Planificación en la Gestión: Definición, Características, Importancia, Tipos, Métodos y Proceso

La planificación en la gestión es un elemento crucial en cualquier organización, ya sea pública o privada, grande o pequeña. En este artículo exploraremos en detalle qué es la planificación en la gestión, sus características distintivas, su importancia para el éxito empresarial, los diferentes tipos de planificación, los métodos utilizados y el proceso general a seguir. Si estás interesado en aprender más sobre cómo la planificación puede impulsar el crecimiento y la eficiencia de tu negocio, ¡sigue leyendo!

¿Qué es la planificación?

La planificación es la predeterminación de objetivos y cursos de acción a tomar para lograr metas definidas de manera efectiva y eficiente. Es un proceso intelectual que se ocupa de decidir de antemano qué se hará, cómo se hará, cuándo se hará y quién debe hacerlo.

La planificación es la función principal de la gestión. Se centra en cursos de acción futuros. Especifica los objetivos a alcanzar en el futuro y selecciona el mejor curso de acción para alcanzar los objetivos definidos.

Implica muchas actividades como analizar y decidir sobre elementos técnicos, de personal, financieros y otros elementos esenciales para implementar el curso de acción predeterminado.

Para lograr los objetivos planificados se requiere un plan eficaz. Todos los gerentes deben ser planificadores eficaces. Es irrelevante si la organización para la que trabajan vende productos o servicios, opera en el sector público o privado, tiene o no fines de lucro. Cada uno de estos tipos de organizaciones necesita planificación.

La planificación es el proceso intelectual que define claramente 5W y 1H, es decir, qué, dónde, cuándo, quién, por qué y cómo tomar cualquier acción para lograr los objetivos planificados. Un gerente define metas y toma las medidas necesarias para garantizar que estas metas se puedan lograr de manera eficiente. La planificación refleja visión, previsión y sabiduría. Por tanto, es un modelo de acción y operación.

Algunas definiciones populares de planificación incluyen:

  • Rickey W.Griffin – Planificar es establecer los objetivos de la organización y decidir la mejor manera de alcanzarlos.
  • Richard Steers – La planificación es el proceso mediante el cual los gerentes definen metas y toman las medidas necesarias para garantizar que se alcancen.
  • María Coulter – La planificación implica definir los objetivos de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar esos objetivos y desarrollar un conjunto integral de planes para integrar y coordinar el trabajo organizacional.

Así, planificar es decidir de antemano qué se va a hacer y cómo se va a hacer para alcanzar los objetivos deseados. Permite a los gerentes lograr grandes cosas al visualizar un camino desde el concepto hasta la realidad.

Es esencial que toda organización aproveche las oportunidades creadas por el entorno cambiante para mantenerse en el negocio. Además, ayuda a afrontar probables amenazas que puedan surgir en el futuro.

Características de la planificación

Las principales características o rasgos de la planificación son:

La planificación está orientada a objetivos

El objetivo de la planificación es lograr objetivos específicos. Especifica una línea de acción clave para la consecución de objetivos. Todas las divisiones de las actividades de una organización deben centrarse en la ejecución de planes. Los planes serán inútiles si no brindan algunas sugerencias constructivas para lograr los objetivos.

Función primaria

La planificación es la primera y más básica función de la gestión. Es fundamental para la coordinación de todas las demás funciones de gestión. Otras tareas de gestión, como la organización, la dotación de personal, la dirección y el control, dependen de ella de alguna manera.

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En otras palabras, establece el marco para otras funciones de gestión. Un gerente sólo puede pensar en implementar otras funciones después de determinar los planes estratégicos.

Actividad generalizada

Es un comportamiento frecuente entre los directivos de todos los niveles. No se trata sólo de la gestión de nivel superior. Más bien, la planificación se basa en la naturaleza y el alcance del proyecto. Los planes estratégicos los crea la dirección de alto nivel, los planes departamentales los crea la dirección de nivel medio y los planes operativos diarios los crea la dirección de primera línea.

Orientado al futuro

Está listo para actuar en el futuro. Su objetivo principal es prepararse para posibles circunstancias desconocidas. La previsión es algo que espera con ansias. La previsión permite a la dirección prever eventos y escenarios futuros.

La previsión es una técnica científica que se utiliza para predecir adecuadamente cursos de acción futuros. Como resultado, ofrece reglas y recomendaciones, así como una base para operaciones futuras.

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Actividad continua

Es un proceso continuo que dura mientras existe la organización. Debido a los contextos laborales en constante cambio, es un proceso interminable. Cuando se alcanza una meta organizacional, se diseña una nueva estrategia para alcanzar las metas futuras de la organización.

Según el clima cambiante, el entorno empresarial cambiará. Como resultado, las estrategias deben actualizarse para reaccionar al cambiante entorno empresarial.

Trabajo intelectual

La planificación es una actividad mental. Requiere creatividad, previsión, conocimiento y juicio objetivo. Antes de formular un plan, un gerente debe considerar los numerosos cursos de acción alternativos y sus implicaciones.

Para cumplir eficazmente los objetivos organizacionales, un gerente debe elegir el curso de acción óptimo. Para elaborar un plan exitoso, debe tener experiencia e inteligencia para poder elegir la mejor alternativa.

Flexible

Los planes deben trazarse de tal manera que puedan modificarse en cualquier situación. Un diseño que funciona bien hoy puede resultar difícil de replicar en el futuro. Muchos elementos ambientales pueden tener un impacto en él.

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Tanto los elementos internos como los externos juegan un papel en estos parámetros ambientales. Como resultado, los planes deberían poder modificarse y revisarse en respuesta a circunstancias cambiantes.

Eficiencia y Economía

Uno de los aspectos más importantes de la planificación es el análisis coste-beneficio. Su objetivo es mejorar la eficiencia operativa del negocio eligiendo el mejor curso de acción. Una buena planificación ayuda a lograr los objetivos organizacionales con la menor cantidad de trabajo y gastos.

Explica exactamente dónde estamos y cómo debemos dirigirnos a nuestro destino. Se pueden alcanzar objetivos predeterminados de manera eficiente y efectiva con un gasto y esfuerzo mínimos si todas y cada una de las actividades se realizan de manera precisa y de acuerdo con el plan.

La planificación es factible

Por último, pero no menos importante, es necesario poder implementar un plan. No debe limitarse a trabajar en papel. Sólo cuando se haya implementado se podrán adquirir los resultados. El plan debe redactarse de tal manera que pueda implementarse adecuadamente. En consecuencia, deben evitarse planes demasiado ambiciosos e inviables.

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Importancia de la planificación

Las organizaciones tienen objetivos y metas que son para lo que fueron establecidas. La planificación es la más crucial tanto para el logro de los objetivos como para la gestión de la organización.

Para lograr el objetivo organizacional deseado, es necesario contar con un plan eficaz que cree un camino claro sobre cómo lograrlo con éxito. De hecho, elaborar un plan es una tarea crucial antes de emprender cualquier acción o establecer una organización.

Cuando se elabora un mejor plan, es probable que se logren los resultados al menor costo y tiempo. La importancia de un plan eficaz se puede señalar a continuación:

  • Ayuda a hacer un enfoque claro en el objetivo.
  • Reduce la incertidumbre futura.
  • Control efectivo.
  • La innovación y la creatividad.
  • Utilización efectiva de los recursos.
  • Promueve la eficiencia organizacional.
  • Ahorra tiempo y esfuerzo.
  • La economía está en funcionamiento.
  • Coordinación.
  • Reduce las posibilidades de fracaso empresarial.

Pasos en el proceso de planificación

Hasta ahora entendemos que la planificación es un proceso continuo, es necesario crearla, implementarla y cuando se logra el primer objetivo, se adquiere otro plan. Su proceso incluye definir qué acción se debe lograr y cómo.

Un gerente es responsable de crear un plan eficaz; debe crear un plan eficaz; de lo contrario, no se podrán alcanzar las metas deseadas. Un plan efectivo tiene 8 pasos esenciales, ellos son:

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Identificación de oportunidad

Para establecer un plan eficaz, un gerente debe realizar un análisis FODA. Debe tener pleno conocimiento de las debilidades y fortalezas que tiene su organización y qué oportunidades y amenazas hay en el mercado. De hecho, es el paso previo antes de fijarse el objetivo deseado.

Pon una meta

Una vez realizado el análisis FODA, la siguiente tarea del directivo es fijar una meta u objetivo que busca alcanzar al final del proceso de planificación. Al establecer una meta, ésta debe ser INTELIGENTE: específica, mensurable, alcanzable, racional y con plazos determinados.

Debe evitar el exceso de ambición y la impracticabilidad al fijar una meta. Además, el objetivo debe ser igualar los recursos de la organización.

Determinar las premisas

Básicamente, los planes se formulan sobre la base de suposiciones que probablemente sucederán en el futuro y que se conocen como premisas. El futuro se pronostica antes de hacer un plan.

Las premisas incluyen un requisito de capital, ventas anticipadas, moral de los empleados, motivación de los empleados, recursos organizacionales, condiciones del mercado, política gubernamental, etc. Estas cuestiones afectan directa o indirectamente la implementación del plan.

Identificación de alternativas

En este paso, la tarea del gerente es identificar las alternativas, ya que puede haber varias alternativas disponibles. El gerente debe utilizar su conocimiento y experiencia para identificar alternativas; aquí, su objetivo debe ser aprovechar las alternativas potenciales para una mejor evaluación.

Evaluación de alternativas

Ésta es la tarea más importante del directivo en todo el proceso de planificación. Debe estudiar y evaluar todas y cada una de las alternativas que se han identificado en el paso anterior.

La evaluación de alternativas se realiza en base a sus potencialidades, posibilidades de logro, rentabilidad, objetivos organizacionales, recursos, factores de implementación, etc. Después de evaluar, aquí, el gerente debe llegar a una posición para seleccionar la mejor.

Seleccione la mejor alternativa

En este paso, el gerente elige la mejor alternativa entre las alternativas evaluadas anteriormente. Al elegir, el gerente nuevamente debe utilizar su experiencia y conocimiento y pensar en cómo dicha alternativa podría ayudar a alcanzar la meta. Sin embargo, se selecciona la alternativa que proporcione el menor costo, el menor esfuerzo y una ganancia razonable.

Desarrollar un plan de apoyo

Parece difícil implementar únicamente el plan principal. Supongamos que va a organizar un seminario, ¿adivine qué? Nadie sabe que va a organizar un seminario, necesita informar a su audiencia que puede optar por publicidad, patrocinio, contacto con sus amigos más cercanos, etc. Estos son sus planes de apoyo. para que su plan principal sea exitoso, es decir, seminario.

El gerente tiene que hacer lo mismo, en este curso se forman diferentes presupuestos, cronogramas, reglas y políticas.

Implementar el plan

En este paso, ahora el plan ha entrado en funcionamiento. Una vez que se elabora un plan, se debe implementar; de lo contrario, no tiene sentido establecerlo.

El gerente debe garantizar la implementación efectiva del plan. Para ello, debe ponerse en contacto con sus subordinados, instruirlos sobre cómo implementar, proporcionar los recursos o derechos necesarios para implementar de manera efectiva y supervisar y controlar oportunamente para asegurarse de que la implementación se desarrolle como debe ser.

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Revisar el plan

Es necesario revisar el plan implementado para conocer el desempeño real. Este es el último paso en el proceso de planificación, ya que es el último y es tan importante como los demás pasos. El gerente debe supervisar el desempeño del plan, tomar medidas correctivas cuando el plan no funcione bien y dedicarlo al logro de las metas deseadas.

Métodos de planificación en la gestión.

Hay cinco métodos clave de planificación en la gestión. Ellos son:

Planificación de arriba hacia abajo

La planificación de arriba hacia abajo es un enfoque tradicional en el que la alta dirección establece metas y objetivos y luego los comunica a lo largo de la jerarquía organizacional. Las decisiones se toman en el nivel superior y fluyen hacia abajo, guiando las acciones y actividades de los empleados de nivel inferior.

Planificación ascendente

A diferencia de la planificación de arriba hacia abajo, la planificación de abajo hacia arriba implica recopilar aportes e ideas de los empleados en varios niveles de la organización. Los empleados de primera línea y los mandos intermedios aportan sus conocimientos y sugerencias, que luego se consolidan e integran en el proceso de planificación general.

Planificación compuesta

La planificación compuesta combina elementos de enfoques tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. Su objetivo es lograr un equilibrio involucrando aportaciones de diferentes niveles de la organización. La alta dirección proporciona la dirección estratégica general, mientras que los mandos intermedios y los empleados aportan sus perspectivas y experiencia para perfeccionar e implementar los planes.

Planificación del método de equipo

La planificación del método de equipo enfatiza la colaboración y la participación. Se forman equipos multifuncionales o equipos de proyecto para desarrollar colectivamente planes y estrategias. Este método promueve la diversidad de pensamiento, fomenta la comunicación abierta y aprovecha el conocimiento y las habilidades colectivas de los miembros del equipo.

Dirección por Objetivos (MBO)

MBO es un método de planificación orientado a objetivos que implica establecer objetivos específicos para individuos y equipos. Estos objetivos están alineados con las metas generales de la organización y se revisan y evalúan periódicamente. MBO enfatiza la participación de los empleados en el establecimiento de objetivos, aclara las expectativas y proporciona un marco para la gestión del desempeño y la responsabilidad.

Tipos de planificación en la gestión

Los siguientes son los principales tipos de planes que son comunes en el lugar de trabajo.

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Plan Corporativo

El plan corporativo es un plan estratégico de alto nivel y a largo plazo desarrollado por la alta dirección. Describe la misión, visión y objetivos generales de la organización, junto con las estrategias y acciones necesarias para lograrlos. Este plan proporciona una hoja de ruta para toda la organización, guiando la toma de decisiones y la asignación de recursos.

Plan táctico

Los planes tácticos cierran la brecha entre el plan corporativo estratégico y las operaciones diarias. Son planes a mediano plazo que se centran en áreas funcionales o departamentos específicos dentro de la organización. Los planes tácticos definen las responsabilidades, los recursos y los cronogramas necesarios para respaldar los objetivos estratégicos.

Plan Operativo

Los planes operativos son planes detallados a corto plazo que establecen las acciones y tareas específicas necesarias para implementar planes tácticos. Son desarrollados por gerentes de nivel medio y supervisores de primera línea y describen cómo se llevarán a cabo las actividades diarias para lograr los objetivos tácticos.

Plan de uso único

Los planes de un solo uso tienen una duración limitada y se crean para abordar un evento o proyecto específico y único. Estos planes no están diseñados para un uso continuo y, por lo general, están diseñados para manejar situaciones únicas, como la organización de un evento empresarial o el lanzamiento de un nuevo producto.

Plan de uso permanente

Los planes de uso permanente, también conocidos como planes permanentes, están diseñados para usarse repetidamente para abordar situaciones o actividades recurrentes. Los ejemplos incluyen políticas, procedimientosy pautas operativas estándar. Estos planes brindan coherencia y eficiencia en el manejo de tareas rutinarias.

Plan Específico

Como sugiere el nombre, los planes específicos son muy detallados y precisos. Dejan poco margen a la interpretación y cubren un ámbito limitado de actividades u objetivos. Los planes específicos son esenciales para lograr resultados precisos o abordar cuestiones bien definidas.

Plan Flexible

Un plan flexible es adaptable y responde a circunstancias cambiantes. Permite ajustes y modificaciones basados ​​en comentarios en tiempo real y desarrollos inesperados. Las organizaciones utilizan planes flexibles cuando anticipan incertidumbres y necesitan la capacidad de alterar el rumbo si las condiciones cambian.

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Planificación en la Gestión: Definición, Características, Importancia, Tipos, Métodos y Proceso

La planificación es un proceso fundamental en la gestión de cualquier organización. Permite establecer los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos de manera eficiente y efectiva. En este artículo, exploraremos en detalle la planificación en la gestión, incluyendo su definición, características, importancia, tipos, métodos y proceso. ¡Continúa leyendo para obtener toda la información que necesitas!

Definición de la Planificación en la Gestión

La planificación en la gestión se refiere al proceso de establecer los objetivos de una organización y determinar las acciones necesarias para alcanzarlos. Implica analizar la situación actual de la organización, identificar las oportunidades y desafíos, y desarrollar un plan detallado que guíe las actividades a seguir.

Características de la Planificación en la Gestión

La planificación en la gestión presenta varias características importantes:

  1. Proactividad: La planificación implica anticiparse a los eventos y tomar medidas preventivas para evitar problemas futuros.
  2. Sistematicidad: Es un enfoque sistemático que considera todos los aspectos relevantes de la organización, como los recursos, las metas y los tiempos.
  3. Flexibilidad: Aunque la planificación debe ser sólida, también debe permitir adaptarse a cambios y ajustarse según sea necesario.
  4. Coordinación: La planificación asegura la coordinación entre las diferentes áreas y actividades de la organización.

Importancia de la Planificación en la Gestión

La planificación es esencial para el éxito de cualquier organización. Algunas de las razones por las que la planificación en la gestión es importante son:

  1. Establecimiento de objetivos claros: La planificación permite definir metas claras y medibles, lo que facilita la toma de decisiones y el seguimiento del progreso.
  2. Orientación hacia resultados: Una buena planificación ayuda a la organización a centrarse en los resultados y a alinear los esfuerzos para lograrlos.
  3. Utilización eficiente de recursos: Al planificar, se consideran los recursos necesarios y se optimiza su uso para evitar desperdicios.
  4. Reducción de la incertidumbre: La planificación permite anticiparse a posibles obstáculos y minimizar la incertidumbre que podrían generar.

Tipos de Planificación en la Gestión

Existen varios tipos de planificación en la gestión, algunos de los más comunes son:

  1. Planificación Estratégica: Se enfoca en establecer los objetivos a largo plazo de la organización y en definir las estrategias para alcanzarlos.
  2. Planificación Operativa: Es más detallada y se centra en la planificación de actividades y tareas específicas para alcanzar los objetivos establecidos en la planificación estratégica.
  3. Planificación Táctica: Se relaciona con la planificación a corto plazo y con la ejecución de acciones específicas para lograr los objetivos operativos.

Métodos y Proceso de la Planificación en la Gestión

El proceso de planificación en la gestión generalmente sigue los siguientes pasos:

  1. Análisis de la situación: Consiste en evaluar la situación actual de la organización y identificar factores externos e internos que podrían afectarla.
  2. Establecimiento de objetivos: Basándose en el análisis de la situación, se definen los objetivos que se desean alcanzar.
  3. Desarrollo de estrategias: Se determinan las estrategias y acciones necesarias para alcanzar los objetivos establecidos.
  4. Implementación del plan: Se llevan a cabo las acciones definidas durante la planificación y se asignan los recursos necesarios.
  5. Seguimiento y control: Se monitorea el progreso del plan y se realizan ajustes según sea necesario para garantizar que se alcancen los objetivos establecidos.

Para profundizar en el tema de la planificación en la gestión, te recomendamos consultar las siguientes fuentes:

  1. Gestiopolis – Planificación en la Gestión
  2. Monografías – Planificación en la Gestión
  3. Rankia – Planificación: Conceptos, Características, Tipo y Proceso

En resumen, la planificación en la gestión es un proceso esencial que permite establecer objetivos claros, orientar las actividades de la organización, utilizar eficientemente los recursos y reducir la incertidumbre. Se puede llevar a cabo a través de diversos tipos de planificación y se sigue un proceso sistemático para su implementación y control. ¡No subestimes la importancia de la planificación en la gestión y comienza a aplicarla en tu organización!

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