¿Qué es la gestión de programas? – Gestión de programas expertos

La gestión de programas es el arte de coordinar y supervisar múltiples proyectos relacionados con un objetivo común. En un mundo cada vez más complejo y globalizado, esta disciplina se ha vuelto crucial para el éxito y la eficiencia de las organizaciones. En este artículo, exploraremos en profundidad qué es la gestión de programas y cómo los expertos en esta área pueden ayudar a las empresas a alcanzar mejores resultados. ¡Descubre cómo convertirte en un verdadero líder en gestión de programas y potenciar tu carrera profesional!

En este artículo quiero cubrir exactamente de qué se trata la gestión de programas. El PMI define la gestión de programas como “un grupo de proyectos relacionados gestionados de forma coordinada para obtener beneficios y control que no se obtienen si se gestionan individualmente”. Si bien esa definición sin duda tiene sentido, quiero examinar por qué existe la gestión de programas y observar las áreas clave de la gestión de programas para darle una buena idea de lo que implica.

¿Por qué existe la gestión de programas?

Muchas organizaciones consideran que es necesario gestionar iniciativas muy complejas. Estas iniciativas pueden combinar entrega de software, entrega de hardware, nuevos modelos de negocios, procesos de negocios nuevos o modificados, nuevos socios y canales de distribución, nuevas estructuras organizacionales e incluso pueden resultar en cambios en las capacidades de la organización en su conjunto.

La lista de cambios anterior cubre sólo algunos de los que pueden ocurrir en una iniciativa compleja; por supuesto, podría haber muchos más. Debido a que estas iniciativas son tan complejas, cuando se inician es posible que no se conozcan o comprendan los resultados finales y, por lo general, ni siquiera se entiende qué proyectos deben ejecutarse. Con toda esta complejidad, múltiples proyectos que abarcan múltiples partes de la organización, entregables desconocidos y con una capacidad organizacional diferente al final de la iniciativa, no es difícil ver por qué la gestión de proyectos tradicional fracasa. Así, la gestión de programas surgió de la necesidad de gestionar cuerpos de trabajo complejos y de gran alcance más allá del alcance de la gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión de programas?

Revisemos la definición de gestión de programas del PMI como “un grupo de proyectos relacionados gestionados de forma coordinada para obtener beneficios y control que no se obtienen al gestionarlos individualmente”. Con suerte, en los párrafos anteriores se puede ver la necesidad de este enfoque integrado cuando la iniciativa es compleja en su ejecución y amplia en su impacto organizacional. Pero ¿qué significa, a nivel práctico, este enfoque integrado? Creo que la mejor manera de responder a esta pregunta es observar las áreas principales que abordará un gerente de programa mientras ejecuta un programa.

Las cinco áreas principales que un gerente de programa abordará durante el ciclo de vida del programa son las siguientes:

  1. Gobernanza del programa
  2. Liderazgo del programa
  3. Gestión financiera
  4. Ejecución del programa
  5. Planificación del programa

Repasemos cada una de estas categorías para brindarle una comprensión amplia y de alto nivel de la gestión de programas.

1. Gobernanza del programa

La gobernanza del programa implica definir la estructura de gobernanza para que el programa pueda ser guiado y dirigido durante su ejecución. Hay dos partes en esto:

Parte 1: El director del programa establecerá su equipo de gestión del programa para que pueda dirigir cada uno de los proyectos del proyecto. Normalmente, el equipo estará formado por directores de proyecto y, opcionalmente, directores de programa (que ejecutan los subprogramas). En esta etapa, el director del programa también establecerá las reglas operativas para el programa, como la frecuencia con la que se reunirá el equipo, el proceso de gestión de riesgos, prácticas de comunicación, prácticas de presentación de informes, etc., estableciendo esencialmente la cadencia operativa del programa.

Parte 2: Mientras que el director del programa dirige los proyectos individuales, se establecerá un comité directivo (que incluirá a un patrocinador del programa) para dirigir y dirigir el programa en general. Este comité directivo estará compuesto por altos líderes dentro de la organización y también proporcionará un vínculo con la dirección estratégica de la organización.

2. Liderazgo del programa

El término liderazgo se elige deliberadamente porque la gestión de programas está más cerca del liderazgo que de la gestión de tareas, y este tema se refiere a las prácticas del director del programa al dirigir el programa. Esto incluirá liderar reuniones de alto nivel para desarrollar el plan. Proporcionar orientación a los directores de proyectos sobre cómo estructurar sus planes. Revisión y aprobación de todos los planes del proyecto. Aquí el director del programa buscará garantizar que se resuelvan las dependencias entre proyectos y que los planes de los proyectos individuales se ajusten al plan del programa.

El director del programa también es la “cara” del programa y, como tal, dedica la mayor parte de su tiempo a comunicarse y establecer conexiones. Debido a que los programas son grandes empresas que frecuentemente involucran a cientos o incluso miles de personas, es el director del programa quien está “en el punto” del programa. Al comunicarse periódicamente de forma amplia con todo el equipo y más allá, utilizando una variedad de canales, todos los miembros de la organización que estén ligeramente afectados por el programa deben saber quién es el director del programa. Luego, estas personas tienen en el administrador del programa, alguien a quien pueden contactar si tienen alguna pregunta o inquietud sobre el programa. Si el director del programa no puede responder la pregunta por sí mismo, establecerá una conexión con la persona adecuada dentro del equipo de gestión del programa para abordar la pregunta o manejar el problema.

El director del programa también consolida los informes de estado de los proyectos individuales y proporciona una visión general del progreso del programa al grupo directivo, escalando los problemas (a menudo presentados como decisiones) según sea necesario.

3. Gestión financiera

Este aspecto de la gestión del programa se relaciona con las políticas y prácticas financieras utilizadas para gobernar el programa. Debido a que los programas son mucho más grandes que los proyectos, los costos incurridos serán significativamente mayores. Para entender por qué, examinemos primero los costos involucrados en un proyecto típico. Para nuestro ejemplo, tenemos un proyecto de TI (solo recursos) compuesto por un equipo de 10 personas, que demora 4 meses en completarse y con una tarifa cargada internamente de $1000 por día. Esto daría como resultado un costo del proyecto (suponiendo 20 días hábiles por mes) de $800 000 ($1000 x 20 x 4 x 10). Como los programas se componen de múltiples proyectos, sus costos suelen ser de un orden de magnitud mayores. Como ejemplo de esto, consideremos rápidamente lo que podría haber implicado que Apple ejecutara el programa para iniciar el iPAD.

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Incluso ignorando los costos de investigación y desarrollo de hardware y software, Apple seguiría incurriendo en el costo de comprar las piezas para construir los iPAD, tal vez 5 millones de unidades a, digamos, 50 dólares por unidad. Son 250 millones de dólares sólo en componentes. Luego tendrían que equiparse y luego administrar una fábrica para construir los dispositivos. Esto fácilmente podría costar más de 5 millones de dólares. Entonces necesitarían importantes esfuerzos de marketing en todos los territorios de lanzamiento, para incluir anuncios de televisión, anuncios impresos, campañas externas, presentaciones itinerantes, etc. Incluso suponiendo que lancemos en sólo 5 territorios y tengamos un presupuesto modesto de 5 millones de dólares por territorio, eso sigue siendo otros 25 millones de dólares en costos. También tendrían costos de distribución para llevar los dispositivos desde la fábrica a los canales minoristas. Los costos de diseño, fabricación y localización de las bonitas cajas en las que vienen los iPAD. Además de muchos más costos. Todos estos costos y proyectos deberían coordinarse, gestionarse y entregarse en el momento adecuado. Espero que esto les dé una idea de por qué no es raro que los programas tengan un presupuesto de entre 200 millones de dólares y más de mil millones de dólares.

Como puede ver en el ejemplo anterior, no solo se incurre en un mayor costo al ejecutar programas que en proyectos, sino también mayores tipos de costos incurridos. Debido a que los costos y los tipos de costos incurridos son mucho mayores, los programas necesitarán aparatos diferentes a los proyectos para gestionar los costos involucrados. La gestión financiera del programa generalmente involucrará a líderes de alto nivel, como el director financiero. La gestión del presupuesto del programa normalmente tendrá sus propios hitos y revisiones de puntos de control.

4. Ejecución del programa

Esta categoría abarca todo lo demás que debe hacerse para respaldar la ejecución del programa. Incluirá, pero no se limitará a:

Examinemos la Garantía del programa de la lista anterior. Debido a que los programas implican presupuestos tan grandes, la garantía del programa es una función que funciona independientemente del programa en nombre del comité directivo del programa. La función de la garantía del programa es proporcionar una garantía independiente al comité directivo de que el programa se está ejecutando de acuerdo con cualquier política o norma que deba cumplirse, como las normas Sarbanes-Oxley o ISO.

5. Planificación del programa

Una gran parte del tiempo de un director de programa se dedicará a la planificación del programa. No se trata de planificar cómo se podría pensar en ello dentro de un contexto de gestión de proyectos. Los planes de proyecto se elaboran para entregar entregables y paquetes de trabajo. Los planes del programa son algo diferente. Son una visualización integrada de los entregables clave del programa. El plan del programa se estructurará de manera que proporcione beneficios de la mejor manera posible a la organización.

Tenga en cuenta que la planificación de programas también abarca la gestión y resolución de las dependencias entre proyectos. Cada organización o administrador de programa individual tendrá su propia forma de gestionar las dependencias, pero una forma común es utilizar una red de dependencia de beneficios.

Los programas son grandes y complejos, por lo que normalmente los planes se crearán en varias iteraciones e implicarán una planificación tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. De arriba hacia abajo en el sentido de que el director del programa brindará orientación a los equipos del proyecto sobre cuándo sus proyectos deben entregar qué. De abajo hacia arriba en el sentido de que los gerentes de proyecto trabajarán dentro de su equipo de proyecto para producir el plan de abajo hacia arriba y entregárselo al gerente de programa. Si este plan encaja bien dentro del plan general del programa, entonces genial; si no, entonces se inicia una negociación y el plan (proyecto o programa) se recalibra, y el plan del programa inicial está listo para su aprobación.

Resumen

La necesidad de gestión de programas surge cuando las organizaciones desean gestionar cuerpos de trabajo complejos que abarcan múltiples unidades funcionales de una organización, lo que potencialmente tiene un gran impacto en la forma futura de la propia organización. Los directores de programas coordinan una serie de proyectos para obtener beneficios para la organización que no podrían lograrse si los proyectos se ejecutaran de forma independiente, pero los directores de programas no son directores de proyectos. Las cinco categorías principales dentro de las cuales trabajará un gerente de programa, descritas en detalle anteriormente, son: gobernanza del programa, liderazgo del programa, gestión financiera, ejecución del programa y planificación del programa. Este artículo apenas ha arañado la superficie de lo que es la gestión de programas; encontrará mucha más información relacionada con la gestión de programas en el resto de este sitio.

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¿Qué es la gestión de programas? – Gestión de programas expertos

¿Qué es la gestión de programas?

La gestión de programas es una disciplina que se encarga de coordinar y supervisar un conjunto de proyectos relacionados entre sí, con el fin de lograr objetivos estratégicos y beneficios que no podrían alcanzarse de manera individual. Esta disciplina se basa en la aplicación de conocimientos, técnicas y herramientas de gestión para garantizar la ejecución exitosa de los programas y maximizar el impacto en la organización.

¿Cuál es la diferencia entre gestión de programas y gestión de proyectos?

Aunque la gestión de programas y la gestión de proyectos se relacionan entre sí, existen diferencias significativas en cuanto a su alcance y enfoque. Mientras que la gestión de proyectos se centra en la ejecución exitosa de un proyecto específico, la gestión de programas tiene una visión más amplia y se enfoca en la coordinación de varios proyectos para lograr objetivos estratégicos y beneficios organizacionales a largo plazo.

La gestión de programas también implica una mayor complejidad debido a la interdependencia de los proyectos involucrados. Se requiere una planificación detallada, una gestión efectiva de los recursos y una comunicación clara y transparente para asegurar el éxito de un programa.

¿Cuáles son las responsabilidades de un gestor de programas?

Un gestor de programas es el responsable de asegurar que los proyectos se ejecuten de acuerdo con el plan estratégico establecido y que estén alineados con los objetivos de la organización. Algunas de las responsabilidades clave de un gestor de programas incluyen:

  1. Planificación y coordinación: El gestor de programas debe planificar y coordinar las actividades de los proyectos involucrados, asegurando que se cumplan los plazos y se asignen los recursos adecuados.
  2. Gestión de riesgos: Es fundamental identificar y gestionar los riesgos asociados a los proyectos del programa, anticipando posibles problemas y tomando medidas preventivas.
  3. Comunicación y stakeholders: El gestor de programas debe establecer una comunicación efectiva con todas las partes interesadas (stakeholders) involucradas en el programa, manteniéndolas informadas y garantizando su participación activa.
  4. Seguimiento y control: Es necesario realizar un seguimiento continuo de los proyectos y evaluar su progreso, asegurando que se cumplan los objetivos y que se realicen ajustes y mejoras cuando sea necesario.
  5. Implementación de mejores prácticas: El gestor de programas debe aplicar las mejores prácticas de gestión de programas y proyectos para asegurar la eficiencia y calidad en la ejecución.

En resumen, la gestión de programas es una disciplina clave para las organizaciones que desean alcanzar sus objetivos estratégicos de manera efectiva. Los gestores de programas son responsables de coordinar y supervisar proyectos relacionados entre sí, asegurando su ejecución exitosa y maximizando los beneficios para la organización.

Para obtener más información sobre la gestión de programas, te recomendamos visitar los siguientes enlaces:

  1. https://www.pmi.org/learning/library/program-management-8081
  2. https://www.projectmanagement.com/practices/methodologies/program-management


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