Planificación de contingencias – Capacitación en gestión de riesgos

La planificación de contingencias y la capacitación en gestión de riesgos son aspectos fundamentales para asegurar la continuidad de las operaciones de una organización en situaciones adversas. Ante eventos imprevistos como desastres naturales, fallas técnicas o crisis económicas, contar con un plan de acción bien definido y personal capacitado en el manejo de estos riesgos puede marcar la diferencia entre la supervivencia y el fracaso de una empresa. En este artículo exploraremos la importancia de la planificación de contingencias y cómo la capacitación en gestión de riesgos puede ayudar a mitigar el impacto de los imprevistos.

La Planificación de Contingencias surge del hecho de que la exposición al riesgo en los negocios es inevitable. En los negocios, el riesgo se puede definir como una amenaza que podría impedir que la empresa u organización alcance sus objetivos. Por tanto, el propósito de la planificación de contingencias es crear respuestas planificadas a eventos que podrían afectar negativamente a una organización.

¿Qué pasa si las ventas caen repentinamente un 50%? ¿Qué sucede si un miembro clave del equipo se va a un nuevo puesto? ¿Qué sucede si todo su equipo de atención al cliente (que comparte la misma habitación) se enferma al mismo tiempo?

Todas las preguntas anteriores son riesgos para las operaciones de una organización. Si una organización no maneja bien ninguna de estas situaciones, entonces podría haber un impacto adverso en las operaciones comerciales, la percepción de los clientes sobre la organización e incluso las ganancias futuras de la empresa.

Consejo profesional

Aunque los planes de contingencia normalmente especifican cómo lidiar con la materialización de riesgos negativos, los buenos planes de contingencia también deben identificar cómo manejar interrupciones inesperadas positivas, por ejemplo, si la exposición a los medios repentinamente lleva a que los pedidos de productos aumenten en un 300% de la noche a la mañana, ¿cómo se produciría este aumento? ¿La demanda será manejada por la empresa?

El desarrollo de planes de contingencia es parte de un proceso más amplio en torno a la gestión del riesgo empresarial y comprende los siguientes tres componentes:

  1. Gestión de riesgos: Identificar y gestionar aquellos riesgos, tanto positivos como negativos, que amenazan a la organización.
  2. Planificación de contingencias: Desarrollar planes para imprevistos.
  3. Planificación de gestión de crisis: desarrollar planes para manejar situaciones de crisis repentinas.

Estos tres pasos combinados formarán el plan de continuidad de un negocio. Se puede pensar en la planificación de contingencias como una planificación proactiva para las interrupciones, mientras que la planificación de la gestión de crisis es una estrategia más reactiva.

Consejo

Vale la pena señalar que la planificación de contingencias debe realizarse en todos los niveles de una organización, y no sólo en el nivel de la alta dirección. Esto se debe a que no sólo necesitamos hacer planes para riesgos importantes, como desastres naturales, sino también para perturbaciones menores, como una persona clave que se enferma o una máquina se avería.

Como puede ver, la planificación de contingencias es importante. Por esto, es importante que todas las organizaciones creen y mantengan planes de contingencia como parte de las operaciones comerciales normales.

Cómo crear un plan de contingencia

Se pueden utilizar los siguientes 3 pasos para crear un plan de contingencia:

  1. Evaluar los riesgos
  2. Crear el plan de contingencia
  3. Mantener el Plan de Contingencia

Ahora profundizaremos en cada una de estas áreas con más detalle.

1. Evaluar los riesgos

Antes de que podamos desarrollar nuestro plan de contingencia, debemos comprender los riesgos potenciales que enfrenta la organización.

Aprende más

Si desea obtener más información sobre la gestión de riesgos, tenemos un artículo detallado que puede ayudarle a encontrar y gestionar riesgos, que puede encontrar aquí.

Un proceso simple que podemos utilizar para evaluar los riesgos es el siguiente:

a. Identificar funciones críticas

Para encontrar los riesgos importantes, primero debemos comprender las funciones críticas dentro de la organización. Puedes ayudarte a identificar estas funciones preguntándote «¿y si?» preguntas. Por ejemplo, ¿qué pasa si un determinado proveedor quiebra? ¿Qué pasa si perdemos todos los datos de los clientes? ¿Qué pasaría si todo el equipo de ventas estuviera enfermo durante una semana?

b. Identificar los riesgos

Para cada una de estas partes críticas del negocio, encuentre los riesgos que enfrenta. Para ayudarle a identificar los riesgos, es posible que desee considerar las siguientes áreas de riesgo:

  • Desastres naturales: estas son cosas como inundaciones, terremotos e incendios.
  • Problemas con el producto: por ejemplo, ¿qué pasaría si fuera necesario retirar su producto del mercado?
  • Problemas con el equipo: por ejemplo, ¿qué pasaría si fallara un equipo o software clave?
  • Problemas con proveedores: por ejemplo, ¿qué pasaría si un proveedor rescindiera su contrato?
  • Problemas del equipo: por ejemplo, ¿qué pasaría en caso de muerte o enfermedad de un miembro del equipo central?
  • Problemas de relaciones públicas: por ejemplo, ¿qué pasaría en una historia negativa publicada en un importante medio de comunicación?
  • Cuestiones gubernamentales: por ejemplo, ¿qué pasaría si la tasa del impuesto sobre las ventas cambiara repentinamente?
  • Asuntos legales: por ejemplo, ¿qué pasaría si se alegara que usted ha infringido los derechos de autor?
  • Problemas de empleados: por ejemplo, ¿qué pasaría si un empleado robara de la organización?

C. Priorizar los riesgos

Una de las trampas de la planificación de contingencias es que planifica demasiado, lo que significa que intenta planificar para cada eventualidad. Obviamente, esto es un desperdicio ya que es extremadamente improbable que ocurran la mayoría de los eventos, por lo que lo que queremos hacer es crear planes de contingencia para aquellos eventos que impactarán a la organización de manera importante o que es muy probable que ocurran.

Podemos hacer esto clasificando nuestros riesgos en términos de probabilidad de ocurrencia e impacto en la organización.

Planificación de contingencias - Capacitación en gestión de riesgos

Como puede ver en el diagrama anterior, tenemos dos riesgos de alta prioridad que abordar en nuestro plan de contingencia (1 y 3), un riesgo de prioridad media (2) y dos riesgos de prioridad baja (4 y 5).

El proceso exacto para clasificar sus riesgos de esta manera se muestra en detalle en nuestro artículo Gestión de riesgos.

2. Crear el plan de contingencia

En esta etapa tenemos una lista priorizada de riesgos, es decir, una lista de cosas que podrían salir mal, incluido cómo podrían salir mal y qué impacto podría tener en la organización.

Ahora es el momento de crear nuestros planes de contingencia, detallando cómo vamos a reaccionar si alguna de estas cosas realmente sale mal. La forma más sensata de comenzar este trabajo es abordar primero las amenazas de mayor prioridad. En nuestro ejemplo anterior, esto significa que crearíamos un plan de contingencia para los riesgos 1 y 3 antes de pasar a los riesgos de menor prioridad.

No existe una forma correcta o incorrecta de crear un plan de contingencia, pero el plan debe contener instrucciones paso a paso que detallan lo que debe suceder y cuándo hacer que la empresa vuelva a sus operaciones normales.

A pesar de que no existe una forma correcta o incorrecta de elaborar un plan de contingencia, los siguientes consejos pueden resultarle útiles:

  • Determine la condición previa: ¿qué evento debe ocurrir para que se active el plan de contingencia?
  • Especifique exactamente quién está a cargo en cada etapa del plan de contingencia.
  • Identifique las necesidades de todas las partes interesadas desde el principio e involúcrelas en la creación del plan de contingencia.
  • Para cada acción que incluya en su plan, asegúrese de incluir quién es responsable de esa acción, a quién le reporta, cuánto tiempo llevará la acción y qué comunicación se producirá.
  • Comunicaciones documentales: diferentes planes de contingencia requerirán comunicaciones diferentes. Por ejemplo, la falla del sitio web de la empresa puede requerir comunicaciones internas para coordinar la resolución del problema, así como comunicaciones por correo electrónico con los clientes para mantenerlos al tanto del progreso hacia la resolución. Sin embargo, si se determina que su producto causa daño corporal real a uno de sus clientes, esto requeriría no sólo comunicaciones internas sino también unas relaciones públicas muy cuidadosamente gestionadas.

Una vez que haya creado su plan, deberá aprobarlo e incluirlo en los procedimientos operativos estándar (POE) para que todos entiendan cuándo se debe activar el plan y su participación en él.

Puede resultar útil probar sus planes. Es decir, simular el desencadenamiento de un plan de contingencia para realizar un simulacro de los pasos detallados en el plan. Esto ayudará a garantizar que el plan sea adecuado para su propósito.

3. Mantener el Plan de Contingencia

Al igual que ocurre con la vida, los negocios no existen en el vacío. El mundo que nos rodea está en constante cambio. Por esta razón, es importante no simplemente establecer y olvidar sus planes de contingencia. Deberán actualizarse periódicamente por varios motivos, entre ellos:

  • La forma en que funciona un sistema ha cambiado.
  • Un miembro clave del equipo se ha unido o abandonado la organización.
  • La estructura organizativa ha cambiado.
  • Han surgido nuevos riesgos o los riesgos existentes han desaparecido.
  • Se introducen nuevos productos en el mercado.
  • La nueva tecnología ha reemplazado a la antigua.

Hay dos formas de abordar el mantenimiento de sus planes de contingencia actualizados.

La primera es crear un cronograma donde actualizará y volverá a aprobar sus planes de contingencia. Efectivamente, se trata de una cadencia regular de reuniones (tal vez el equipo se reúna una vez al mes) en las que discutirá y actualizará sus planes de contingencia.

El segundo enfoque consiste en incorporar el proceso de actualización de los planes de contingencia en todos los demás procesos de cambio de la organización. Esto significa que si alguien cambiara un sistema, tendría que actualizar el plan de contingencia. Significaría que si alguien quisiera lanzar un nuevo producto al mercado, necesitaría actualizar los planes de contingencia pertinentes o crear un nuevo plan de contingencia.

Consejo

Una vez que haya implementado un plan de contingencia, es posible que desee mantenerlo fuera del sitio, tal vez asegurándose de que todos los miembros clave del equipo lleven una copia en su dispositivo móvil. Esto es para evitar la situación muy indeseable en la que un desastre como un incendio destruye no sólo un edificio clave sino también el propio plan de contingencia.

Resumen del plan de contingencia

La planificación de contingencias suele ocupar un lugar bajo en la lista de prioridades de muchas organizaciones. Las operaciones diarias consumen la atención de todos y, por lo tanto, puede resultar difícil encontrar tiempo para realizar planes de contingencia.

Sin embargo, al igual que la introducción de una nueva línea de productos, la planificación de contingencias es una inversión. Al considerar invertir en planificación de contingencias, no piense sólo en el costo de su inversión; recuerde considerar los costos potenciales para la organización si decide no invertir en planificación de contingencias.

Error 403 The request cannot be completed because you have exceeded your quota. : quotaExceeded



Planificación de contingencias – Capacitación en gestión de riesgos

Planificación de contingencias – Capacitación en gestión de riesgos

¿Qué es la planificación de contingencias?

La planificación de contingencias es un proceso esencial para toda empresa, independientemente de su tamaño o industria. Se trata de identificar los posibles riesgos y amenazas a los que la organización podría enfrentarse, y desarrollar estrategias para manejar y minimizar el impacto de estos eventos en el negocio.

¿Por qué es importante la planificación de contingencias?

La planificación de contingencias es crucial porque ayuda a las empresas a anticiparse a los posibles problemas o eventos imprevistos que podrían interrumpir sus operaciones normales. Al tener un plan de contingencia sólido, las organizaciones pueden responder de manera efectiva a situaciones de crisis, minimizando el impacto negativo en sus resultados y reputación.

¿Cuáles son los pasos clave en la planificación de contingencias?

Los pasos clave en la planificación de contingencias son los siguientes:

  1. Identificación de riesgos: Se realiza una evaluación exhaustiva de los posibles riesgos internos y externos que podrían afectar a la organización.
  2. Análisis de impacto: Se determina el posible impacto que tendrían los diferentes escenarios de riesgo en el negocio y se priorizan en función de su gravedad.
  3. Desarrollo de estrategias de respuesta: Se desarrollan planes de acción específicos para cada riesgo identificado, estableciendo medidas preventivas y correctivas para mitigar su impacto.
  4. Implementación del plan: Se pone en marcha el plan de contingencia, asegurando que todas las medidas y procedimientos estén claramente definidos y comunicados a todo el personal relevante.
  5. Evaluación y mejora continua: Se realiza un seguimiento y revisión periódica del plan de contingencia para garantizar su eficacia y actualizarlo según sea necesario.

¿Qué beneficios ofrece la capacitación en gestión de riesgos?

La capacitación en gestión de riesgos proporciona a los empleados y directivos de una empresa las habilidades necesarias para identificar, evaluar y gestionar eficazmente los riesgos a los que se enfrenta la organización. Algunos de los beneficios clave de la capacitación en gestión de riesgos incluyen:

  • Mejora de la toma de decisiones: La capacitación ayuda a los empleados a tomar decisiones informadas y basadas en la evaluación de riesgos, lo que reduce la posibilidad de cometer errores costosos.
  • Mejora de la eficiencia operativa: Al comprender y gestionar los riesgos de manera efectiva, las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa y evitar interrupciones innecesarias.
  • Protección de la reputación: La gestión adecuada de riesgos puede ayudar a proteger la reputación de una empresa al evitar situaciones de crisis y minimizar el impacto de eventos negativos.
  • Aumento de la confianza: Los clientes y socios comerciales tienden a confiar en organizaciones que demuestran una sólida gestión de riesgos, lo que puede conducir a oportunidades de negocio mejoradas.

En resumen, la planificación de contingencias y la capacitación en gestión de riesgos son aspectos clave para cualquier empresa que desee protegerse de eventos imprevistos y minimizar su impacto. Al emplear estos enfoques, las organizaciones pueden estar mejor preparadas para enfrentar los desafíos que puedan surgir y mantener su continuidad operativa.

Referencias:

  1. Ejemplo1.com
  2. Ejemplo2.com
  3. Ejemplo3.com


Deja un comentario