La planificación interna es clave para el éxito de cualquier proyecto de almacenamiento. Al tener una estrategia sólida y eficiente, se pueden lograr operaciones efectivas que maximicen la productividad y reduzcan los costos. En este artículo, exploraremos las mejores prácticas y consejos para la planificación interna en proyectos de almacenamiento, brindándote la información necesaria para llevar a cabo tus operaciones de manera exitosa. Sigue leyendo para conocer cómo optimizar tus recursos y asegurarte de que tu proyecto de almacenamiento sea todo un éxito.
La subcontratación global del mercado 3PL está creciendo rápidamente. En los EE. UU., se espera que la industria alcance más de 150 mil millones de dólares en comparación con una estimación global de 450 mil millones de dólares según las estimaciones de los expertos de la industria.
Las empresas que buscan un crecimiento agresivo en un escenario global reconocen la necesidad de asociarse con proveedores de logística 3PL para poder establecer redes de cadenas de suministro en todos los países. La subcontratación es el único vehículo con el que pueden operar y no pueden permitirse el lujo de gestionar funciones internamente.
Las actividades de almacenamiento, ya sea en la logística de productos terminados o en la logística de plantas, son muy críticas para toda la cadena de suministro. Tomemos el ejemplo de un fabricante de automóviles que depende de un 3PL para gestionar actividades entrantes completas, incluida la descarga de vehículos, la gestión de inventario y los suministros JIT a la planta. La instalación de fabricación depende completamente del proveedor de servicios 3PL. Tanto el comprador como el 3PL coexisten en la misma ubicación; durante un período, los sistemas y operaciones se entrelazan e integran en el proceso de localización y búsqueda de soluciones prácticas. En tales casos, cualquier incumplimiento por parte de 3PL por cualquier motivo afectará la producción de la planta. No es posible hacer un cambio repentino a otro 3PL de la noche a la mañana. Por tanto, el matrimonio debe vivirse y gestionarse.
Por lo tanto, elegir un socio 3PL para las operaciones de su almacén requiere consideraciones y evaluaciones cuidadosas. Por supuesto, cualquier proyecto de esta naturaleza depende de la relación entre el comprador y el 3PL. Los enfoques de colaboración y asociación han dado muy buenos resultados que una relación de comprador y vendedor. Dondequiera que los compradores hayan invertido tiempo e interés en interactuar directamente con las operaciones de 3PL, ayudando en capacitación y evaluaciones periódicas junto con ejercicios de motivación, han ayudado a que las operaciones de 3PL se mantengan enfocadas en los entregables y mantengan la eficiencia.
Antes de empezar a buscar un socio 3PL, se debe trabajar en detalle la alineación interna con la dirección, la claridad del proyecto y los criterios para seleccionar el socio 3PL.
Se deben considerar internamente los siguientes factores para planificar el ejercicio:
- Decisiones internas
- El proyecto de subcontratación debe estar claramente definido en cuanto al alcance de la actividad y los riesgos comerciales identificados. La gerencia debe aprobar la decisión de subcontratar con plazos definidos en línea con la función comercial.
- Deben existir aprobaciones presupuestarias para la implementación del proyecto, así como para el flujo mensual de servicios logísticos de las funciones comerciales y de la gerencia involucradas.
Sin claridad, muchas veces las RFP y RFQ se plantean y descartan, lo que genera una pérdida de tiempo y esfuerzo por parte de todas las partes interesadas.
- Definición del alcance y las responsabilidades del proyecto
Los proyectos de almacenes de suministro de plantas, centros de distribución regionales, VMI, etc. suelen tener un tamaño de operaciones muy grande en comparación con un flujo a través del almacén de productos terminados en una red de cadena de suministro.
Estos grandes proyectos se caracterizan por un enorme desembolso de capital, múltiples diseños de procesos y una gran infraestructura, e implican interfaces y diseños de sistemas de TI complejos.
RFP/RFQ necesitaría definir cada elemento muy claramente y describir el alcance de la actividad y la responsabilidad por parte del comprador así como del 3PL.
El documento debe definir claramente las capacidades y competencias requeridas para el proyecto, los cronogramas y los entregables.
La comprensión detallada del alcance del proyecto garantizará que solo el 3PL que tenga la capacidad y la fortaleza requeridas presente una oferta para el proyecto.
- Un proyecto de subcontratación debería tener directrices internas claras sobre la propiedad del proyecto, los propietarios individuales del programa, la unidad de negocios que será propietaria del proyecto después de la implementación, junto con la gestión de operaciones y el proceso de escalamiento.
Esta información se puede compartir con el 3PL en la RFQ, y uno debería esperar una estructura similar del 3PL en su documento de respuesta.
- Definición de la duración del contrato con un posible margen de extensión y un período de extensión es esencial para ayudar a los 3PL a resolver las finanzas. Ayuda a definir la metodología de la plantilla de cálculo de costos junto con la solicitud de presupuesto para garantizar una plataforma común.
- Finalmente Determinar el proceso para la evaluación del proveedor. es muy esencial. Deben enumerarse claramente cuáles son las capacidades que se buscan en un 3PL, cuáles son los criterios de selección, quiénes son los miembros del equipo interno que participarán en el proceso de selección y la toma de decisiones.
Una propuesta interna bien pensada y un documento de solicitud de cotización le ayudarán a encontrar la mejor opción y una implementación fluida del proyecto.
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Planificación Interna para Operaciones Efectivas en Proyectos de Almacenamiento
La planificación interna es esencial para asegurar operaciones efectivas en proyectos de almacenamiento. Si deseas garantizar la eficiencia y el éxito en tu proyecto de almacenamiento, es importante abordar las preguntas frecuentes que puedas tener. Aquí, responderemos a algunas de las dudas más comunes relacionadas con la planificación interna en proyectos de almacenamiento.
1. ¿Cuál es la importancia de la planificación interna en proyectos de almacenamiento?
La planificación interna en proyectos de almacenamiento es fundamental para garantizar una ejecución fluida y sin contratiempos. Al tener una planificación cuidadosa, puedes anticipar y abordar posibles problemas, asignar recursos de manera eficiente y establecer plazos realistas. Esto permite minimizar los riesgos y maximizar la productividad del proyecto.
2. ¿Qué elementos deben considerarse al realizar la planificación interna?
Recursos: Identifica los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para el proyecto de almacenamiento. Establece un presupuesto y asigna roles y responsabilidades a cada miembro del equipo.
Plazos: Establece plazos claros y realistas para cada fase del proyecto. Considera los tiempos de entrega, la capacidad de almacenamiento requerida y otros factores relevantes.
Información: Recopila toda la información necesaria sobre los productos o materiales a almacenar, sus características, condiciones de almacenamiento y requisitos específicos.
Tecnología: Evalúa las tecnologías de almacenamiento disponibles y elige aquellas que cumplan con tus necesidades y objetivos. Asegúrate de contar con sistemas de gestión de inventario y logística eficientes.
3. ¿Cuál es el papel de la comunicación interna en la planificación de proyectos de almacenamiento?
La comunicación interna desempeña un papel crucial en la planificación de proyectos de almacenamiento. Es necesario mantener una comunicación constante y efectiva con todos los miembros del equipo y los stakeholders involucrados. Esto asegura que todos estén al tanto de los objetivos, plazos y responsabilidades, evitando malentendidos y maximizando la colaboración.
4. ¿Cómo se monitorea y se mide el progreso en proyectos de almacenamiento?
Para monitorear y medir el progreso en proyectos de almacenamiento, es importante establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs). Estos pueden incluir la eficiencia operativa, la precisión del inventario, el tiempo de entrega y la capacidad de almacenamiento utilizada. Utiliza herramientas de seguimiento y software especializado para recopilar datos y generar informes que te permitan evaluar el rendimiento y realizar ajustes si es necesario.
5. ¿Cuál es el impacto de la planificación interna en los costos de un proyecto de almacenamiento?
Una planificación interna efectiva puede ayudarte a minimizar los costos en un proyecto de almacenamiento. Al identificar y asignar recursos de manera eficiente, evitarás gastos innecesarios. Además, la planificación adecuada de los plazos y la comunicación interna efectiva ayudan a evitar retrasos costosos y pérdida de productividad. La optimización de los procesos internos resulta en una gestión más rentable y en la maximización del retorno de inversión.
Conclusión
La planificación interna es esencial para garantizar operaciones efectivas en proyectos de almacenamiento. Al abordar y responder a las preguntas frecuentes relacionadas con la planificación interna, puedes establecer una base sólida para el éxito de tu proyecto. Recuerda que la comunicación constante, el monitoreo del progreso y la optimización de costos contribuirán a una planificación más efectiva y resultados exitosos.
Fuentes externas: