Los procesos de negocio son fundamentales para el buen funcionamiento de una empresa. Sin embargo, en muchas ocasiones, estos procesos pueden volverse obsoletos o ineficientes debido a diversos factores. Es en este momento donde entra en juego la mejora de procesos de negocio. Esta etapa de preparación es vital para lograr cambios exitosos y duraderos en la organización. En este artículo, exploraremos en detalle cómo llevar a cabo esta etapa de preparación y obtener los mejores resultados para el crecimiento y éxito de tu negocio.
Las organizaciones llevan a cabo el ejercicio de mejora de procesos de negocio para mejorar su eficiencia operativa, eliminar procesos redundantes, eliminar el desperdicio y adaptarse a las expectativas de los clientes y, por lo tanto, aumentar sus operaciones para cumplir con las expectativas.
Los programas BPI tienen como objetivo lograr cambios permanentes en los procesos a través de un programa de implementación sostenido y planificado.
Las operaciones comerciales consisten en un laberinto de procesos que se entrelazan, se superponen, se extienden y combinan funciones y departamentos.. Todos los departamentos y funciones deben trabajar en conjunto con una integración perfecta para garantizar que los objetivos comerciales se cumplan dentro del plazo estipulado y con la máxima eficiencia.
La mejora de los procesos de negocio sólo puede tener éxito cuando está encabezada por la dirección y los jefes de las unidades de negocio interesadas. La dirección forma un Equipo Ejecutivo de Implementación que a su vez elige el proceso importante y crítico para el negocio que debe abordarse en el programa BPI además, por supuesto, de redactar, aprobar y permitir las sanciones presupuestarias y las asignaciones de recursos necesarias para el programa. De este modo, la dirección se convierte en patrocinadora del programa BPI y tiene la responsabilidad de comunicarlo en toda la organización.
En la segunda etapa, el EIT nombra un campeón de BPI o se selecciona un propietario del proceso para el proceso elegido. Junto con el Dueño del Proceso, también se forma un Equipo de Mejora de Procesos. Este equipo está integrado por los Gerentes Departamentales y facilitadores del proceso. El equipo PIT encabezado por el Propietario del Proceso recibe capacitación en BPI para equiparse con el concepto, la metodología y las herramientas que se utilizarán para el programa BPI.
Una vez completada la formación inicial, el siguiente paso es construir un Plan PIT inicial. El plan PIT consta de:
- Elaboración del diagrama de bloques del proceso seleccionado para la mejora y determinación de los límites.
- Construir declaración de supuestos
- Elaboración del Plan PIT
Diagrama de bloques
Como se explicó anteriormente, cualquier operación comercial constará de varios procesos comerciales. Es importante identificar y determinar qué proceso de negocio particular se debe tomar para mejorar. Cada proceso deberá identificarse con límites que expliquen en qué punto comienza el proceso y en qué punto termina. Además, el proceso también implicará entradas y salidas a varios otros procesos, departamentos o funciones. Será necesario identificarlos en detalle y será necesario identificar los límites claros del proceso en cuestión.
Selección de proceso e identificación de límites
Ejemplo Fig. 1: Proceso de almacenamiento de gestión de piezas
Ejemplo Fig.2: Proceso de selección de piezas en el almacén
Tomemos el caso del ejemplo anterior. La Fig. 1 representa una descripción general del proceso de almacenamiento. La segunda Fig. 2 muestra un flujo de proceso detallado de una de las actividades que forma parte del Proceso de Almacenamiento. (Destacado en la Fig.1). Como tal, en un programa BPI propuesto, se pueden adoptar mejoras en varios de estos procesos si se determina que generan eficiencias y tienen un impacto comercial. En cada uno de los procesos identificados, el propietario del proceso elabora el punto de inicio y el punto final del proceso que se está llevando a cabo para mejorar y lo recorre en detalle con los líderes del proceso. El plan PIT elaborado contendrá información sobre el proceso seleccionado, los límites, la hora de inicio y finalización del proyecto, los detalles de los propietarios del proceso, los recursos necesarios y el plan de acción para la mejora del proceso.
El plan PIT inicial sirve como guía para todo el programa. A medida que el equipo de PIT se involucra en la revisión del proceso en detalle, los supuestos operativos y todo el proceso en sí pueden sufrir cambios en línea con las expectativas del cliente o los objetivos establecidos.
Autoría/Referencia – Acerca del autor(es)
Mejora de procesos de negocio: etapa de preparación
La mejora de procesos de negocio es una estrategia fundamental para lograr el crecimiento y éxito de una organización. Sin embargo, antes de implementar cualquier cambio, es importante llevar a cabo una etapa de preparación adecuada. En este artículo, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con la etapa de preparación en la mejora de procesos de negocio.
¿Qué es la etapa de preparación en la mejora de procesos de negocio?
La etapa de preparación es el primer paso en el proceso de mejora de procesos de negocio. Durante esta etapa, se realiza un análisis exhaustivo de los procesos existentes en la organización y se identifican los puntos débiles y áreas de mejora. Además, se establecen los objetivos para el cambio y se definen los indicadores clave de desempeño (KPIs) que ayudarán a medir el éxito de la mejora.
¿Cuáles son las actividades clave en la etapa de preparación?
En la etapa de preparación, se llevan a cabo diversas actividades clave, como:
- Identificación de los procesos existentes y su documentación adecuada.
- Análisis de los puntos débiles y oportunidades de mejora.
- Establecimiento de los objetivos a alcanzar con la mejora de procesos.
- Definición de los indicadores clave de desempeño (KPIs) para medir el avance.
- Asignación de los recursos necesarios para implementar los cambios.
- Comunicación y participación de los empleados en el proceso de mejora.
- Establecimiento de un plan de acción claro y realista.
¿Cuáles son los beneficios de una adecuada etapa de preparación?
Una etapa de preparación adecuada en la mejora de procesos de negocio puede tener diversos beneficios, como:
- Identificación de áreas de mejora: La etapa de preparación permite identificar los puntos débiles y áreas de mejora en los procesos existentes.
- Establecimiento de objetivos claros: Durante esta etapa, se definen los objetivos a alcanzar, lo que ayuda a guiar el proceso de mejora y medir su éxito.
- Mejora del desempeño organizacional: Al implementar los cambios necesarios, la organización puede mejorar su desempeño y eficiencia en la realización de sus procesos.
¿Cómo se puede asegurar una exitosa etapa de preparación?
Para asegurar una exitosa etapa de preparación en la mejora de procesos de negocio, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Compromiso de la alta dirección: La participación y compromiso de la alta dirección es fundamental para respaldar y liderar el proceso de mejora.
- Colaboración de los empleados: Involucrar a los empleados en el proceso de mejora, escuchar sus opiniones y valorar sus aportes, aumenta las posibilidades de éxito.
- Utilización de herramientas adecuadas: Contar con las herramientas apropiadas, como software de gestión de procesos, puede facilitar la etapa de preparación.
En conclusión, la etapa de preparación en la mejora de procesos de negocio es esencial para lograr un cambio exitoso. Mediante un análisis profundo, establecimiento de objetivos claros y participación de los empleados, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora y mejorar su desempeño general. Recuerda que cada organización es única, por lo que adaptar el proceso de mejora a las necesidades y características específicas es crucial. ¡Comienza hoy mismo tu viaje hacia la mejora continua de tus procesos de negocio!
Referencias:
[1] https://www.eoi.es/blogs/horizonte-convocatoria-publica/mejora-continua-de-procesos-que-es-y-como-implementarla/
[2] https://blog.uptasker.com.mx/business/etapas-de-la-mejora-continua-de-procesos/
