BPI – Introducción a la medición de procesos

En el mundo empresarial altamente competitivo de hoy en día, es esencial que las organizaciones encuentren formas de mejorar continuamente sus procesos para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes y mantenerse a la vanguardia. Una herramienta clave para lograr esto es la medición de procesos, que proporciona una visión clara de cómo los procesos están funcionando y dónde pueden ser mejorados. En este artículo, exploraremos la introducción a la medición de procesos y cómo la metodología BPI puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones. Si quieres aprender más acerca de cómo medir y mejorar los procesos en tu organización, ¡sigue leyendo!


El proyecto de mejora de procesos comerciales resulta ser la herramienta más efectiva para lograr procesos efectivos y eficiencias operativas en cualquier campo de operaciones comerciales. Las organizaciones utilizan los programas BPI para revisar los procesos existentes, eliminar redundancias y adaptarse a las demandas y condiciones cambiantes de los Clientes.

A medida que el entorno empresarial sigue cambiando y evolucionando, las expectativas del cliente y las condiciones operativas del negocio también siguen cambiando.

Existe la necesidad de que todas las organizaciones empresariales sigan trabajando para mejorar sus procesos internos para mantenerse al día con el entorno cambiante y así mantener la eficiencia necesaria para cumplir con las expectativas de los clientes, así como la optimización de las operaciones..

El punto de partida del ejercicio BPI pasa por ser la formación de un Equipo Ejecutivo de Implementación compuesto por la Alta Dirección y los Jefes de Unidad de Negocio quienes tienen la responsabilidad de ser los patrocinadores del programa y proporcionar los recursos y sanciones presupuestarias necesarias. La segunda responsabilidad principal que tiene el equipo es elegir el proceso que se abordará y modernizará a través del programa BPI.

Bajo el equipo del EIT se encuentran el Líder del PIT y el Equipo del PIT que asumirán la responsabilidad ejecutiva del proyecto. Luego, el líder del PIT comienza a trabajar en el proceso elegido.

La preparación para el ejercicio BPI implica un mapeo detallado del proceso y la creación del diagrama de bloques para dicho proceso después de discutirlo en detalle con los equipos de operaciones y realizar un recorrido por el piso. Luego, el diagrama de bloques se ajusta para marcar los límites, congelando así el punto inicial y el punto final del proceso elegido.

Una planificación adicional implica marcar la fuente de los insumos que entran en dicho proceso, identificando la fuente de insumos y los clientes de salida en las etapas intermedia y final del proceso.

Se debería realizar un examen detallado de los datos que se reciben como entrada, los datos o entregables que se deben enviar como salida del proceso para garantizar que se capturen todos los detalles posibles.

En este punto se hace necesario examinar la precisión de los datos de entrada y salida, los errores, la frecuencia y la estandarización de los datos, así como registrar las expectativas del cliente respecto del proceso.

Una vez que se haya completado y definido todo el mapeo y la descripción general del proceso, el siguiente paso lógico sería tabular las mediciones y los objetivos para el proceso general.. Esta medición ayudaría entonces al equipo del proyecto a centrarse en la mejora del proceso. Aunque los criterios de medición podrían ser varios y exhaustivos, sería aconsejable limitarlos a unas pocas mediciones básicas del proceso, a saber, eficacia, eficiencia y adaptabilidad.

En este punto es importante comprender y apreciar la necesidad de medir el proceso.

La medición del proceso tal como es se convierte en el punto de partida para determinar la mejora y los objetivos del proceso.

Mapear el nivel existente del proceso nos brinda el punto de referencia o la base para trabajar hacia una mejora adicional.

Una vez que se ha determinado y mapeado el desempeño de los procesos actuales, el proceso se puede gestionar, controlar y mejorar utilizando las técnicas BPI.



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BPI – Introducción a la medición de procesos

BPI – Introducción a la medición de procesos

¿Qué es BPI?

BPI, por sus siglas en inglés «Business Process Improvement», se refiere a la mejora continua de los procesos empresariales con el objetivo de aumentar la eficiencia y eficacia de una organización. En resumen, el BPI busca identificar y eliminar los cuellos de botella, reducir los errores y lograr una mayor productividad en las operaciones.

¿Por qué es importante medir los procesos?

La medición de los procesos es fundamental para evaluar su rendimiento y poder identificar áreas de mejora. Al establecer métricas y realizar seguimiento constante, se pueden identificar posibles problemas y tomar acciones correctivas oportunamente. La medición también permite comparar resultados a lo largo del tiempo y con estándares establecidos, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos reales.

¿Qué indicadores se utilizan en la medición de procesos?

Existen diversos indicadores que se pueden utilizar en la medición de procesos, entre los más comunes se encuentran:

  1. Tiempo de ciclo: mide el tiempo total que tarda un proceso en completarse.
  2. Productividad: relaciona la cantidad de productos o servicios generados con los recursos utilizados.
  3. Calidad: evalúa el grado en que un proceso cumple con los estándares establecidos.
  4. Tasa de error: indica la proporción de errores o defectos en el proceso.
  5. Costo: analiza los gastos asociados con el proceso.

¿Cómo se realiza la medición de procesos?

Para llevar a cabo la medición de procesos, es necesario seguir una metodología consistente. Se recomienda seguir los siguientes pasos:

  1. Identificar los procesos: determinar qué procesos serán objeto de medición.
  2. Definir los objetivos: establecer metas claras que se deseen lograr con la medición.
  3. Elegir los indicadores: seleccionar los indicadores más relevantes para cada proceso.
  4. Recopilar datos: recolectar información necesaria para medir los indicadores seleccionados.
  5. Analizar los resultados: interpretar los datos recolectados y compararlos con los objetivos establecidos.
  6. Implementar mejoras: realizar modificaciones en los procesos para lograr mejores resultados en base al análisis realizado.
  7. Monitorear continuamente: realizar seguimiento constante para evaluar la efectividad de las mejoras implementadas.

Conclusiones

En resumen, la medición de procesos en el marco del BPI es una herramienta imprescindible para mejorar la eficiencia y eficacia en una organización. A través de la identificación de indicadores relevantes y un seguimiento constante, es posible optimizar las operaciones de una empresa y lograr resultados satisfactorios. Para obtener más información sobre BPI y la medición de procesos, puedes consultar este artículo de referencia: Artículo BPI.


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