que hace que el mismo trabajo requiera más tiempo y, por lo tanto, imponga retrasos y sobrecostos al proyecto. Por lo tanto, es importante darse cuenta de que la dotación de personal es un elemento de alta prioridad.
Por último, debe haber una participación activa de la alta dirección y un seguimiento de los grandes proyectos de TI, ya que cualquier escalamiento del cliente normalmente se realiza a ellos y no al director del proyecto. Por lo tanto, no deben sorprenderse si los clientes llaman directamente al gerente de relaciones.
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Estrategias exitosas para entregar grandes proyectos de TI a tiempo
Entregar proyectos de Tecnología de la Información (TI) a tiempo puede ser todo un desafío. La complejidad de estos proyectos y el impacto que tienen en el negocio requieren de estrategias efectivas para garantizar su éxito. A continuación, respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo entregar grandes proyectos de TI a tiempo.
1. ¿Por qué es importante entregar proyectos de TI a tiempo?
El tiempo es un recurso valioso en cualquier proyecto de TI. Entregarlos a tiempo tiene varios beneficios clave:
- Mejora la satisfacción del cliente al demostrar compromiso y cumplimiento.
- Evita retrasos adicionales y costos innecesarios.
- Favorece la planificación y ejecución de futuros proyectos.
- Genera confianza en el equipo y mejora su reputación.
2. ¿Cuáles son las principales estrategias para entregar proyectos de TI a tiempo?
Para entregar grandes proyectos de TI a tiempo, es fundamental seguir estas estrategias:
- Establecer un plan claro: Define objetivos, plazos y recursos necesarios para el proyecto.
- Desarrollar un cronograma: Programa tareas y establece hitos para medir el progreso del proyecto.
- Asignar roles y responsabilidades: Designa un líder de proyecto y distribuye las tareas adecuadamente.
- Comunicación efectiva: Mantén al equipo informado y establece canales de comunicación claros.
- Identificar y manejar riesgos: Anticipa posibles obstáculos y establece planes de contingencia.
- Realizar pruebas y control de calidad: Verifica que el proyecto cumpla con los requisitos y estándares establecidos.
3. ¿Cómo se puede evitar el incumplimiento de plazos?
Para evitar el incumplimiento de plazos en proyectos de TI, considera estas recomendaciones:
- Mantén una comunicación abierta y fluida con el cliente para comprender claramente sus expectativas.
- Establece plazos realistas y factibles basados en la complejidad y los recursos disponibles.
- Prioriza tareas de acuerdo a su importancia y dependencias.
- Realiza un monitoreo constante del progreso y ajusta el plan si es necesario.
- Establece un sistema de seguimiento y reportes para mantener a todos los involucrados informados.
Para profundizar en este tema, puedes consultar los siguientes recursos externos:
- Estrategias de entrega de proyectos de TI y planes de salvaguarda
- 12 pasos para proyectos exitosos de TI
Recuerda que entregar grandes proyectos de TI a tiempo requiere un enfoque estratégico, una planificación clara y una ejecución efectiva. Sigue estas estrategias y recomendaciones para aumentar tus posibilidades de éxito y lograr resultados óptimos en tus proyectos de TI.
