Plantilla de análisis de partes interesadas: gestión de programas de expertos

La gestión eficiente de programas se ha vuelto fundamental en el mundo empresarial actual. Para asegurar el éxito de cada proyecto, es necesario tomar en cuenta las opiniones, expectativas y necesidades de todas las partes interesadas involucradas. Por ello, contar con una plantilla de análisis de partes interesadas es una estrategia clave para la gestión de programas de expertos. En este artículo, exploraremos cómo utilizar esta herramienta para maximizar los resultados de tus proyectos y lograr una coordinación efectiva con todas las partes involucradas.

Una parte interesada es simplemente cualquier persona interesada en su proyecto o programa. La gestión de partes interesadas es uno de los aspectos más importantes de la gestión de programas o proyectos. Hágalo bien y estará lejos de lograr que su proyecto se ejecute sin problemas: su relación con sus partes interesadas será sólida y ellos estarán comprometidos a ayudar a que su proyecto tenga éxito cuando los solicite. Hágalo mal, e incluso si su proyecto cumple con todos sus requisitos, aún así podría percibirse como un fracaso. Piense en eso por un momento. ¿Quién decide cuál es el plazo de su proyecto? ¿Quién determina cuál es un presupuesto razonable para su proyecto? La respuesta son sus partes interesadas. Es por eso que debe asegurarse de tener un plan para gestionar a sus partes interesadas.

En un artículo anterior, les mostré cómo crear un mapa de partes interesadas mapeando a las partes interesadas según su participación e influencia.

Plantilla de análisis de partes interesadas: gestión de programas de expertos

Este diagrama es excelente para comprender los principios de cómo las partes interesadas interactúan con su proyecto, pero en la práctica puede ser difícil de usar, porque es difícil incluir muchos nombres en el mapa o registrar detalles auxiliares sobre las partes interesadas individuales. Por este motivo, es posible que desee utilizar una plantilla sencilla de mapeo de partes interesadas similar a la que se muestra a continuación:

Plantilla de análisis de partes interesadas: gestión de programas de expertos

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  • Nombre: poner el nombre del interesado
  • Role: Agregue el rol de la parte interesada. Pueden tener dos roles, uno dentro del proyecto y otro dentro de la organización. Si este es el caso, agregue ambos roles.
  • Intervención: ¿Qué tan estrechamente involucrados están con el proyecto?
  • Influencia: ¿Cuánto poder podrían ejercer sobre el proyecto si así lo desearan?
  • Seguidor: ¿Apoyan actualmente el proyecto?
  • Criterios de victoria cumplidos: ¿El proyecto ofrece lo que quieren desde su perspectiva (no la suya)? Asegúrese de que se cumplan las condiciones de ganancia de las partes interesadas al determinar el alcance del proyecto.
  • Motivación y comentarios: ¿Qué motiva al interesado? Por ejemplo, ¿necesitan desesperadamente que el proyecto se entregue para cumplir sus objetivos o simplemente quieren quedar bien?

Al examinar a cada una de las partes interesadas de la misma manera que en el ejemplo del análisis de partes interesadas, podemos desarrollar una comprensión profunda del peso que potencialmente podrían aportar al proyecto, así como sus motivaciones. Este documento está destinado a su uso únicamente como director del proyecto, así que siéntase libre de capturar tanto sus motivaciones oficiales como las no oficiales. Esto le ayudará a formular una mejor estrategia para incorporarlos. La plantilla anterior puede parecer trivial, pero al completarla para cada proyecto que gestiones, te obligará a pensar en cómo gestionarás a cada parte interesada.

La gestión de las partes interesadas a menudo se pasa por alto, pero como mencioné al principio de esta publicación, es un aspecto muy importante de la gestión de cualquier proyecto. Es casi seguro que sus proyectos se ejecutarán mucho mejor si puede lograr que todas las partes interesadas participen y se comprometan con su proyecto. De hecho, es posible que descubra que si cuenta con todas las partes interesadas y las mantiene durante todo el proyecto, los proyectos pueden percibirse como un éxito incluso si llegan tarde o superan el presupuesto.

He subido aquí la plantilla de análisis de partes interesadas para que la utilice; el verdadero beneficio de esta plantilla es que le obliga a dedicar tiempo a considerar cuál es la mejor manera de manejar a cada parte interesada.

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Plantilla de análisis de partes interesadas: gestión de programas de expertos

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de análisis de partes interesadas

1. ¿Qué es una plantilla de análisis de partes interesadas?

Una plantilla de análisis de partes interesadas es una herramienta que ayuda a los equipos de gestión de programas de expertos a identificar, analizar y comprender las necesidades, intereses y expectativas de las diversas partes interesadas involucradas en un proyecto o programa. Esta plantilla proporciona una estructura y guía para realizar un análisis exhaustivo de las partes interesadas y su impacto en la gestión del programa.

2. ¿Por qué es importante realizar un análisis de partes interesadas?

Realizar un análisis de partes interesadas es fundamental para el éxito de cualquier programa de expertos. Permite identificar a todas las partes involucradas, comprender sus necesidades y expectativas, y establecer estrategias efectivas de compromiso y comunicación. Al comprender las necesidades de las partes interesadas, se puede asegurar que el programa satisfaga sus requisitos, minimizando así los riesgos y maximizando las oportunidades de éxito.

3. ¿Qué información se debe incluir en una plantilla de análisis de partes interesadas?

Una plantilla de análisis de partes interesadas puede variar en su formato, pero generalmente debe incluir los siguientes elementos:

  1. Identificación de las partes interesadas involucradas en el programa.
  2. Descripción de las características y roles de cada parte interesada.
  3. Análisis de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
  4. Evaluación de la influencia y poder de cada parte interesada.
  5. Estrategias de compromiso y comunicación con las partes interesadas.
  6. Plan de acción para gestionar las expectativas y necesidades de las partes interesadas.

4. ¿Existen herramientas o software específicos para realizar un análisis de partes interesadas?

Sí, existen varias herramientas y software disponibles que pueden facilitar el proceso de análisis de partes interesadas. Algunas de las herramientas populares incluyen:

Conclusiones

El análisis de partes interesadas es un proceso fundamental en la gestión de programas de expertos. La plantilla de análisis de partes interesadas proporciona una estructura y guía para identificar, comprender y gestionar eficazmente a todas las partes involucradas en un programa. Al utilizar herramientas adecuadas y realizar un análisis exhaustivo, se pueden minimizar los riesgos y maximizar las oportunidades de éxito del programa.


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