Proyecto de mejora de procesos de negocio: ejercicio de detalle de procesos

La mejora de procesos de negocio brinda una excelente oportunidad para que las organizaciones revisen sus operaciones existentes, aumenten la eficiencia, eliminen el desperdicio e implementen métodos de trabajo nuevos y mejorados. El terreno para los proyectos BPI no es sólo con organizaciones que pretenden pasar de una operación dependiente de personas a una organización impulsada por procesos, sino también con aquellas organizaciones que ya dependen de procesos pero que buscan perfeccionar sus procesos actuales en línea con las expectativas del cliente, adaptarlos y implementar nuevas tecnologías y elevar sus estándares internos y eficiencias operativas.

El proyecto BPI en la primera etapa implica la selección y formación del equipo del EIT que constituye la Gerencia, especialmente los Gerentes Comerciales y los Gerentes Senior que actuarían como patrocinadores y serían dueños del proyecto desde una perspectiva de gestión. Es el equipo del EIT el que elige o identifica el área y el proceso que se abordarían en el proyecto BPI. El equipo del EIT también juega un papel importante al elaborar y sancionar el presupuesto y los recursos del proyecto.

En la siguiente etapa llegamos a la selección del líder PIT, el equipo PIT y el equipo de subtarea seleccionado del proceso o departamento elegido. En cada nivel de selección de equipos, se debería proporcionar al equipo una formación adecuada en la metodología, el concepto y la técnica del BPI.

La planificación y organización real del proyecto BPI comenzará con el mapeo detallado del proceso seleccionado, la elaboración del diagrama de bloques, la identificación de los límites y la congelación del alcance del proyecto en dicho proceso, seguido de la elaboración de una vista detallada del proceso.

La elaboración de una descripción general detallada del proceso implica identificar y examinar las entradas, la fuente de las entradas, la salida, los clientes a los que el proceso está diseñado para atender en las distintas etapas y los subprocesos con los que interactúa..

Es necesario examinar y documentar la identificación del resultado, capturando los detalles del resultado requerido en términos de la información o datos exactos, el formato, la frecuencia y el modo de los datos de salida que se proporcionarán. A efectos de identificación, ayuda a identificar las diversas categorías de clientes, tanto internos como externos, y otras categorías de clientes a las que sirve el proceso.

El proceso elegido tendría varias categorías de clientes a los que atiende en diferentes momentos. La categorización de clientes puede ser la siguiente:

• Clientes primarios – Los Clientes que son los destinatarios directos del resultado del proceso elegido serían los clientes principales. En el caso del Proceso de Orden de Venta, el Departamento de Logística se convertiría en el cliente Principal.
• Clientes secundarios – En muchos casos, habrá otros Procesos de Negocio que dependerán del resultado del Proceso de Orden de Venta para iniciar su propio proceso y se clasificarán como clientes secundarios. Si en el caso del proceso de orden de venta, el resultado se envía a Finanzas, al equipo de inventario y al departamento de compras para organizar la compra del artículo comprado o a Finanzas para el control y verificación de crédito, todos estos departamentos se convierten en Clientes secundarios. Ayuda a comprender y especificar la importancia del resultado para los clientes secundarios y también a revisar la calidad y la eficiencia del resultado.
• Clientes indirectos – Ayuda a identificar y enumerar todos los clientes indirectos a los que el proceso elegido afecta o atiende a través de su resultado, de modo que el efecto general del resultado del proceso pueda darse a conocer al equipo que participa en las operaciones. Comprender el panorama más amplio y el efecto de la eficiencia operativa y la eficacia del proceso que llevan a cabo se comprendería bien y el equipo se daría cuenta de la importancia de su desempeño en toda la operación comercial. En el caso del proceso de orden de venta, los clientes indirectos pueden ser muchos, incluidos el equipo de fabricación, embalaje, transporte y el almacén, etc.
• Clientes Externos – En el caso del proceso de Orden de Venta, los clientes externos también podrán participar como beneficiarios de actualizaciones y alertas. Si los distribuidores o el cliente final van a recibir una actualización sobre el estado de procesamiento de pedidos de ventas o la confirmación de pedidos, dichos resultados deberían identificarse y cubrirse en los detalles del proceso.

En todos los casos anteriores, es importante que el PIT haga preguntas sobre quién utiliza el resultado, cómo utiliza el cliente el resultado recibido y el efecto de la calidad y corrección del resultado en el proceso del cliente. Ayuda a comprender el estado actual en términos de calidad del resultado, los errores, la retroalimentación y el proceso de corrección que está actualmente operativo.

Cubrir el proceso en detalle, anotar e identificar las entradas, las salidas y los clientes a los que sirve el proceso ayuda a establecer la situación Tal como está, que formará la base para la mejora del proceso.

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