20-10-30 Regla de presentación

chico kawasakiuno de los primeros empleados de Apple, defendió el concepto de evangelista de la marca para describir su posición. Pasó la mayor parte de su tiempo trabajando para generar una base de seguidores para Macintosh, la familia de computadoras Apple. Hoy trabaja como evangelista de marca para Canva, una herramienta de diseño gráfico en línea. Dada su importante experiencia en presentaciones para cautivar al público, el 10-20-30 es una fórmula exitosa que los consultores podrían seguir para generar acción en el cliente. Kawasaki introdujo y describió por primera vez este concepto en su libro, El arte del comienzo.

Las deficiencias de PowerPoint

Las presentaciones son uno de los métodos de comunicación más utilizados en la mayoría de las corporaciones. Tanto empleados como directivos y líderes suelen recurrir a presentaciones de PowerPoint para preparar sus informes y discursos ante los Consejos. Sin embargo, muchos expertos académicos y de la industria abogan contra el uso de presentaciones de PowerPoint, especialmente en momentos críticos.

Edward Tufte

Edward Tufte Sostiene que reducen el timbre analítico de la comunicación. En otras palabras, las diapositivas de presentación carecen de la resolución necesaria para transmitir el contexto de forma eficaz:

debilitan el razonamiento verbal y espacial y casi siempre corrompen el análisis estadístico.

Tufte sostiene que tratamos las diapositivas más como un medio para la autoexpresión que como un medio para conectar con nuestra audiencia. Sus ejemplos más reveladores de cómo las presentaciones corrompen nuestra elegancia de expresión son sus crítica de las diapositivas de la NASA del Desastre del transbordador Columbia y una parodia de Abraham Lincoln La direccion de Gettysburg condensado en una plataforma de PowerPoint.

Al condensar a la fuerza nuestras ideas en viñetas, frases y diapositivas, Tufte sostiene que rompemos el flujo narrativo y aplanamos la información que intentamos transmitir. En particular, afirma que los viñetas de las presentaciones no pueden representar bien las relaciones lógicas y, por lo tanto, diluyen el proceso de pensamiento de la audiencia. El mensaje resultante está diluido, carece del énfasis adecuado y no comunica el contexto de manera muy efectiva.

Caso – IBM

en su panfleto^[1]Tufte presenta un caso en IBM^[2] en defensa de sus críticas a las presentaciones de PowerPoint:

Cuando Louis Gerstner asumió la presidencia de IBM, se encontró con una gran empresa atrapada en presentaciones rituales de estilo diapositivas:

Una de las primeras reuniones que solicité fue informar sobre el estado de la [main- frame computer] negocio. Recuerdo al menos dos cosas sobre esa primera reunión con Nick Donofrio, quien entonces dirigía el negocio System/39O. Una es que yo… experimenté una repetición de mi primer día de trabajo. Una vez más, me encontré sin una placa para abrir las puertas del complejo, que albergaba al personal de todos los principales grupos de productos de IBM, y nadie allí sabía quién era yo. Finalmente convencí a un alma bondadosa para que me dejara entrar, encontré a Nick y comenzamos.
Algo así como.
En ese momento, el formato estándar de cualquier reunión importante de IBM era una presentación utilizando retroproyectores y gráficos que los IBMers llamaban “foils”. [projected transparencies]. Nick estaba en su segundo papel cuando me acerqué a la mesa y, tan cortésmente como pude frente a su equipo, apagué el proyector. Después de un largo momento de incómodo silencio, simplemente dije: «Hablemos de tu negocio».
Menciono este episodio porque tuvo un efecto dominó no intencionado, pero terriblemente poderoso. Esa tarde, un correo electrónico sobre mi pulsación del botón de apagado del retroproyector recorría el mundo. ¡Habla de consternación! Era como si el presidente de Estados Unidos hubiera prohibido el uso del inglés en las reuniones de la Casa Blanca.

Caso – Amazonas

Esta deficiencia es tan frecuente en la industria que Amazon prohibió las presentaciones de PowerPoint. En lugar de presentaciones, Bezos comenzó a iterar un enfoque para compartir información que implica escribir memorandos de entre dos y seis páginas de largo. El correo electrónico original de Bezos explicando la decisión se conserva en Ram Charan y el libro de Julia Yang El sistema de gestión amazónico:

Lo que buscamos es un texto narrativo y bien estructurado, en lugar de solo texto. Si alguien crea una lista de viñetas en Word, sería tan malo como PowerPoint.
La razón por la que escribir un buen memorando de cuatro páginas es más difícil que «escribir» un PowerPoint de 20 páginas es porque la estructura narrativa de un buen memorando obliga a pensar mejor y a comprender mejor qué es más importante que qué y cómo se relacionan las cosas.
Las presentaciones estilo PowerPoint de alguna manera dan permiso para pasar por alto las ideas, suavizar cualquier sensación de importancia relativa e ignorar la interconexión de las ideas.

Caso – Procter & Gamble

Partiendo de esta idea, Procter & Gamble (P&G) cultura corporativa utiliza una poderosa disciplina llamada Memo de una página para una comunicación clara y concisa.

La cultura corporativa de P&G requiere que cualquier idea o propuesta quepa en un lado de una hoja de papel y debe seguir un formato predecible. Según el libro de Charles Decker, Ganar con el P&G 99el memorando de una página consta de los siguientes elementos narrativos:

• Declaración de propósito: Una oración introductoria que exponga de manera concisa y sucinta el motivo de la recomendación. Proporciona un contexto para el memorando en su conjunto.
• Fondo: Análisis fáctico que conecta el propósito del memo con los objetivos estratégicos de la empresa o la marca. También proporciona hechos en relación con el problema que se supone que aborda la recomendación.
• Recomendación: La propuesta específica sobre cómo resolver el problema o aprovechar la oportunidad detallada en la sección de antecedentes.
• Razón fundamental: Los motivos de la recomendación y la lógica mediante la cual se llegó a ella.
• Discusión: Detalles de la recomendación, preguntas anticipadas o áreas de preocupación, evaluación de riesgos, identificación de otras alternativas, detalles de la recomendación
• Próximos pasos: Quién dará seguimiento a la recomendación, para qué fechas objetivo trabajarían, qué acciones tomarían para ejecutar la recomendación.
• Exhibiciones de apoyo: Otra información complementaria según corresponda

Charles Decker afirma:

Si puedes aprender a escribir un memorando de P&G, podrás aprender a pensar. El memorando se convierte en una herramienta de codificación de conocimientos, una forma de presentar ideas, argumentos y recomendaciones en un lenguaje y estilo que todos en P&G entienden.

Ganar con el P&G 99 también cita a un ejecutivo de una agencia de publicidad:

P&G parece haber descubierto que si estructura la información de ciertas maneras, la gente la entenderá fácilmente, surgirán buenas ideas y las malas quedarán expuestas. Realmente creo que eso es lo que les ha hecho tener tanto éxito. Cometen menos errores porque los encuentran antes de que sucedan.

Además, el renombrado equipo de ventas de P&G utiliza un Formato de venta persuasivo (PSF) narrativa estructurada siguiendo líneas similares.

Soporte para presentaciones de PowerPoint

A pesar de ello, PowerPoint tiene sus defensores, como Jean-Luc Dumont, que ofreció contraargumentos a favor.^[3] de presentaciones de PowerPoint bien diseñadas y entregadas.

PowerPoint es una magnífica herramienta de presentación que, cuando se utiliza correctamente, puede ser una ayuda visual eficaz para los oradores profesionales. Sin embargo, en manos de presentadores inexpertos que no tienen ojo para el diseño, puede allanar el camino para diapositivas discordantes y poco atractivas. Lamentablemente, el mundo empresarial está repleto de presentaciones mediocres que simplemente no hacen justicia a las capacidades de PowerPoint como gran herramienta de comunicación. Afortunadamente, hay personas como Guy Kawasaki que pueden mostrar cómo diseñar y realizar presentaciones de PowerPoint atractivas.

La regla 10-20-30 de Kawasaki

Kawasaki abogó por la regla 10-20-30 de PowerPoint, que se basa en la idea de que una presentación:

Debe tener diez diapositivas, no durar más de veinte minutos y no contener fuentes menores a treinta puntos.

Aunque Kawasaki originalmente pretendía que fuera para emprendedores y propietarios de nuevas empresas, este principio se aplica a todo tipo de presentaciones. Si sigue esta guía, podrá evitar errores básicos de diseño y, en última instancia, destacarse entre el vasto mar de presentaciones mediocres.

10 diapositivas

Kawasaki cree que es un desafío para el público comprender más de diez conceptos durante una presentación. Teniendo esto en cuenta, los consultores deberían intentar crear presentaciones de PowerPoint con no más de diez diapositivas. Usar menos diapositivas y centrarse en los elementos críticos ayuda a su audiencia a comprender los conceptos que comparte con ellos.

En la práctica, esto significa crear diapositivas que sean específicas y directas al grano. Por ejemplo, supongamos que está presentando el éxito de su reciente compromiso estratégico. Probablemente el análisis de su estrategia fue extenso y tomó una serie de acciones diferentes para obtener sus recomendaciones. En lugar de describir cada aspecto de su análisis, utilice sus diapositivas para describir sus recomendaciones.

Esto podría verse como diapositivas individuales para resumir el problema que analizó, sus objetivos, los pasos que tomó para alcanzar su recomendación y el impacto comercial que su cliente puede lograr al implementar sus recomendaciones.

Es importante tener en cuenta que no debería haber cantidades abrumadoras de texto en las diapositivas. Quieres que sean concisos. Su audiencia debería obtener la mayor parte de la información de las palabras que usted pronuncia; sus diapositivas deben ser más complementarias que explicativas.

20 minutos

Una vez que haya dedicado tiempo a pensar en sus diez puntos clave, deberá presentarlos en 20 minutos. Saber que solo tendrás 20 minutos también hace que sea más fácil planificar y estructurar tu charla, ya que sabrás cuánto tiempo dedicar a cada diapositiva, para abordar todos los puntos relevantes. Además, los ejecutivos son personas ocupadas. Como consultor, les hará un gran favor a sus partes interesadas si pudiera resumir la información clave y entregarla en 20 minutos.

Kawasaki reconoce que los plazos de presentación a menudo pueden ser más largos. Sin embargo, terminar en los 20 minutos deja tiempo para discusiones valiosas y preguntas y respuestas. Ahorrar tiempo en su presentación también deja espacio para dificultades técnicas.

Fuente de 30 puntos

Si ha estado entre el público durante una presentación, probablemente sepa que las diapositivas con fuentes pequeñas pueden ser difíciles de leer y desviar su atención del orador.

La regla final de Kawasaki es que ninguna fuente dentro de su presentación debe tener un tamaño menor a 30 puntos. Si ya siguió las reglas anteriores, entonces debería poder mostrar sus puntos clave en sus diapositivas en una fuente lo suficientemente grande para que los usuarios puedan leer. Ya que tus puntos clave son breves y enfocados. Por lo tanto, no habrá mucho texto para que tu audiencia lea. Además, pasarán más tiempo escuchándote hablar en lugar de tener dificultades para leer las diapositivas que presentas.

Dado que el tamaño de fuente promedio recomendado para accesibilidad es 16, el uso de una fuente de 30 puntos garantiza que todos los miembros de su audiencia puedan leer e interactuar con sus diapositivas.

Relevancia

La regla 10-20-30 de Kawasaki tiene ahora más de una década. Aunque PowerPoint sigue siendo el software de presentación más utilizado en la actualidad, ya no es el único. Han surgido varios competidores que ofrecen características atractivas que vale la pena considerar. Además, la forma en que la gente usa PowerPoint ha evolucionado con el tiempo. Aún así, la regla 10-20-30 es tan relevante hoy como cuando Kawasaki la publicó originalmente.

Brevedad

Muy poco ha cambiado con el diseño de diapositivas. Por eso, los presentadores aún agrupan múltiples ideas en una sola presentación. Muchos presentadores no seleccionan el contenido para filtrar el material innecesario y conservar solo lo esencial.

Entonces, en lugar de llenar cada diapositiva con texto innecesario, intente identificar los puntos más destacados y luego haga un resumen basado en ellos. Utilice la menor cantidad de texto posible para evitar abrumar a su audiencia con una avalancha de ideas. Si no es necesaria una diapositiva, retírela. Recuerde, usted es la estrella de su presentación, no el presentador ni nada más. Asegúrese de que toda la atención permanezca en usted.

Capacidad de atención

Estamos en la era de las redes sociales donde el mejor contenido es breve y rápido. La gente aprecia las cosas que no les quitan mucho tiempo. Los períodos de atención se han vuelto tan cortos que los consumidores esperan que usted vaya inmediatamente al grano. Al realizar una presentación, considere el tiempo y el nivel de interés de su audiencia. Incluso si tienes una hora, prepárate para un discurso que no dure más de veinte minutos. Utilice el tiempo extra para configurar su equipo o realizar una sesión de preguntas y respuestas o lluvia de ideas.

eliminar la pelusa

El universalmente reconocido Ted habla requiere que los oradores pronuncien sus discursos en dieciocho minutos o menos. Eso no les impide comunicar ideas brillantes que vale la pena compartir. Si tiene una limitación de tiempo impuesta, se verá obligado a editar su discurso meticulosamente hasta que se ajuste a las necesidades básicas. Recorta todas las cosas innecesarias para poder poner lo esencial en el centro de atención. Recuerde que su objetivo no es bombardear a su cliente con ideas, sino inspirarlo con algunas que puedan mejorar sus organizaciones.

Garantizar la legibilidad

La regla número uno de las presentaciones es simple: el público es el jefe. Dondequiera que estés en el proceso de presentación, siempre debes poner a tu audiencia en primer plano. Por ejemplo, lo que ven las personas en la primera fila también debe ser visto claramente por los de la última fila. Optimice el tamaño de fuente de su texto para adaptarse a todos sus espectadores. Cuando vea personas entrecerrando los ojos, comprenda que algo no está bien con el tamaño de fuente de su presentación.

Implementación de la regla 10-20-30

Kawasaki no pretendía que la regla 10-20-30 se aplicara pedantemente en contextos comerciales y presentadores. En cambio, lo estableció como una guía para los presentadores que desean mejorar sus presentaciones y, en consecuencia, sus presentaciones. Entendió que cada situación es única, por lo que esta regla no es talla única.

En lugar de seguir la regla de los veinte minutos, aplique la regla del tercio que sugiere que la duración de su discurso debe ser un tercio del tiempo que le dan.Al crear presentaciones, en lugar de preguntar cuántas diapositivas debería tener, pregunte cuántas necesita.
Finalmente, puedes doblar la regla de la fuente de treinta puntos sin romperla. Es solo el tamaño de fuente mínimo recomendado, por lo que puede aumentarlo a medida que disminuye la cantidad de palabras que usa por diapositiva.

En última instancia, debes considerar las necesidades de tu audiencia en lugar de subirte al tren sin pensar. Lo que funciona para uno puede no siempre funcionar para usted.