Proceso de solicitud de cotizaciones de logística de contratos

En el mundo de los negocios, la optimización de los procesos de logística es de vital importancia para garantizar el éxito de un contrato. La elección de los proveedores adecuados y la obtención de cotizaciones justas son elementos clave en este proceso. En este artículo, exploraremos en detalle el proceso de solicitud de cotizaciones de logística de contratos, ofreciendo consejos útiles y mejores prácticas para asegurar una gestión eficiente y rentable de la logística en tu empresa. Si estás buscando mejorar tus habilidades en este ámbito y maximizar los resultados de tus contratos, ¡sigue leyendo para descubrir todo lo que necesitas saber!


La subcontratación de la función logística central del almacenamiento se está volviendo rápidamente popular no solo para las empresas multinacionales con operaciones globales sino también para todas las organizaciones del sector mediano y pequeño.

La subcontratación puede dividirse en dos categorías. Una categoría sería el flujo a través de almacenes, centros de fusión y distribución que no son más que puntos de consolidación en la red de la cadena de suministro. Estos pueden ser la gestión de productos terminados o suministros de materias primas o incluso repuestos, etc. El tamaño del proyecto es relativamente más pequeño y no se espera que el almacén mantenga inventarios más allá de unos pocos días.

La segunda categoría de almacenes podrían ser los centros de distribución más grandes que gestionan el inventario de productos terminados y operaciones relacionadas a gran escala, que atienden exportaciones o suministros a una región, continente o país o almacenes de materias primas entrantes que gestionan operaciones JIT o VMI, en la gestión de plantas, Operaciones de planta FG, etc. Estas operaciones de almacén son de naturaleza crítica y se clasifican principalmente por el volumen y el valor del inventario mantenido, el tamaño de las operaciones y su posición relativa y son importantes en la red de la cadena de suministro.

En el primer caso de un centro de consolidación de flujo, la selección de un proveedor 3PL es relativamente más simple y los criterios son menores. En el segundo caso, los gerentes de SCM del Comprador y de adquisiciones tienen que establecer un proyecto para publicar la RFP, invitar a los postores, evaluarlos, negociar y adjudicar el contrato.

La RFQ debe contener detalles completos de dicho proyecto para permitir que el 3PL proponga una solución y prepare un documento de diseño de la solución. La RFQ debe contener al menos los siguientes detalles como información mínima:

  • Explicación detallada de los requisitos comerciales, especificaciones del servicio junto con detalles del proceso comercial, proceso y producto de TI, etc.
  • El alcance del proyecto debe cubrir detalles de actividades, volúmenes, infraestructura de TI, requisitos de interfaz, requisitos de informes, etc.
  • Enumere el nivel de servicio esperado junto con las métricas de rendimiento para todas las operaciones del almacén.
  • Fechas de RFQ para reuniones de proveedores, presentaciones y presentación de ofertas.
  • Amplitud del proyecto que incluye cronogramas para la selección de un proveedor, criterios y proceso de selección, implementación del proyecto y puesta en marcha.
  • Período de contrato y extensiones
  • Expectativas, metodología y enfoque de precios y costos.
  • Requisitos de cumplimiento legales y estatutarios.
  • Requisitos de responsabilidad que incluyen responsabilidad de inventario, responsabilidad de terceros y seguros.
  • Términos del contrato y acuerdo y borrador del contrato propuesto.
  • Cualquier requisito específico del comprador con respecto a servicios o proyecto, etc.
  • Acuerdos de confidencialidad si los hubiera.

Proceso de solicitud de cotización

El documento de solicitud de cotización normalmente lo prepara el gerente de funciones comerciales junto con el líder del proyecto y los líderes de adquisiciones.

Una vez que se prepara el documento y se implementan los procesos internos y la aprobación, el departamento de adquisiciones emite la solicitud de cotización a todos los proveedores del mercado o a los proveedores preseleccionados.

Después de la solicitud de cotización, el comprador invita a todos los participantes a una sesión de preguntas y respuestas, ya sea en una reunión cara a cara o por correo. Normalmente, todas las respuestas a las preguntas recibidas se publican para todos los proveedores participantes para garantizar oportunidades justas para todos.

Se puede permitir que los proveedores se reúnan y discutan el alcance en detalle o visiten el sitio propuesto para recopilar más detalles.

El comprador facilita aclaraciones y discusiones con todos los grupos funcionales comerciales internos relevantes siempre que los proveedores lo requieran para poder brindarles una mejor comprensión del requisito.

En la fecha de vencimiento de la solicitud de cotización, los proveedores deben presentar un documento detallado de respuesta a la oferta.

La lista corta de proveedores se realiza internamente con la participación de equipos funcionales relacionados y líderes de proyectos. Los documentos de respuesta se estudian, califican y tabulan basándose en una evaluación del diseño, la capacidad y el precio de la solución. Los proveedores preseleccionados tienen la oportunidad de presentar la solución al equipo del comprador en fechas seleccionadas.

La selección final ocurre después de que el proveedor es seleccionado internamente y el departamento de adquisiciones negocia aún más con el proveedor seleccionado y llega a términos y condiciones aceptables.

Por último, se obtiene la aprobación de la gestión interna del interesado, se anuncia el proveedor seleccionado y se entrega la carta de intención al proveedor seleccionado.



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Preguntas frecuentes sobre el proceso de solicitud de cotizaciones de logística de contratos

Contratar servicios logísticos para tu empresa puede ser un proceso complicado y confuso. Afortunadamente, el proceso de solicitud de cotizaciones de logística de contratos puede ayudarte a encontrar la mejor opción para tus necesidades. En este artículo, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre este proceso.

1. ¿Qué es el proceso de solicitud de cotizaciones de logística de contratos?

El proceso de solicitud de cotizaciones de logística de contratos es una forma de solicitar presupuestos y evaluar diferentes proveedores de servicios logísticos antes de contratarlos. Consiste en enviar una solicitud detallada a varios proveedores, quienes proporcionarán información sobre los servicios que ofrecen y los costos asociados.

2. ¿Por qué es importante solicitar cotizaciones de logística de contratos?

Solicitar cotizaciones te permite comparar diferentes proveedores de servicios logísticos y encontrar el más adecuado para tu empresa. Esto te permite obtener la mejor relación calidad-precio y asegurarte de que los servicios contratados se adapten a tus necesidades específicas.

3. ¿Cómo puedo solicitar cotizaciones de logística de contratos?

Para solicitar cotizaciones de logística de contratos, debes comenzar por recopilar la información relevante sobre tus necesidades logísticas. Luego, puedes enviar esta información a varios proveedores potenciales, ya sea por correo electrónico o utilizando formularios en línea disponibles en sus sitios web. Asegúrate de proporcionar todos los detalles necesarios para que puedan ofrecerte una cotización precisa.

4. ¿Qué información debo incluir en mi solicitud de cotizaciones?

Tu solicitud de cotizaciones debe incluir detalles clave sobre tus necesidades logísticas, como el tipo de servicio que requieres (almacenamiento, transporte, etc.), el volumen y la frecuencia de los envíos, los destinos y cualquier otro requisito específico. Cuanta más información brindes, más precisa y detallada será la cotización que recibirás.

5. ¿Cuántas cotizaciones debo solicitar?

Es recomendable solicitar cotizaciones a al menos tres proveedores diferentes. Esto te permitirá comparar precios, servicios y condiciones antes de tomar una decisión informada. No obstante, la cantidad de cotizaciones que solicites dependerá de la complejidad de tus necesidades logísticas y el tiempo que tengas disponible para evaluar las opciones.

6. ¿Qué debo evaluar al comparar las cotizaciones recibidas?

Al comparar las cotizaciones recibidas, debes considerar factores como el precio, los servicios ofrecidos, la reputación y experiencia del proveedor, las condiciones de contratación y las referencias de otros clientes. Además, debes evaluar si el proveedor puede cumplir con tus necesidades específicas y adaptarse a los cambios que puedan surgir en el futuro.

Esperamos que estas preguntas frecuentes te hayan ayudado a comprender mejor el proceso de solicitud de cotizaciones de logística de contratos. Recuerda que contar con el proveedor adecuado puede marcar la diferencia en la eficiencia de tus operaciones logísticas.

Fuentes:

  1. ehow.com
  2. wikihow.com
  3. supplychainopz.com

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