Los sistemas de mesa y juntas/comisiones en los departamentos son piezas clave para el funcionamiento correcto y eficiente de cualquier organización. Estas estructuras permiten la toma de decisiones, la coordinación de tareas y la comunicación efectiva entre los miembros de un equipo. En este artículo, exploraremos en profundidad cómo funcionan estos sistemas y cómo pueden mejorar la productividad y el desempeño de los departamentos. Si quieres descubrir qué características deben tener los sistemas de mesa y las juntas/comisiones para garantizar el éxito de tu organización, ¡sigue leyendo!
Estamos en el siguiente nivel de comprensión de los departamentos dentro de las organizaciones. En el artículo anterior entendimos sobre el personal de línea y las agencias auxiliares y la organización de negocios en departamentos basada en los cuatro principios de finanzas, procesos, clientela y geografía. Este artículo examinará la distribución de autoridad dentro del departamento.
Según la distribución de autoridad, existen dos sistemas principales, a saber, el sistema de oficina y el sistema de junta o comisión dentro de los departamentos.. Cuando toda la autoridad administrativa recae en una sola persona dentro del departamento, entonces el sistema es Oficina.
Cuando un organismo plural tiene todo el poder administrativo, entonces el sistema se conoce como Junta o Comisión. Ahora, la siguiente pregunta obvia que nos viene a la mente es cómo decidir qué sistema utilizar. Según el autor Raj Kumar Pruthi, en su libro Organizaciones administrativas, existen condiciones que determinan la elección de los sistemas:
- Si el departamento va a realizar trabajos de carácter administrativo, el sistema de Oficina es más apropiado. Explica además que para las funciones administrativas se requiere una rápida toma de decisiones, unidad de mando y prontitud para un desempeño eficiente y esto sólo se puede lograr cuando las responsabilidades y el poder se invierten en un solo individuo.
- Cuando la naturaleza del trabajo es tal que se debe mantener mucha discreción y cuidado con respecto a información que afecta a un gran número de personas, como la redacción de políticas, reglas y regulaciones, el sistema del tipo Junta o Comisión funciona mejor.
Además, cuando una organización tiene que realizar ambos tipos de funciones, también en esos casos los sistemas de la Junta funcionan mejor.
En resumen, para servicios y funciones que requieren inteligencia colectiva, puntos de vista holísticos y toma de decisiones madura, un sistema de Junta funciona bien ya que hay más miembros para llegar a decisiones equilibradas.
El sistema de Junta o Comisión se sigue bajo las siguientes condiciones:
- Organizaciones que desempeñan funciones cuasi judiciales y cuasi legislativas como la Junta de Ferrocarriles del Gobierno de la India.
- Organizaciones que ejercen grandes poderes discrecionales para desempeñar sus funciones, como la Comisión de Servicio Público.
- Organizaciones que necesitan representación de diferentes grupos para poder funcionar objetivamente como la Junta Arbitral de Conflictos Laborales
- En países como Estados Unidos, donde también se incluye representación del partido de oposición. El ejemplo es la Comisión de Aranceles de EE. UU.
Ha habido mucho debate entre los académicos sobre si las organizaciones públicas y sus estructuras difieren inherentemente de las de las organizaciones privadas.
Algunos apoyan el argumento diciendo que sí y otros dicen que la diferencia está ahí, pero sólo en la presencia de trámites burocráticos en las organizaciones públicas.
Quienes se oponen a la declaración argumentan que las organizaciones públicas son muy diferentes de las privadas en términos de falta de flexibilidad, control gubernamental excesivo, falta de indicadores claros de desempeño como pérdidas y ganancias y mucho énfasis en las reglas y la jerarquía.
Algunos investigadores como Pugh, Hickson y Hinnings señalaron que el tamaño de la organización y los desarrollos tecnológicos son otros determinantes importantes de las estructuras y jerarquía de cualquier organización.
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Sistemas de mesa y juntas/comisiones en departamentos
En los departamentos de cualquier organización, es común encontrar sistemas de mesa y juntas/comisiones que son fundamentales para el funcionamiento efectivo del departamento. Estos sistemas y juntas/comisiones ayudan a promover la comunicación, la toma de decisiones y el logro de los objetivos establecidos. En este artículo responderemos a algunas de las preguntas frecuentes sobre estos sistemas y juntas/comisiones.
¿Qué es un sistema de mesa en un departamento?
Un sistema de mesa, también conocido como sistema de trabajo, es una forma estructurada de organizar las actividades y el flujo de trabajo en un departamento. Estos sistemas definen cómo se asignan las tareas, se llevan a cabo las reuniones y se toman las decisiones. El objetivo principal de un sistema de mesa es garantizar la eficiencia y la colaboración dentro del departamento.
¿Cuál es la importancia de los sistemas de mesa en un departamento?
Los sistemas de mesa son importantes en un departamento porque proporcionan una estructura clara y organizada para el trabajo en equipo. Estos sistemas ayudan a mejorar la comunicación interna, facilitando el intercambio de ideas y la resolución de problemas. Además, los sistemas de mesa permiten distribuir equitativamente las responsabilidades entre los miembros del departamento, evitando la duplicación de esfuerzos y maximizando la eficiencia del equipo.
¿Qué son las juntas/comisiones en un departamento?
Las juntas/comisiones son grupos de personas que se reúnen regularmente para discutir temas específicos y tomar decisiones relacionadas con el departamento. Estas juntas/comisiones pueden estar enfocadas en áreas como la planificación estratégica, la gestión de proyectos, la resolución de conflictos, entre otros. La creación de juntas/comisiones permite que los diferentes miembros del departamento aporten sus conocimientos y experiencias para lograr resultados más efectivos.
¿Cuál es el propósito de las juntas/comisiones en un departamento?
El propósito principal de las juntas/comisiones en un departamento es promover la colaboración, el intercambio de ideas y la toma de decisiones conjuntas. Estas juntas/comisiones son espacios donde se discuten problemas y se proponen soluciones, permitiendo que los miembros del departamento trabajen de manera conjunta para alcanzar los objetivos establecidos. Además, las juntas/comisiones juegan un papel clave en el seguimiento y la evaluación del progreso de los proyectos y actividades del departamento.
¿Cómo se deben organizar las juntas/comisiones en un departamento?
Para organizar juntas/comisiones efectivas en un departamento, es importante seguir algunos pasos clave. Primero, es necesario definir el propósito y los objetivos de la junta/comisión. Luego, se deben seleccionar cuidadosamente a los miembros que participarán, asegurando que tengan las habilidades y el conocimiento adecuados para contribuir de manera eficaz. Además, se deben establecer agendas claras para las reuniones, asignando tiempos específicos para cada tema a tratar. Por último, es fundamental asignar a alguien la función de tomar nota y redactar las actas de las reuniones para mantener un registro claro y accesible de las decisiones tomadas.
Referencias externas:
- Ejemplo1.com: Importancia de los sistemas de mesa en la organización
- Ejemplo2.com: Cómo organizar juntas/comisiones efectivas
- Ejemplo3.com: Beneficios de las juntas/comisiones en el trabajo en equipo
En resumen, los sistemas de mesa y las juntas/comisiones desempeñan un papel fundamental en los departamentos de las organizaciones. Estos sistemas fomentan la colaboración, mejoran la comunicación interna y contribuyen a la toma de decisiones efectivas. Organizar juntas/comisiones adecuadamente es crucial para lograr resultados exitosos y alcanzar los objetivos establecidos por el departamento.