En el mundo actual en constante cambio, es vital para las organizaciones contar con estrategias efectivas de gestión de programas. La matriz de Eisenhower se ha convertido en una herramienta fundamental para los líderes y profesionales expertos en la materia. Esta metodología, creada por el General Dwight Eisenhower durante la Segunda Guerra Mundial, ha sido adaptada al ámbito empresarial y se utiliza para priorizar tareas, optimizar el tiempo y alcanzar resultados exitosos. En este artículo, exploraremos en detalle cómo funciona la matriz de Eisenhower, sus beneficios y cómo implementarla en la gestión de programas expertos. Descubramos juntos cómo aprovechar al máximo esta poderosa herramienta para lograr el éxito en los proyectos y programas más complejos.
¿A menudo te sientes como si estuvieras en modo de extinción de incendios, lidiando con un flujo constante de problemas urgentes? ¿O siente que está dedicando demasiado tiempo a las tareas equivocadas, de modo que, aunque hace muchas cosas, en realidad no logra nada de importancia real? Si alguna de estas situaciones le resulta familiar, entonces la matriz de Eisenhower podría resultarle útil.
¿Quién fue Dwight Eisenhower?
Desde todos los puntos de vista, Dwight Eisenhower fue un hombre de gran éxito. Fue dos veces presidente de los Estados Unidos. Antes de esto, fue general de cinco estrellas en el ejército de los Estados Unidos y durante la Segunda Guerra Mundial fue Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa.
Como si esto no fuera suficiente, también encontró tiempo para ser el primer Comandante Supremo de la OTAN y sirvió como Presidente de la Universidad de Columbia durante un tiempo. Incluso fue nombrado miembro honorario del Museo Metropolitano de Arte (MoMA) por sus esfuerzos por recuperar obras de arte tomadas por los nazis durante la Segunda Guerra Mundial.
Puedes aprender más sobre Eisenhower aquí.
La matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que puede ayudarle a ser más productivo. Lo hace categorizando y priorizando sus tareas o lista de tareas pendientes. A veces también verá la herramienta denominada Caja de Eisenhower o Matriz de Decisión de Eisenhower. La herramienta surgió a partir de esta cita atribuida a Eisenhower:
LO IMPORTANTE RARA VEZ ES URGENTE Y LO URGENTE RARA VEZ ES IMPORTANTE
Dwight D. Eisenhower
A partir de esta cita, se desarrolló la matriz de Eisenhower donde, utilizando la herramienta, segmentas tus tareas en cuatro categorías.
- Urgente e importante: haces estas tareas inmediatamente.
- Importante, pero no urgente: usted programa estas tareas para más adelante.
- Urgente, pero no importante: usted delega estas tareas si es posible.
- Ni urgente ni importante: elimina estas tareas si es posible.
A continuación se muestra una matriz de Eisenhower. Usar el modelo no podría ser más sencillo: simplemente coloca cada una de tus tareas en uno de los cuatro cuadrantes.
Veamos>
1. Hazlo hoy
Estas son tareas que son importantes y urgentes y que debes realizar de inmediato. Algunos ejemplos de tareas que son a la vez urgentes e importantes incluyen:
- Completar su declaración de impuestos en línea el día de su vencimiento.
- Manejar a un cliente enojado.
- Manejar una solicitud urgente de su jefe que debe iniciarse hoy.
- Redacción de un informe con un plazo ajustado.
- Realizar una demostración del producto a un cliente potencial.
Debido a que estas tareas son importantes y urgentes, debes realizarlas lo antes posible. Una técnica que puede ser útil para mantenerte concentrado en cada tarea es utilizar un Temporizador pomodoro.
2. Horario
Estas son tareas que, si bien son importantes, no es necesario realizarlas de inmediato. Algunos ejemplos de tareas que son importantes pero no urgentes incluyen:
- Desarrollando su red.
- Actualización de la estrategia organizacional.
- Investigar competidores.
- Realizar el trabajo planificado del proyecto.
- Completar una encuesta de satisfacción de los empleados.
- Continuando con tu desarrollo profesional.
Querrá programar estas tareas en su calendario para realizarlas más tarde para no olvidarlas.
3. Delegar
Se trata de tareas que no son importantes pero que deben realizarse de inmediato. Algunos ejemplos de estas tareas incluyen:
- Reserva de vuelos y hoteles.
- Completar su declaración de impuestos en línea mucho antes de su fecha de vencimiento.
- Pagar facturas.
- Reuniones sin agenda ni resultado deseado.
- Correos electrónicos de baja prioridad.
- Tareas del hogar.
Debe intentar delegar tantas de estas tareas como sea posible, ya que, aunque es necesario realizarlas, no lo están moviendo hacia sus objetivos (ni a la organización hacia sus objetivos).
A algunas personas les cuesta entender este cuadrante; por ejemplo, pueden argumentar que reservar un vuelo es importante y urgente porque, si no se hace, se podría perder la oportunidad de contratar a un cliente importante.
Una forma de evitar confusiones y una mejor manera de pensar en este cuadrante es preguntando: «¿Es importante que esta tarea la haga yo?». Claramente, puede ser importante que usted asista a la reunión con el cliente, pero no es importante que usted reserve personalmente su vuelo para llegar a la reunión.
Consejo profesional
En un entorno de oficina, las reuniones inútiles pueden convertirse en una verdadera pérdida de tiempo. Por cada solicitud de reunión que reciba, no la acepte automáticamente. En su lugar, considere si necesita estar allí y también si hay alguien que pueda ir en su lugar.
4. Eliminar
Se trata de tareas que no son ni importantes ni urgentes. Básicamente, estas son las cosas que haces que son simplemente una pérdida de tiempo. Ejemplos de tareas que entran en esta categoría incluyen:
- Navegando por facebook.
- Leer sitios de noticias.
- Cambiando la imagen de fondo de tu escritorio.
- Chismes con colegas.
- Navegación por Internet sin rumbo.
Aunque estas “actividades de escape” son innecesarias, es posible que no desee eliminarlas por completo; por ejemplo, los chismes en la oficina pueden ser útiles hasta cierto punto, y mantenerse al tanto de los asuntos de actualidad también puede ser útil hasta cierto punto.
El punto aquí es cambiar la forma en que realizamos estas tareas para que seamos más conscientes cuando las hacemos. Esto simplemente significa planificarlos en su día en lugar de hacerlos para escapar; por ejemplo, tal vez se permita 20 minutos cada hora del almuerzo para leer las noticias mientras almuerza. Esta es una forma más considerada de leer las noticias que navegar aleatoriamente a lo largo del día.
Una matriz de Eisenhower completa
En el siguiente diagrama puede ver un ejemplo de cómo podría verse la matriz de Eisenhower de alguien hoy en día:
Como>
Trabaja en las cosas correctas
Aunque la matriz de Eisenhower puede ayudarnos a priorizar nuestras tareas, no es infalible. Si no tienes objetivos definidos, resulta muy difícil determinar si algo es importante o no.
Por lo tanto, si ha intentado implementar la matriz de Eisenhower pero ha fallado, es posible que deba revisar sus objetivos.
Leer más: en nuestro gremio para establecer objetivos.
Matriz de Eisenhower: resumen
La matriz de Eisenhower es una herramienta sencilla que puede ayudarnos a ser más productivos. Para ello, clasifica nuestras tareas en una de cuatro categorías: hacer inmediatamente, planificar para más tarde, delegar en otra persona y dejar de hacer.
La matriz de Eisenhower: gestión de programas expertos
La gestión eficiente del tiempo es crucial para el éxito de cualquier programa o proyecto. En este artículo, exploraremos la matriz de Eisenhower, una herramienta desarrollada por Dwight D. Eisenhower, el 34º presidente de los Estados Unidos, para priorizar tareas y tomar decisiones de manera más efectiva.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que ayuda a identificar y organizar las tareas según su urgencia e importancia. Consiste en una matriz de 2×2, donde las tareas se clasifican en cuatro cuadrantes:
- Importante y urgente: Las tareas en este cuadrante son las más prioritarias y requieren acción inmediata. Son las tareas que no se deben postergar y deben abordarse de inmediato.
- Importante pero no urgente: Las tareas en este cuadrante son importantes, pero no requieren una acción inmediata. Estas tareas deben programarse y planificarse para evitar que se conviertan en urgentes más adelante.
- No importante pero urgente: Las tareas en este cuadrante pueden parecer urgentes, pero en realidad no tienen un gran impacto en los objetivos principales del programa. Estas tareas deben delegarse o minimizarse para centrarse en lo que realmente importa.
- No importante y no urgente: Las tareas en este cuadrante son las de menor prioridad y no contribuyen significativamente a los objetivos principales del programa. Estas tareas deben evitarse o posponerse.
Beneficios de utilizar la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower proporciona varios beneficios para la gestión de programas expertos:
- Permite identificar y priorizar las tareas más importantes.
- Ayuda a evitar la procrastinación y el agotamiento.
- Contribuye a una mejor planificación y organización del tiempo.
- Promueve la delegación efectiva de tareas que no son prioritarias.
- Facilita la toma de decisiones basada en las prioridades establecidas.
Cómo utilizar la matriz de Eisenhower
A continuación, se presentan los pasos para utilizar la matriz de Eisenhower:
- Enumere todas las tareas que debe realizar.
- Evalúe la urgencia y la importancia de cada tarea y ubíquelas en el cuadrante correspondiente.
- Divida las tareas del cuadrante «Importante pero no urgente» en subtareas más manejables.
- Establezca un plan de acción para abordar las tareas prioritarias.
- Delegue las tareas no importantes o no urgentes en otros miembros del equipo, si es posible.
- Revise periódicamente y actualice la matriz según sea necesario.
Para obtener más información sobre cómo utilizar la matriz de Eisenhower y optimizar su gestión del tiempo, puede consultar los siguientes recursos externos:
