Proceso de control

El control como función de gestión implica los siguientes pasos:

1. Establecimiento de estándares- Los estándares son los planes o los objetivos que deben alcanzarse en el curso de la función empresarial. También pueden denominarse criterios para juzgar la actuación. Las normas generalmente se clasifican en dos:
   1. Mensurables o tangibles: aquellos estándares que se pueden medir y expresar se denominan estándares mensurables. Pueden ser en forma de costo, producción, gasto, tiempo, beneficio, etc.
   2. No mensurables o intangibles: existen estándares que no se pueden medir monetariamente. Por ejemplo: desempeño de un gerente, desviación de los trabajadores, sus actitudes hacia una preocupación. Estos se denominan estándares intangibles.

   El control se vuelve fácil mediante el establecimiento de estos estándares porque el control se ejerce sobre la base de estos estándares.

2. Medición del desempeño- El segundo paso importante en el control es medir el desempeño. Descubrir las desviaciones resulta fácil midiendo el rendimiento real.

   Los niveles de desempeño son a veces fáciles de medir y otras difíciles. La medición de estándares tangibles es fácil ya que se puede expresar en unidades, costos, términos monetarios, etc. La medición cuantitativa se vuelve difícil cuando se debe medir el desempeño del gerente. El desempeño de un gerente no se puede medir en cantidades. Se puede medir sólo por-

   1. Actitud de los trabajadores,
   2. Su moral para trabajar,
   3. El desarrollo de las actitudes respecto del medio físico, y
   4. Su comunicación con los superiores.

   A veces también se realiza a través de varios informes, como informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales.

3. Comparación del rendimiento real y estándar. Es muy importante comparar el desempeño real con los objetivos planificados. La desviación se puede definir como la brecha entre el desempeño real y los objetivos planificados. El gerente tiene que averiguar aquí dos cosas: el alcance de la desviación y la causa de la desviación..

   El alcance de la desviación significa que el gerente tiene que averiguar si la desviación es positiva o negativa o si el desempeño real está en conformidad con el desempeño planeado. Los directivos deben ejercer el control por excepción. Tiene que descubrir aquellas desviaciones que son críticas e importantes para el negocio.

   Se deben ignorar las desviaciones menores. Las desviaciones importantes como la sustitución de maquinaria, la designación de trabajadores, la calidad de la materia prima, la tasa de ganancias, etc., deben considerarse conscientemente. Por eso se dice: “Si un gerente controla todo, termina por no controlar nada”.

   Por ejemplo, si los cargos por papelería aumentan entre un 5% y un 10%, se puede considerar una desviación menor. Por otro lado, si la producción mensual disminuye continuamente, se denomina desviación mayor.

   Una vez que se identifica la desviación, el gerente debe pensar en las diversas causas que han provocado la desviación. Las causas pueden ser-

   1. Planificación errónea,
   2. La coordinación se afloja,
   3. La implementación de los planes es defectuosa y
   4. La supervisión y la comunicación son ineficaces, etc.
4. Tomar medidas correctivas Una vez que se conocen las causas y el alcance de las desviaciones, el gerente debe detectar esos errores y tomar medidas correctivas. Hay dos alternativas aquí-
   1. Tomar medidas correctivas para las desviaciones que se hayan producido; y
   2. Después de tomar las medidas correctivas, si el desempeño real no se ajusta a los planes, el gerente puede revisar los objetivos. Aquí es donde finaliza el proceso de control. El seguimiento es un paso importante porque sólo mediante la adopción de medidas correctivas un gerente puede ejercer el control.

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