Plantilla de solicitud de cambio: gestión de programas expertos

La gestión de programas expertos es un aspecto fundamental en cualquier organización que busque mantenerse actualizada y competitiva en el mercado. Sin embargo, es común enfrentarse a la necesidad de realizar cambios en estos programas, lo cual puede resultar un proceso complicado si no se cuenta con una plantilla adecuada. En este artículo, te presentamos una plantilla de solicitud de cambio que te ayudará a gestionar de manera eficiente y efectiva los cambios en tus programas expertos. ¡Descubre cómo simplificar este proceso y optimizar el funcionamiento de tus programas expertos!

Las solicitudes de cambio ocurren porque los proyectos son únicos por naturaleza; esencialmente, cada proyecto nunca se ha llevado a cabo antes y, por lo tanto, es único. Esta singularidad trae consigo un riesgo inherente ya que no entendemos todo sobre el proyecto y sus entregables cuando lo iniciamos. Este riesgo podría potencialmente retrasar el proyecto o significar que completarlo cueste más de lo esperado inicialmente.

Por ejemplo, si usted fuera el gerente de proyecto para la construcción de una casa y a mitad de la construcción el cliente decidió que le gustaría agregar un piso adicional a la casa y también una piscina, entonces obviamente esto afectará la duración del proyecto. para completar, así como el costo.

Cambios en alcance Son naturales y ocurren por una serie de razones, pero si no se controlan, el proyecto podría fracasar de forma catastrófica. En nuestro ejemplo de casa, esto podría significar que el cliente se queda sin dinero antes de que se complete la construcción. Para evitar este tipo de escenarios, los cambios deben planificarse cuidadosamente.

Plantilla de solicitud de cambio

Para gestionar los cambios, los directores de proyectos utilizan un proceso de gestión de cambios. El primer paso en el proceso de gestión de cambios es documentar cualquier cambio solicitado mediante una Solicitud de cambio. A continuación se muestra un ejemplo de una plantilla de solicitud de cambio típica.

Plantilla de solicitud de cambio: gestión de programas expertos

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    • Número de solicitud: Un número asignado para identificar de forma única cada solicitud de cambio. Verá por qué esto es importante en breve cuando veamos un Registro de cambios.
    • Cambiar Descripción: Una breve descripción del cambio que se ha solicitado.
    • Motivo del cambio: La explicación tiene que ver por qué se solicita el cambio.
    • Impacto del cambio: aquí especificamos qué impacto tendrá el cambio en el proyecto. ¿El cambio significará que el proyecto terminará tarde o temprano? ¿El cambio significará que el proyecto costará menos o más? ¿El cambio afectará la calidad de alguna manera?
    • Acción propuesta: aquí el director del proyecto describirá su recomendación sobre cómo cree que se debe manejar la solicitud de cambio. Por ejemplo, pueden proponer que el cambio se acepte en el proyecto pero que se cancele algún otro entregable para que el cronograma no se vea afectado.
    • Estado: Cada solicitud de cambio será revisada hasta que sea aprobada o rechazada por el patrocinador del proyecto. Esto es importante: es el patrocinador del proyecto quien aprueba o rechaza las solicitudes de cambio, no el director del proyecto.

A continuación se muestra un ejemplo de una plantilla de solicitud de cambio completa. En este ejemplo, el cliente elige agregar una piscina a su proyecto de construcción de casa.

Plantilla de solicitud de cambio: gestión de programas expertos

Como puede ver, la persona que encargó la casa, el patrocinador del proyecto en terminología de gestión de proyectos, ha solicitado que se agregue una piscina a sus requisitos originales. Luego, el director del proyecto estimó el costo de estos cambios, por un total de $27 500 y un retraso de dos semanas en el cronograma general.

El director del proyecto también ha propuesto una manera de incluir esta solicitud de cambio en el plan del proyecto para que no esté en la ruta crítica, es decir, que la piscina no se construya hasta que el resto de la casa esté aprobada y el patrocinador del proyecto. se ha mudado a la casa. Como la solicitud de cambio aún no ha sido aprobada por el patrocinador del proyecto, el estado de esta solicitud de cambio aún está «en revisión».

Registro de solicitud de cambio

A medida que gestiona su proyecto, muchos descubren que el número de solicitudes de cambio aumenta rápidamente. Muchas solicitudes de cambio pueden ser difíciles de gestionar, por lo que los directores de proyecto utilizarán un Registro de solicitudes de cambio para realizar un seguimiento de todos los cambios. A continuación se muestra un ejemplo de un registro de solicitudes de cambio que contiene varias solicitudes de cambio:

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Resumen de solicitud de cambio

Debido a que los proyectos son complejos y únicos, los cambios en el alcance de un proyecto son naturales. Sin embargo, si no gestionamos los cambios en el alcance de forma controlada, incluso los proyectos simples pueden caer rápidamente en el caos. Para evitar el caos, utilizamos Solicitudes de Cambio para gestionar los cambios en el alcance de un proyecto de forma controlada.

En su forma más simple, una Solicitud de cambio describirá por qué se requiere un cambio en el alcance, cuál es el cambio y si el proyecto ha aceptado o rechazado el cambio. Las solicitudes de cambio son aprobadas o rechazadas por el patrocinador del proyecto, no por el director del proyecto. Debido a que las solicitudes de cambio se generan con tanta frecuencia en los proyectos, los gerentes de proyecto a menudo utilizan un registro de solicitudes de cambio para ayudarlos a realizar un seguimiento de todos los cambios solicitados en su proyecto.

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¿Qué es una plantilla de solicitud de cambio?

Una plantilla de solicitud de cambio es un documento que se utiliza para registrar y gestionar los cambios que se realizarán en un programa o proyecto. Esta plantilla proporciona una estructura clara y concisa que permite detallar los aspectos importantes del cambio, incluyendo su descripción, justificación, impacto y plan de implementación. Al utilizar una plantilla de solicitud de cambio, se garantiza que todos los cambios sean registrados de manera organizada y que se siga un proceso adecuado para evaluar y aprobar dichos cambios.

¿Cuál es la importancia de utilizar una plantilla de solicitud de cambio?

Utilizar una plantilla de solicitud de cambio es fundamental para asegurar una gestión efectiva de programas expertos. Al contar con una plantilla predefinida, se facilita el proceso de solicitud y evaluación de cambios, permitiendo obtener un registro detallado de los mismos y asegurando que se realicen de manera planificada y con la debida justificación. Además, al utilizar una plantilla estandarizada se promueve la consistencia en la documentación y se facilita la revisión y aprobación de los cambios por parte de los responsables del proyecto.

¿Qué elementos deben incluirse en una plantilla de solicitud de cambio?

Una plantilla de solicitud de cambio puede variar según los requerimientos específicos de cada proyecto, pero generalmente debe incluir los siguientes elementos:

  1. Información del proyecto: incluir el nombre del proyecto, el responsable del mismo y la fecha de la solicitud.
  2. Descripción del cambio: detallar de manera clara y concisa cuál es el cambio que se desea realizar.
  3. Justificación: explicar las razones por las cuales se solicita el cambio y cómo se espera que este mejore el programa o proyecto.
  4. Impacto: identificar los posibles efectos que el cambio puede tener en el programa o proyecto, tanto en términos positivos como negativos.
  5. Plan de implementación: describir paso a paso cómo se llevará a cabo la implementación del cambio, incluyendo los recursos necesarios, las fechas estimadas y los responsables de cada tarea.
  6. Aprobación: incluir un espacio para que los responsables del proyecto puedan evaluar y aprobar el cambio solicitado.

Si deseas obtener una plantilla de solicitud de cambio lista para utilizar, puedes acceder a la siguiente fuente externa que ofrece diversas plantillas en formato editable para adaptarlas a tus necesidades.

Conclusiones

En resumen, una plantilla de solicitud de cambio es una herramienta esencial para gestionar correctamente los cambios en programas expertos. Utilizar una plantilla adecuada permite documentar de manera clara y ordenada los cambios solicitados, asegurando que sean evaluados, aprobados y planificados de forma efectiva. Si necesitas una plantilla de solicitud de cambio, te recomendamos visitar la fuente mencionada anteriormente para acceder a diversas opciones que se adapten a tu proyecto.


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