Gestión de beneficios, Parte 3: Cómo identificar los beneficios

¿Alguna vez te has preguntado cómo identificar los beneficios en la gestión de proyectos? En la tercera parte de nuestra serie sobre gestión de beneficios, abordaremos esta importante pregunta. Identificar los beneficios es fundamental para evaluar el éxito de un proyecto y maximizar su impacto. Acompáñanos a descubrir las claves para identificar con precisión los beneficios en la gestión de proyectos y así alcanzar resultados exitosos. ¡No te lo pierdas!

Como se describió anteriormente, el primer paso en el Proceso de Gestión de Beneficios es identificar los beneficios que queremos lograr. Los beneficios no existen de forma aislada, por lo que iniciamos este proceso determinando los objetivos.

Puedes pensar en los objetivos como el estado final deseado. Es probable que los objetivos de la organización ya hayan sido establecidos por la junta ejecutiva, pero si no, tendrás que crearlos desde los primeros principios. Es importante definir objetivos, ya que sin ellos no tienes motivos para querer conseguir ningún beneficio.

Por ejemplo, un objetivo podría ser «Ofrecer la mejor experiencia al cliente de su clase». Los objetivos se pueden registrar en una tabla como se muestra a continuación.

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Ahora que hemos determinado nuestros objetivos (estado final), estamos listos para definir nuestros beneficios. Primero definimos los objetivos o estados finales, ya que estos proporcionan la plataforma desde la cual podemos definir nuestros beneficios. En efecto, los beneficios son las cosas positivas que disfrutará la organización como resultado de haber alcanzado nuestros objetivos deseados (estados finales).

Ya hemos hablado en la primera parte de esta serie de “qué es exactamente un beneficio”. Una cosa a señalar es que mucha gente suele confundir los beneficios y los hitos del proyecto/programa. Por ejemplo, “la nueva fábrica está abierta” es simplemente un hito, pero no un beneficio. Entonces, ¿qué pasa si la nueva fábrica está abierta? Lo que realmente nos interesa son los beneficios que la organización logrará porque la nueva fábrica está abierta. Es mejor crear beneficios que sean objetivos en lugar de subjetivos, de modo que sea más fácil de medir si la nueva fábrica está abierta. se ha obtenido el beneficio. Según el ejemplo anterior, un beneficio relacionado con la creación de la «mejor experiencia para el cliente» podría ser que «aumentemos la retención de clientes en un 5%». Nuevamente, deberíamos registrar los beneficios en una tabla.

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Los beneficios ubicados en la parte superior derecha del diagrama son fácilmente alcanzables pero críticos para el servicio. Estos son nuestros beneficios estrella. Los beneficios con un alto impacto pero una baja probabilidad son de alto riesgo pero importantes para el programa, y ​​necesitaremos dedicar mucha atención y esfuerzo para garantizar que estos beneficios se entreguen.

Al realizar este ejercicio de elaboración de perfiles de beneficios reales, en este punto es una buena práctica reevaluar todos los beneficios con un impacto bajo, particularmente si tienen una baja probabilidad de ver si vale la pena realizarlos. A menudo es mucho mejor eliminar estos beneficios del programa en esta etapa para poder concentrarse en los beneficios clave sin que surjan ruidos de elementos mucho menos importantes. Esto es especialmente cierto en el caso de los beneficios de baja probabilidad, ya que son difíciles de lograr y su fracaso podría provocar el fracaso de todo el proyecto.

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Gestión de beneficios, Parte 3: Cómo identificar los beneficios

Gestión de beneficios, Parte 3: Cómo identificar los beneficios

La gestión de beneficios es un proceso esencial en cualquier negocio o proyecto. En la parte 3 de esta serie, nos centraremos en cómo identificar los beneficios. A menudo, se plantean varias preguntas frecuentes sobre este tema crucial. Aquí responderemos a algunas de las preguntas más comunes.

¿Qué son los beneficios y por qué son importantes?

Los beneficios son los resultados positivos que se obtienen de un proyecto, programa o negocio. Pueden ser económicos, sociales o ambientales. Los beneficios son importantes porque nos permiten evaluar si el proyecto está cumpliendo con sus objetivos y si está generando valor. Además, los beneficios también pueden ayudarnos a tomar decisiones informadas sobre la continuidad o el éxito del proyecto.

¿Cómo se pueden identificar los beneficios?

Identificar los beneficios requiere un enfoque sistemático. Aquí hay algunos pasos clave para hacerlo:

  1. Establecer los objetivos: Antes de identificar los beneficios, debemos clarificar cuáles son los objetivos del proyecto. Estos deben ser claros, medibles y alcanzables.
  2. Identificar las métricas: Las métricas son indicadores específicos que nos ayudarán a medir el progreso hacia nuestros objetivos. Esto podría incluir métricas financieras, de satisfacción del cliente, de impacto ambiental, entre otras dependiendo del tipo de proyecto.
  3. Recopilar y analizar datos: Una vez que las métricas están establecidas, recopilar datos relevantes se vuelve crucial. Esto implica recolectar información precisa y confiable que nos ayude a medir el impacto del proyecto.
  4. Evaluar y cuantificar los beneficios: Con los datos recopilados, podemos evaluar y cuantificar los beneficios. Esto implica analizar el impacto del proyecto en relación con las métricas establecidas.
  5. Comunicar los beneficios: Finalmente, debemos comunicar los beneficios identificados a las partes interesadas pertinentes. Esto ayuda a crear confianza y transparencia en el proyecto.

¿Cómo se pueden medir los beneficios cuantitativos y cualitativos?

Los beneficios pueden ser tanto cuantitativos como cualitativos.

Los beneficios cuantitativos son aquellos que pueden ser medidos en términos numéricos. Por ejemplo, el ahorro de costos, el aumento de ingresos, el tiempo ahorrado, etc.

Por otro lado, los beneficios cualitativos son más subjetivos y no se pueden medir fácilmente con números. Estos pueden incluir mejoras en la calidad de vida de las personas, el fortalecimiento de la imagen de la empresa, el aumento de la satisfacción del cliente, entre otros.

¿Existen herramientas o métodos para identificar los beneficios?

Sí, existen diversas herramientas y métodos que pueden ayudar en el proceso de identificación de beneficios. Algunas de las más comunes son:

  • Árbol de beneficios: Es una técnica que nos permite desglosar los objetivos y los beneficios en una estructura jerárquica.
  • Análisis costo / beneficio: Permite comparar el costo de un proyecto con sus beneficios esperados para determinar su viabilidad.
  • Matriz de beneficios: Es una herramienta que nos ayuda a categorizar los beneficios en función de su impacto y prioridad.

Estas herramientas y métodos pueden variar según el contexto y la industria, por lo que es importante elegir aquellos que mejor se adapten a nuestras necesidades específicas.

¡Esperamos que esta información te ayude a entender cómo identificar los beneficios en la gestión de proyectos! Recuerda que la identificación adecuada de los beneficios es esencial para el éxito y la eficiencia de cualquier proyecto.


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