¿Cuál es el punto de planificar? Los beneficios de un plan de negocios de 5 años

Decir que vivimos tiempos «interesantes» es decirlo suavemente.

Todavía estamos sintiendo los efectos de la pandemia global. Los precios del petróleo fluctúan enormemente. La guerra ha regresado a Europa. El clima está en crisis. Ha llegado la IA generativa.

Y el cambio político, social y tecnológico será cada vez más rápido, más frenético y más difícil de prever. Es el epítome de un «mundo VUCA»: volátil, incierto, complejo y ambiguo. [1] Se ha vuelto muy difícil tener una visión clara del futuro.

Después de todo, “Que vivas en tiempos interesantes” siempre fue una maldición.

Pero también hay oportunidades en medio de la imprevisibilidad, si está preparado para aprovecharlas. Y, si bien muchas empresas se quedan en el camino, muchas otras están encontrando formas de sobrevivir y prosperar. Mantienen el control sobre su futuro, por más fracturadas que estén las cosas.

Y normalmente es porque tienen un plan.

Si no planificas, planificas para fracasar

En tiempos turbulentos, la planificación a mediano y largo plazo le permite a usted y a su organización centrarse en las cosas que poder controlar – y al menos ser consciente de las cosas que no poder. Hágalo bien y podrá controlar quién es usted como empresa, qué quiere lograr, cómo lo va a hacer, cuándo y con qué efecto. Y detectará algunas de las dificultades y peligros que se avecinan.

Su plan no es una lista rígida de acciones que puede tomar para garantizar el éxito, porque eso simplemente no es posible ahora (y probablemente nunca lo fue).

Más bien, es un mapa bien pensado para el camino a seguir, con espacio para una pequeña «corrección de rumbo» a lo largo del camino. Y le permite llevar a otros en el viaje con usted. Incluso si la dirección ha sido marcada por la alta dirección, los gerentes de todos los niveles necesitan saber cómo encajan para asegurarse de que se realice el trabajo principal. Sólo entonces podrán inspirar a sus equipos para ayudar a convertir las aspiraciones en acciones.

Sin un plan, estás perdido.

¡Planificación empresarial al estilo familiar!

Conozco el poder de un buen plan por experiencia personal.

Hace dieciocho años, mi vida familiar parecía su propio pequeño mundo VUCA. Mi esposa y yo trabajábamos en la radio y nuestra industria estaba cambiando rápidamente: nueva tecnología, desafíos inesperados, diferentes formas de hacer las cosas. Y en la emisora ​​de radio donde trabajábamos se avecinaba un cambio a gran escala.

Entonces teníamos dos hijos pequeños y, de repente, tuvimos que tomar grandes decisiones: sobre nuestros trabajos, dónde vivir, cómo compartir el cuidado de los niños, qué hacer con las escuelas… Era abrumador tratar de considerarlo todo: saber qué sería lo mejor. para todos y cómo lograrlo todo.

Así que elaboramos un plan quinquenal; uno de escala bastante pequeña, por supuesto, pero, en retrospectiva, en realidad fue un enfoque muy empresarial. Porque cubría muchas de las cosas que las empresas comerciales deben incluir en sus planes (¡simplemente expresadas de manera que tuvieran sentido para dos padres y sus hijos!).

Conceptos básicos de planificación empresarial

A continuación se muestra un ejemplo del tipo de plan de negocios del que estoy hablando. Muestra lo que muchas empresas consideran cuando empiezan, buscan nuevas inversiones, lanzan nuevos productos o servicios o, como nosotros, simplemente necesitan más claridad sobre adónde ir en los próximos años y cómo conseguirlo. allá. Hay nueve componentes comunes:

• Resumen ejecutivo
• Estado de la misión
• análisis FODA
• Metas y métricas
• Análisis de la Indústria
• Análisis de la competencia
• Finanzas
• Plan de marketing
• Conclusión

Y así es como esa recopilación de información, análisis e ideas puede funcionar en la práctica, ¡tal como lo experimentamos mi esposa y yo!

Planificación empresarial en acción

Comenzamos con nuestra versión del resumen ejecutivo – una descripción resumida de toda la información e ideas que estaríamos reuniendo – luego siguió con la redacción de una especie de estado de la misiónen función de quiénes éramos, qué queríamos lograr y por qué sentíamos que era importante.

Para nosotros, eso destacó la importancia de lograr un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal, hacer trabajos que nos apasionaran y encontrar una comunidad donde nuestra familia pudiera prosperar. Para las empresas, suele ser una forma útil de resumir los planes para las partes interesadas (o tal vez para los posibles inversores).

Hicimos nuestra propia versión de un análisis FODA, enumerando todas las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que podríamos imaginar en relación con nuestra familia. A mi esposa y a mí nos encanta aprender, por ejemplo, y podríamos volver a capacitarnos si lo decidiéramos; eso fue una fortaleza. Sin embargo, teníamos poca ayuda con el cuidado de los niños; eso era una debilidad. El valor de nuestra casa había aumentado recientemente, por lo que allí había oportunidades. Pero también vimos un nuevo nivel de competencia por los puestos de trabajo en los que trabajábamos, lo que añadió urgencia a nuestra toma de decisiones.

En un plan comercial, esta es una parte particularmente importante del proceso, ya que ayuda a dar forma a estrategias ambiciosas pero alcanzables y a asegurar el apoyo interno y externo.

Para nosotros, todo esto nos llevó naturalmente a definir nuestra objetivos – y tratando de hacerlo de una manera INTELIGENTE y profesional. Buscamos útiles métrica, incluidos los ingresos que necesitaríamos en diferentes puntos del plan. Y, dado que un objetivo clave era tener más tiempo para los niños, también elegimos algunas formas bastante flexibles de medirlo.

Hicimos nuestro propio tipo de análisis de la Indústria. Como en un típico plan de negocios, pensamos en nuestra industria (la radio) tal como era entonces y en cómo era probable que cambiara en el futuro cercano.

Supongo que incluso hicimos algunos análisis de la competencia – pensando en las personas que podrían venir a buscar nuestros trabajos, así como en las fuerzas del mercado que estaban ejerciendo presión sobre toda la industria.

En ese momento, ya habíamos empezado a pensar en dejar la radio, potencialmente para volver a capacitarnos como profesores. Entonces tuvimos una nueva Público objetivo a la investigación. ¿Hubo suficientes oportunidades para nosotros allí? ¿Qué necesidades podríamos satisfacer y qué teníamos para ofrecer?

Y luego, para lograr ese cambio, ¿cómo mostraríamos nuestra experiencia y habilidades? A plan de marketing Surgió algo así cuando decidimos mejorar nuestros CV y ​​seleccionar personas con quienes hablar. Como en un plan de negocio comercial, todos los análisis anteriores centraron nuestras ideas.

El finanzas fueron particularmente importantes. Como cualquier empresa, revisamos nuestros registros, elaboramos presupuestos e hicimos proyecciones. Cada vez más empresas utilizan algoritmos complejos para hacerlo. Adoptamos un enfoque más sencillo, pero aun así teníamos que ser rigurosos. Cualquier plan quinquenal debe tener sentido financiero, con puntos de control regulares, un poco de margen de maniobra y al menos algún tipo de red de seguridad en caso de que las cosas se pongan muy difíciles.

Mirando hacia atrás, esa parte financiera resultó ser en la que más confiábamos. Nos ayudó a tomar decisiones, nos dio confianza y, en ocasiones, nos enfrentó a duras verdades mientras implementábamos nuestro plan.

El último elemento fue un conclusión, reuniendo todo lo que habíamos recopilado y explorado. En un plan comercial de cinco años, este resumen a menudo se convierte en un llamado a las partes interesadas y un mensaje poderoso a los inversores potenciales. También para nosotros fue un claro llamado a la acción. Cristalizó todo lo que habíamos estado pensando y hablando.

De repente teníamos una ruta a seguir hacia el futuro que queríamos. Esto alimentó nuestra confianza para seguir adelante y, al hacerlo, aprendimos aún más sobre todo el poder de un plan bien elaborado.

Los beneficios de un plan quinquenal

Ya sea que estés gestionando personas en una empresa o en una familia, tener un plan ayuda en todo momento.

Proporciona claridad para todos los involucrados e influye en todo lo que usted hace, desde las personas que reúne a su alrededor hasta los productos o servicios que decide desarrollar y la forma en que termina entregándolos.

Puede ayudarle a conseguir financiación si la necesita y a mantener a sus partes interesadas involucradas e informadas a medida que avanza.

Por muy ocupadas que estén las cosas, tienes un documento al que consultar que te recuerda tu propósito y tus prioridades. Le ayuda a hacer las cosas que le mueven en la dirección correcta y a decir no a las que no.

Es una forma de evitar sentirse abrumado, controlar el estrés y mantenerse motivado. Pero también te permite ver cuándo ajustar un poco tu rumbo, porque, inevitablemente, las cosas cambiarán.

Cinco años después…

Cinco años después de hacer nuestro plan, ambos éramos maestros completamente capacitados, vivíamos en una ciudad nueva y nuestros hijos estaban felices en sus escuelas. Parte de nuestro equilibrio entre el trabajo y la vida personal era correcto, aunque esa parte todavía era un trabajo en progreso. Y habíamos recibido un golpe financiero que tardaría un tiempo en sanar. Pero nuestro plan nos había ayudado a hacer bien las cosas importantes, recuperarnos de algún que otro paso en falso, mantenernos a flote financieramente y prácticamente manejar todas las partes móviles de la vida familiar.

Algunas de las ideas que teníamos en aquel entonces todavía guían nuestras decisiones hoy. Es bueno recordar nuestros objetivos originales y ver hasta dónde hemos llegado. Y es muy posible que repitamos el proceso en poco tiempo. Los niños empiezan a salir de casa. La jubilación ya no es una perspectiva lejana. ¿Dónde queremos estar dentro de cinco años? ahora – ¿Y cómo vamos a llegar allí?

Mientras tanto, es probable que los tiempos sigan volviéndose más “interesantes” para todos. En familias y empresas de todo el mundo, los niveles VUCA pueden dificultar ver algo más allá de las luchas del aquí y ahora.

Pero la experiencia me dice que, cuando sientes que simplemente no tiene sentido hacer planes significativos, es exactamente cuando más los necesitas.

Para obtener más información sobre la planificación empresarial, los miembros de Mind Tools tienen una variedad de recursos para elegir, que incluyen:

Planificación empresarial práctica

Análisis de requisitos comerciales

Análisis FODA

Gestionar en un Mundo VUCA.

Referencia:

[1]Centro de Educación y Patrimonio del Ejército de EE. UU. (2018).¿Quién creó por primera vez el término VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad)? [online]. Disponible aquí. [Accessed June 9, 2023.]

Sobre el Autor:

Después de una carrera de 15 años como presentador y productor de la BBC, Jonathan pasó a la educación, donde pasó una década como profesor y líder escolar. Con numerosos libros sobre la memoria y el aprendizaje de su nombre, recopila preguntas para programas de televisión y dirige el Campeonato Junior de Memoria del Reino Unido. Desde 2019 ha sido escritor y editor en Mind Tools, trabajando en una amplia gama de recursos y copresentando el podcast Expert Voices. Fuera del trabajo, le encanta ver fútbol, ​​cuidar su jardín y correr, desde carreras de 5 kilómetros hasta ultramaratones.