5 formas de evitar la muerte mediante una presentación de PowerPoint

Si nunca has oído la expresión «Muerte por PowerPoint», Estoy seguro de que lo has experimentado. Es esa presentación que parece no terminar nunca; el presentador sigue y sigue… y sigue. Dejaste de escuchar hace media hora. Fue entonces cuando empezaste a prestar más atención al reloj que avanzaba lentamente hasta el final (que esperas que sea pronto), que a la presentación en sí.

Incluso el propio PowerPoint tiene un poco de mala reputación en estos días. Mucha gente lo considera obsoleto y anticuado. Pero la verdad es que no es PowerPoint lo que hace que una presentación sea mala. Muestra nosotros elige usarlo.

En este blog, exploraremos cinco formas en las que puedes dominar PowerPoint. Pero primero, toma nota: la clave para una presentación exitosa es tú! Las ayudas visuales como PowerPoint no son más que un escaparate.

1. Haga un poco de trabajo de preparación para la presentación

Una buena presentación comienza, no con diapositivas, sino con lápiz y papel. Investigue los antecedentes, intereses y capacidades de su audiencia. ¿Qué saben ya, por ejemplo, y qué pueden aprender de usted?

También es necesario planificar y esbozar una historia convincente que atraiga a las personas y transmita su mensaje. Como toda buena historia, debe tener un principio, un desarrollo y un final. Los héroes y villanos pueden ayudar a despertar el interés. Y la historia debe ser identificable para su audiencia en términos de tono, las imágenes de diapositiva que elija y el lenguaje que utilice (por ejemplo, jerga y acrónimos).

2. Establezca el tono correcto y finalice con una nota alta

No tienes más de 30 segundos para captar la atención de tu audiencia. Entonces, ¿qué abridor que llame la atención usarás?

A continuación se muestran algunas opciones de apertura de presentaciones:

• Una cita relevante. («Steve Jobs dijo una vez…«)
• Una estadística impactante. («¿Sabías que sólo el 5 por ciento…«)
• Un desglose de la presentación. (Bríndeles a las personas un resumen de lo que se cubrirá y por qué).
• Haz una pregunta retórica.
• Escenario imaginario.
• Cuente una historia o un chiste divertido y relevante. (Opción potencialmente riesgosa, ¡así que tenga cuidado!)
• Lanza una bola curva. (Una estadística, pregunta o historia aparentemente aleatoria que, en última instancia, se relaciona con su punto).

Su audiencia no recordará más que un puñado de puntos clave. Pero, si los detalles son cruciales, inclúyalos en un folleto que puedan leer más tarde. Intente centrarse en tres o cuatro declaraciones de apoyo para cada uno de sus puntos clave.

Y CElabora un final poderoso que refuerza la relevancia que tu perspectiva tiene para sus carreras y vidas. Puede resultar fácil concentrar la mayor parte de su tiempo en la creación de diapositivas. Sin embargo, siempre debes tener en cuenta el panorama general y siempre debes construir tu historia hacia un final.

3. Cree diapositivas elegantes y con estilo

Una vez que tengas tu historia escrita, puedes comenzar a diseñar tus diapositivas. Herramientas en línea como Canva y Adobe expreso son excelentes para crear diapositivas de presentación atractivas y profesionales de forma rápida y sencilla.

Es importante pensar en los aspectos prácticos. ¿Las diapositivas, por ejemplo, se mostrarán en formato panorámico con una proporción de 16:9? ¿O estándar con 4:3? Esto puede parecer un pequeño detalle, pero puede marcar una gran diferencia en términos de impacto visual.

Si la habitación es luminosa, cree diapositivas con un fondo claro y texto oscuro. Por el contrario, si la habitación está oscura, las diapositivas oscuras con imágenes y texto brillantes funcionarán mejor.

La coherencia también es importante. Cada encabezado de diapositiva debe tener la misma fuente, tamaño de fuente y ubicación en la página. No utilice más de dos fuentes o su presentación puede verse desordenada. Y elige tu estilo de fuente con cuidado. Los tipos de letra serif, como Times New Roman, quedan bien en los libros, pero las diapositivas lucen mejor con una elegante fuente sans-serif.

A toda costa, evite el uso de malas ilustraciones, fotografías de archivo que causen vergüenza y animaciones inútiles. Estos pueden abaratar su mensaje y, a menudo, parecer de aficionados. Y asegúrese de presionar «presente»; de lo contrario, su presentación solo ocupará una pequeña porción de su pantalla y hará que sea aún más difícil interactuar con ella.

Dicho esto, puedes romper cualquiera de estas reglas para lograr un énfasis dramático, pero ten cuidado cuando lo hagas y ¡nunca lo hagas más de una o dos veces!

4. Haz que tu audiencia se concentre

Lo más importante es captar la atención de tu audiencia de inmediato y luego mantenerla. Quieres que tu audiencia se vaya habiendo aprendido algo. Por lo tanto, ¡haga que sea lo más fácil posible para las personas captar su mensaje «desde el principio»!

En su charla Ted, «Cómo evitar la muerte con PowerPoint», el experto en capacitación y asesoramiento profesional David JP Phillips recomienda que los presentadores se concentren en un mensaje clave por diapositiva y no incluyan más de seis objetos (o líneas) en cada uno. Más allá de esto, argumenta, se incrementará el tiempo que les toma a las personas «ver» (y digerir) la información en un 500 por ciento.

Utilice el contraste para dirigir la atención de su audiencia hacia donde usted la desee. La gente se centra naturalmente en objetos en movimiento, textos más grandes y fuertes contrastes. También les atraen los colores de señalización, como el rojo, el naranja y el amarillo. Por lo tanto, tenga en cuenta estos factores cuando diseñe sus diapositivas.

5. ¡Todo se trata de ti!

Finalmente, recuerda que, en última instancia, es tú ¡A lo que la audiencia debería prestar atención, no a tus diapositivas!

PowerPoint se puede utilizar para crear excelentes ayudas visuales, pero el éxito de su presentación está determinado por la forma en que las realiza. Por lo tanto, cuenta tu historia con una presencia física convincente y segura, y domínala ensayándola de 10 a 15 veces.

Después de todo, ¿qué harías si tu monitor dejara de funcionar? Si has ensayado adecuadamente, esto no será más que un inconveniente. Los presentadores bien ensayados también se asegurarán de mantener a raya el primer síntoma de Death by PowerPoint: ser un orador que tiene que leer sus propias diapositivas.

Una buena postura y lenguaje corporal también pueden ayudar a que la atención del público se fije firmemente en ti y pueden ocultar el nerviosismo o la inseguridad. Asegúrate de pararte con los pies separados y los hombros cuadrados, de cara al público. Mantenga la cabeza en alto, pero evite relajarse o ponerse rígido. Utilice gestos con las manos, especialmente para enfatizar puntos clave.

Moverse por la habitación también puede crear energía positiva. Aunque debes tratar de evitar bloquear la vista de tus diapositivas por parte de las personas si haces esto.

Si su presentación dura más de 10 a 15 minutos, recuérdele a su audiencia lo que se ha dicho hasta ahora. Ayúdelos a comprender, en cada paso del camino, qué está sucediendo y qué significa la información o los datos.

Finalmente, no hay nada más incómodo para usted o el público que cuando la gente no está segura de cuándo aplaudir o cuándo termina la presentación. Entonces, déjenos una nota clara y final. Aclare a su audiencia cómo su presentación es relevante para ellos y cómo puede ayudarlos. Haga que su final sea memorable dejando a las personas con una última anécdota o ejemplo. O utilice una estadística o cita poderosa que resuma sus hallazgos.

Recursos recomendados para evitar la muerte mediante PowerPoint

Para obtener más información sobre presentaciones, consulte estos otros recursos en Mind Tools. (Tenga en cuenta que algunos recursos están limitados únicamente a los miembros de Mind Tools).

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