¿Qué es organizar? Definición, características, principios, proceso e importancia

La organización es una de las habilidades fundamentales en todos los aspectos de nuestra vida. Ya sea en el ámbito personal, laboral o académico, una buena organización nos permite optimizar el tiempo, mejorar la eficiencia y alcanzar nuestros objetivos de manera más efectiva. ¿Pero qué es realmente organizar? En este artículo, exploraremos la definición de la organización, sus características principales, los principios que la rigen, el proceso para llevarla a cabo y su importancia en nuestra vida diaria. ¡Prepárate para descubrir cómo el arte de organizar puede transformar tu vida!

¿Qué es organizar?

Organizar es el proceso de combinar todos los recursos organizacionales y establecer relaciones productivas entre ellos para lograr objetivos predeterminados de manera efectiva y eficiente. Organiza cuatro grupos, incluidos dinero, materiales, máquinas y mano de obra, y los impulsa a contribuir con sus esfuerzos colectivos al logro de un único objetivo.

La organización es la segunda función más importante de la gestión. Es el método de asignar actividades entre los individuos y definir su autoridad y responsabilidad. También define las relaciones formales entre individuos al realizar el trabajo en conjunto o como un solo organismo para el logro de objetivos comunes.

La función organizadora de la dirección implica una serie de actividades que un directivo debe realizar:

  • Identificación de actividades específicas.
  • Agrupación de actividades en puestos de trabajo.
  • Asignación de puestos de trabajo a grupos formales.
  • Establecer una red de relaciones de autoridad y responsabilidad.
  • Proporcionar un marco para la medición, evaluación y control.

Los académicos han definido la organización como:

  • De acuerdo a, Theo Haiman – Organizar es el proceso de definir y agrupar las actividades de la empresa y establecer la relación de autoridad entre ellas.
  • Stoner y Freeman – Organizar es el proceso de organizar y asignar trabajo, autoridad y recursos entre los miembros de una organización para que puedan alcanzar los objetivos de la organización.

Por lo tanto, organizar es el proceso de identificar las actividades requeridas, agruparlas en puestos, asignar puestos a distintos titulares de puestos y crear una red de relaciones entre ellos para que se logren las metas y objetivos de la organización.

Y, para ello, es responsabilidad del gestor intentar hacer lo más sencillo.

Características de la organización

La naturaleza/rasgos o características comunes de la organización son:

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Identificación de actividades

Toda empresa establece el logro de objetivos definidos. Para realizarlo, es imprescindible realizar muchas actividades. Uno de los componentes importantes de la organización es identificar varios tipos de actividades que deben realizarse para lograr los objetivos definidos.

Cuando la cantidad de objetivos planificados para la empresa es mayor, las actividades de la empresa van a ser mayores. Las actividades de la empresa dependen de su naturaleza y tamaño.

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Agrupación de Actividades

Todas las actividades identificadas de la organización deberán clasificarse según la idea de carácter común y se agruparán en un grupo o subgrupo. Esta parte de la organización implica la creación de departamentos y secciones para trabajos específicos como producción, marketing, finanzas, recursos humanos, etc.

Nuevamente, un departamento también podría subdividirse en secciones y unidades de trabajo individuales utilizando el concepto de división del trabajo y especialización. Esto suele ser útil para cuidar la coordinación y ejercer control sobre las actividades.

Acumulación de recursos

Los recursos son esenciales para el buen funcionamiento de una empresa. Estos recursos implican mano de obra, materiales, máquinas, dinero y tecnología. el suministro de los recursos necesarios facilita el desempeño uniforme y fluido de la empresa, lo que respalda el suministro de productos de calidad y la prestación de servicios de calidad a tiempo.

Definición de jerarquía de posiciones

Se trata de una estructura adecuada en la que la jerarquía de autoridad de cada miembro está claramente definida. La jerarquía de autoridad se forma formalmente sobre la idea de un grado de responsabilidad y rendición de cuentas. Aclara el papel de cada individuo desde el nivel superior hasta los niveles subordinados.

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Un trabajo de nivel superior necesita más habilidades, experiencia y responsabilidad. Se implementa una secuencia de comandos para determinar el progreso del trabajo de los respectivos subordinados.

Asignación de trabajos

Todas las obras de una empresa se dividen en unidades en función de su naturaleza común. Cada trabajo se asigna a diferentes personas en función de sus habilidades, capacidades y conocimientos.

La asignación del puesto de trabajo adecuado a las personas adecuadas desarrolla entre ellas la práctica de la especialización y la eficiencia. Esto minimiza el desperdicio de materiales, averías de máquinas y costes de equipos y supervisión.

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Establecimiento de una relación de autoridad y responsabilidad

Para el funcionamiento sistemático de la función gerencial, es esencial determinar la relación de autoridad y responsabilidad de todos los trabajadores desde el nivel superior hasta los niveles subordinados. La responsabilidad laboral debe atender a los trabajadores basándose en su habilidad y eficiencia.

De la misma manera, la autoridad competente debe tender a la idea de su nivel de responsabilidad. La paridad entre autoridad y responsabilidad anima a los empleados a intentar realizar los trabajos asignados de forma coherente y con la mayor eficiencia.

Evaluación del desempeño

La organización también implica la evaluación del desempeño real logrado dentro de un tiempo estipulado. Después de un tiempo de implementación del plan, es fundamental evaluar el trabajo real realizado.

Facilita la comparación del trabajo real completado con la estimación planificada y requiere medidas correctivas si el trabajo real completado no está de acuerdo con el trabajo planificado. Es de ayuda para satisfacer objetivos determinados en el tiempo definido.

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Principios de organización

La organización también tiene varios principios, como la gestión, para que sea más aplicable en todo tipo de lugares de trabajo. Los principios son:

Unidad de objetivos

A este principio todos deben aportar su esfuerzo para la consecución de un único objetivo. Todos los componentes (personas, material, grupos, departamento) deben diseñarse de manera que el esfuerzo de todos se vea en la consecución de un único objetivo.

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Especialización

El principio de especialización significa que a cada uno se le debe asignar sólo una tarea específica que realizar y debe ser con respecto a su conocimiento, experiencia y capacidad. Les ayuda a desarrollar eficiencia y confianza en sí mismos.

Coordinación

La coordinación es la base de la organización, promueve un ambiente de trabajo armonioso en la organización entre varios departamentos y empleados. El gerente debe esforzarse por lograr una buena relación entre los empleados y los departamentos.

Autoridad y responsabilidad

Organizar supone autoridad y la responsabilidad son las dos ruedas de un carro. Siempre que se asigna una responsabilidad debe haber suficiente autoridad para realizarla y viceversa. Debe haber un equilibrio entre ellos.

Delegación de autoridad

La delegación de autoridad a los subordinados es importante para continuar con las funciones de la organización cuando el alto directivo está de licencia o en cualquier otro momento. Aquí, se otorga a los subordinados la autoridad para realizar la tarea del gerente, pero solo por un tiempo limitado.

Unidad de comando

La unidad de mando supone que un empleado no puede realizar tareas de manera eficiente cuando se le asignan muchas tareas a la vez. Por lo tanto, garantiza que en una organización debe haber una tarea para un empleado a la vez.

Cadena escalar

La cadena escalar es como una cadena que no se debe romper. Según este principio, la línea de autoridad no debe romperse, debe ser recta de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.

Ámbito de control

Este principio de organización establece que un supervisor no debe tener muchos subordinados bajo su supervisión. Hace que el control sobre ellos sea ineficaz, se debe tener subordinados controlables para que la supervisión se haga de manera efectiva y se logre la productividad.

Excepción

Este principio establece que la alta dirección debe concentrarse sólo en actividades excepcionales, es decir, grandes planes y formulación de políticas. Y, para las actividades rutinarias y repetitivas, la dirección de bajo nivel debería ser responsable. Ayuda a conseguir eficiencia en ambas posiciones.

Eficiencia

La eficiencia en una organización significa la tasa de logro de metas determinadas. A través de la organización, cada elemento de la organización se coloca en el lugar correcto, lo que a su vez brinda una estructura organizacional óptima y el logro de las metas deseadas.

Balance

El principio de equilibrio garantiza que nadie se estrese por la carga de trabajo. Las funciones deben repartirse por igual a todos, es decir, el trabajo asignado a los departamentos o individuos debe equilibrarse con su capacidad.

Homogeneidad

El principio de homogeneidad significa que a cada departamento de la organización se le deben asignar funciones homogéneas, es decir, los mismos objetivos de tareas deben dividirse en un grupo.

Continuidad

Dado que la organización es un proceso continuo, este principio establece que hasta que la empresa exista, ésta debe ser revisada y actualizada.

Sencillez

Este principio establece que siempre que un gerente diseña una estructura organizacional, debe ser simple y comprensible para todos los empleados.

Proceso de organización

El proceso de organización incluye cuatro pasos esenciales. Ellos son;

Division de trabajo

Este es el primer paso que se concentra en dividir una tarea compleja en partes pequeñas para realizar cada tarea fácilmente. Ya que nadie es capaz de realizar demasiadas tareas a la vez física y mentalmente incluso si es un experto en algún campo.

La división del trabajo permite a los empleados elegir los trabajos que mejor se adapten a sus intereses y talentos. Les facilita el trabajo y su mejor beneficio es que les ayuda a desarrollar la especialización y aumentar la productividad.

Agrupación de Actividades

El segundo paso implica la clasificación de los objetivos organizacionales en función de su naturaleza y tipos. El gerente debe crear diferentes grupos, subgrupos y departamentos. Cada grupo debe tener una tarea específica y además estar autorizado por alguna autoridad para realizarla.

Esto garantiza que la dirección mantenga una coordinación efectiva y ejerza control sobre las actividades asignadas.

Delegación de autoridad

Delegar autoridad significa otorgar autoridad a subordinados inferiores para realizar tareas determinadas. Por lo general, la autoridad se otorga sólo por un período determinado.

Nadie puede completar su tarea si sólo tiene el deber de completarla pero no tiene autoridad para tomar decisiones relevantes. El gerente debe otorgar suficiente autoridad cada vez que les asigne funciones. Hace que los subordinados se sientan seguros y desarrollan un sentimiento de responsabilidad propia. Sin embargo, debe garantizar el equilibrio entre la autoridad otorgada a los subordinados y el alcance de sus responsabilidades.

Coordinación de Trabajo

El último paso del proceso de organización es hacer coordinación la organización. El gerente debe mantener una comunicación continua con sus compañeros de trabajo y aportar fluidez en el desempeño. El gerente debe permitir un entendimiento mutuo entre los empleados y todos los departamentos y desarrollar un sentimiento de esfuerzo grupal y espíritu de equipo para alcanzar las metas organizacionales.

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¿Cuál es la importancia de organizarse?

Hay muchos beneficios de organizarse para una organización. Desarrollar una estructura organizativa eficaz es imprescindible para lograr el funcionamiento adecuado en el lugar de trabajo.

La importancia de la organización se puede señalar en los siguientes puntos:

  • Promueve una gestión eficaz y eficiente.
  • Fomenta la especialización.
  • Reduce la duplicación.
  • Equilibrio perfecto entre autoridad y responsabilidad.
  • Utilización efectiva de los recursos humanos.
  • Coordinación en la organización.
  • Aumenta la productividad y la satisfacción laboral.
  • Base para lograr las metas y objetivos definidos por la organización.

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En conclusión…

Por tanto, la función organizadora de la gestión es esencial. Es una forma de alinear todos los recursos de la organización en sincronía. La eficacia en la organización es igual a la eficacia en el desempeño de la organización.

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¿Qué es organizar? Definición, características, principios, proceso e importancia

¿Qué es organizar?

La organización es un concepto fundamental en el ámbito empresarial y en la vida diaria. Se refiere a la acción de ordenar, planificar y gestionar de manera eficiente los recursos disponibles para alcanzar determinados objetivos. Organizar implica estructurar, asignar tareas y coordinar esfuerzos para lograr resultados con eficacia y eficiencia.

Características de la organización

La organización posee varias características importantes:

  1. Estructura: La organización establece una distribución jerárquica y funcional de las actividades, roles y responsabilidades dentro de una empresa u organización. Esto permite establecer líneas de autoridad y comunicación claras.
  2. Planificación: La organización implica una planificación detallada de las acciones y recursos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos. Esto incluye la asignación de recursos financieros, humanos y materiales de manera adecuada.
  3. Coordinación: La organización requiere de una coordinación efectiva entre los diferentes departamentos, equipos y personas involucradas en un proyecto. La comunicación y el trabajo en equipo son fundamentales para lograr una adecuada coordinación.
  4. Orden: La organización se basa en establecer un orden lógico y estructurado en las actividades y procesos de una organización. Esto facilita la identificación y ejecución de tareas de manera eficiente.
  5. Flexibilidad: Aunque la organización establece una estructura y planificación, también debe permitir la adaptación y flexibilidad ante posibles cambios o imprevistos. Es importante poder ajustar los planes y recursos según las necesidades cambiantes.

Principios de la organización

Existen ciertos principios que guían el proceso de organización:

  1. Principio de la unidad de mando: Cada persona debe recibir instrucciones de un solo superior para evitar confusiones y conflictos.
  2. Principio de jerarquía: La organización debe establecer una cadena de mando clara, donde se defina la autoridad y responsabilidad de cada nivel jerárquico.
  3. Principio de coordinación: Los diferentes elementos de la organización deben trabajar en conjunto y coordinadamente para lograr los objetivos comunes.
  4. Principio de delegación: Es fundamental delegar autoridad y responsabilidad a los diferentes niveles de la organización para agilizar la toma de decisiones y promover la participación de los miembros del equipo.
  5. Principio de eficiencia: La organización busca lograr los objetivos con los recursos disponibles de la manera más eficiente posible, minimizando el uso de recursos y maximizando los resultados.

Proceso de organización

El proceso de organización se compone de varias etapas:

  1. Análisis: Se realiza un análisis de la situación actual, identificando los recursos disponibles, las necesidades y los objetivos a alcanzar.
  2. Planificación: En esta etapa se definen los objetivos, se establecen las estrategias y se determinan los recursos necesarios para lograrlos.
  3. Estructuración: Se establece una estructura organizativa, definiendo las funciones, roles y responsabilidades de cada miembro del equipo.
  4. Asignación de tareas: Se asignan las tareas y actividades a los miembros del equipo, considerando sus habilidades y capacidades.
  5. Coordinación: Se promueve la comunicación y coordinación entre los miembros del equipo para garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
  6. Evaluación: Se realiza un seguimiento y evaluación del proceso de organización para identificar posibles mejoras y ajustes necesarios.

Importancia de la organización

La organización es esencial en cualquier ámbito de la vida, ya que permite optimizar el uso de los recursos, mejorar la productividad y alcanzar los objetivos de manera efectiva. Algunas razones por las que la organización es importante son:

  1. Optimización de recursos: La organización permite utilizar de forma eficiente los recursos disponibles, evitando desperdicios y maximizando su uso.
  2. Aumento de la productividad: Una organización adecuada mejora la productividad, ya que las tareas se realizan de forma más ordenada y eficiente.
  3. Mejora en la toma de decisiones: Una estructura organizativa clara facilita la toma de decisiones, ya que define las responsabilidades y autoridades.
  4. Reducción de conflictos: La organización establece claridad en las funciones y roles, evitando conflictos y malentendidos entre los miembros del equipo.
  5. Adaptación al cambio: Una organización bien estructurada tiene mayor capacidad para adaptarse a los cambios del entorno y aprovechar las oportunidades.

En resumen, la organización es un proceso fundamental que permite gestionar y ordenar de manera eficiente los recursos para alcanzar los objetivos propuestos. Su correcta implementación mejora la productividad, reduce conflictos y optimiza el uso de los recursos disponibles.


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