Pautas efectivas para reuniones: cómo llevar a cabo una reunión

Las reuniones son una parte importante de la vida profesional y son fundamentales para el éxito de cualquier proyecto o empresa. Sin embargo, muchas veces estas reuniones se convierten en un derroche de tiempo y energía, sin lograr los resultados deseados. Para evitar este escenario, es crucial contar con pautas efectivas para llevar a cabo una reunión exitosa. En este artículo, te presentamos consejos prácticos y sencillos que te ayudarán a optimizar tus reuniones, desde la planificación hasta la ejecución. ¡Aprende cómo hacer que tus reuniones sean productivas y eficientes!

Todos hemos vivido una mala reunión. Uno en el que la gente llega después de la hora oficial de inicio y la reunión comienza 15 minutos más tarde de lo previsto. No hay una agenda clara por lo que la reunión gira en torno a varios temas. La persona con autoridad para tomar una decisión no está presente. Al final de la reunión, transcurren 15 minutos y no se decide nada. ¡Quizás lo único que habéis acordado es celebrar otra reunión! Es evidente que nadie se guía por un conjunto de directrices eficaces para las reuniones.

Es fácil ver por qué ocurre esto. Cuando comenzamos nuestras carreras por primera vez, nos invitan a asistir a reuniones. Por lo general, estas reuniones serán del tipo no estructurado, como se describió anteriormente, y comenzamos a pensar que así es simplemente como se llevan a cabo las reuniones. Pero no tiene por qué ser así.

Afortunadamente, existen algunas pautas de reuniones efectivas que puede seguir para garantizar que sus reuniones sean productivas y funcionen como un reloj. Una buena manera de pensar en estos pasos es en términos de lo que debe hacer antes de la reunión, durante la reunión y después de que finalice la reunión.

Pautas efectivas para reuniones: cómo llevar a cabo una reunión

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Antes de la reunión

Para preparar su reunión para el éxito, siga estos pasos antes de que comience la reunión.

1. ¿Necesita siquiera una reunión?

Las reuniones innecesarias generan frustración y pérdida de tiempo, así que antes de lanzarse y programar su reunión, piense si otro medio de comunicación podría ser más apropiado. ¿Quizás un simple correo electrónico enviado a 3 o 4 de las personas adecuadas podría lograr el mismo objetivo?

2. Comience con el fin en mente

Cuando piensa por primera vez en convocar una reunión, un buen punto de partida es identificar el propósito específico de la reunión. Las reuniones pueden servir para todo tipo de propósitos:

  • Para llegar a una decisión
  • Para proporcionar dirección
  • para generar ideas
  • para informar a la gente
  • Para crear un plan
  • Para revisar el estado
  • Crear entusiasmo en torno a una idea.

Una forma sencilla de expresar esto mentalmente es: «Al final de esta reunión, queremos tener…».

Ahora que sabe lo que quiere lograr con la reunión, está en condiciones de determinar cuál debe ser la agenda y quién debe asistir.

3. Determinar la agenda

Sin una agenda clara es mucho más probable que su reunión no sea un éxito. En términos simples, su agenda debe incluir:

  • Los temas a tratar.
  • El tiempo asignado para discutir cada tema.
  • Quién liderará cada punto de la agenda.

Asegúrese de distribuir su agenda a los asistentes al menos 24 horas antes del inicio de la reunión para que todos tengan tiempo de prepararse. Si se trata de una reunión habitual, como una reunión semanal del equipo, cree una plantilla de agenda que se utilizará cada semana.

4. Determinar los asistentes

Necesitará a las personas adecuadas en la sala. Puede parecer obvio, pero si convoca una reunión para tomar una decisión, entonces la reunión no tendrá sentido a menos que la persona clave que toma las decisiones esté presente.

No vaya demasiado lejos: para tener la reunión más eficaz, debe invitar a todos los que necesiten estar presentes, pero ni a un solo asistente adicional. Una vez que tenga su lista de asistentes, revísela para ver si se puede eliminar a alguien.

Con la llegada de la tecnología, las invitaciones a reuniones suelen enviarse por correo electrónico. Un problema que esto crea es que los asistentes envían las invitaciones a otras personas dentro de la organización que también pueden estar interesadas en asistir. Lo que comenzó como una reunión enfocada con 6 asistentes pronto podría convertirse en una reunión de 28 personas en la que no se decide nada.

Para evitar esto, verifique si se ha invitado a asistir a personas adicionales además de su lista original. Si se han agregado personas adicionales, haga un seguimiento para ver qué contribuirán a la reunión que el asistente original no puede.

5. Obtenga apoyo

La última de nuestras pautas efectivas para reuniones que debe realizar antes del inicio de su reunión es aplicable si el propósito de su reunión es obtener apoyo para una idea o plan de acción que está proponiendo. En este escenario vale la pena recordar que cualquier cosa puede suceder en una situación de grupo cuando a las personas se les presenta algo nuevo por primera vez.

Para maximizar las posibilidades de conseguir lo que desea, es una buena idea hablar con cada asistente individualmente antes de la reunión. Esto le permite comprobar que se cumplen sus condiciones de victoria y que están contentos con lo que les propone. También le brinda la oportunidad de recalibrar su propuesta en función de sus comentarios antes de que comience la reunión.

Este enfoque requiere una cantidad considerable de tiempo, pero ayuda a que su propuesta sea aprobada.

Durante la reunión

Ahora que hemos sentado las bases para tener una reunión exitosa, mantengamos el impulso dirigiendo la reunión de manera efectiva utilizando las siguientes reglas:

1. Comience a tiempo, termine a tiempo

Las personas se sienten apreciadas cuando las tratas a ellas y a su tiempo como algo valioso, así que asegúrate de comenzar y terminar a tiempo.

Con el simple hecho de crear una reputación de comenzar y terminar a tiempo, se sorprenderá de la buena voluntad que creará y del esfuerzo que harán las personas no sólo para asistir a sus reuniones sino también para llegar a tiempo.

2. Cíñete a tus tiempos

Antes de la reunión ya creaste una agenda estableciendo cuánto tiempo se dedicaba a cada tema, ahora es el momento de ceñirte a ella.

Puede ser una buena idea colgar la agenda en una pantalla o pizarra para que todos puedan verla. Si hay muchas personas presentes en la reunión, puede resultar difícil concentrarse en lo que se dice y gestionar el tiempo, así que considere pedirle a un colega que controle el tiempo.

3. Prohibir la tecnología

En pocas palabras, no será una reunión efectiva si las personas usan sus teléfonos o computadoras portátiles durante la reunión.

4. Evite el pensamiento grupal

El pensamiento de grupo ocurre cuando todos respaldan una visión de consenso y es el enemigo de la creatividad y la generación de ideas imaginativas. Una técnica muy sencilla para evitar esto es pedir a los miembros superiores del personal que contribuyan al debate en último lugar, y a los miembros más introvertidos del equipo que contribuyan primero.

5. Problemas de estacionamiento según sea necesario

Una herramienta útil para evitar desviarse por las ideas interesantes que surgen durante la reunión es utilizar el técnica de “estacionamiento”.

Funciona así. Cuando surja un tema de discusión interesante que no se relacione con la agenda, haga lo siguiente:

  • Agradezca a la persona por plantear el punto.
  • Dígales que lamentablemente el punto que han planteado está un poco fuera del alcance de la reunión.
  • Dígales que hará referencia al punto que plantearon en el acta de la reunión.
  • Dígales que luego podemos elegir si organizamos o no un seguimiento para discutir este punto.

El uso de esta técnica reconoce y respeta la contribución de las personas a la reunión, pero garantiza que la reunión se mantenga encaminada y se discutan solo los temas planteados en la agenda.

6. Toma notas

¡Es sorprendente cuántas reuniones ocurren sin que nadie tome notas! El motivo para tomar notas es registrar las preguntas planteadas, las decisiones tomadas y las acciones asignadas.

Posteriormente utilizaremos estas notas como base para enviar las actas de la reunión.

Puede ser una buena idea proyectar en pantalla el documento que estás utilizando para recoger las notas. De esta manera se crea consenso en torno a las actas y no se pierde nada. Si no puede hacer esto, utilice lápiz y papel para recoger las notas y no una computadora portátil o dispositivo similar; de lo contrario, la gente podría pensar que está siendo grosero al usar su computadora en mitad de una reunión.

Si la reunión tiene un número particularmente grande de asistentes, considere pedirle a un colega que recoja las notas en su nombre, ya que puede ser difícil concentrarse en lo que se dice, mantener la reunión encaminada y tomar notas.

7. Confirme los próximos pasos

El último paso de nuestras pautas efectivas para reuniones que se deben usar durante la reunión es dejar siempre los últimos minutos de la reunión para revisar los siguientes pasos, incluido quién es responsable de cada paso y cualquier fecha límite asociada con ese paso.

Esto solidifica en la mente de todos que la reunión ha sido un éxito y garantiza que ninguna acción quede sin dueño ni fecha límite.

Si todas las acciones pertenecen a una sola persona, entonces pregunte a los demás en la sala si hay alguna acción que podrían quitarle de las manos a esa persona.

Después de la reunión

Ahora que acaba de finalizar una reunión fantástica y productiva, sólo queda un paso por delante.

1. Seguimiento

Cada uno de nosotros interpreta el mundo de diferentes maneras. Por lo tanto, puede ser bastante común que diferentes personas presentes en la reunión terminen con una comprensión ligeramente diferente de lo acordado.

Para evitar esto, ordene las actas que tomó durante la reunión y distribúyalas a todos los asistentes y otras partes interesadas. Haga esto inmediatamente después de que finalice la reunión.

La parte más importante de las actas es WWDWBW, que es un acrónimo que significa ¿Quién hará qué y cuándo?

Plantilla de agenda de reunión

La base de estas pautas efectivas para reuniones es establecer una agenda sólida. A continuación se muestra una plantilla de agenda de reuniones sencilla que puede utilizar y modificar para crear sus propias agendas de reuniones.

Pautas efectivas para reuniones: cómo llevar a cabo una reunión

Resumen de directrices para reuniones eficaces

Sin pautas efectivas para las reuniones, las reuniones pueden fácilmente convertirse en una pérdida de tiempo si no se tiene cuidado. Es difícil imaginar que exista una sola persona en el mundo que, en calidad de profesional corporativo, no haya experimentado una reunión inútil.

Todas las grandes reuniones comienzan antes de la reunión, cuando se desarrollan el propósito de la reunión y la agenda. Durante la reunión se debe tener cuidado para mantener la reunión encaminada y productiva. Finalmente, después de la reunión es importante distribuir las actas que incluyan WWDWBW – Quién hará qué y cuándo.

Si sigue estas pautas efectivas para reuniones, debería poder aumentar significativamente la calidad de su próxima reunión.

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Pautas efectivas para reuniones: cómo llevar a cabo una reunión

Pautas efectivas para reuniones: cómo llevar a cabo una reunión

Las reuniones son una parte fundamental de la vida profesional en cualquier organización. Sin embargo, muchas veces estas reuniones pueden convertirse en un desperdicio de tiempo si no se llevan a cabo de manera efectiva. En este artículo, te proporcionaremos pautas clave para realizar reuniones productivas y eficientes.

1. Definir el propósito y la agenda de la reunión

Antes de programar una reunión, es importante definir claramente su propósito. ¿Cuál es el objetivo principal que se busca alcanzar? Una vez que se tenga claro el propósito, se debe elaborar una agenda que incluya los temas a tratar y el tiempo asignado a cada uno. Esto ayudará a mantener el enfoque y evitar desviaciones innecesarias.

2. Invitar a los participantes adecuados

Es esencial invitar únicamente a las personas relevantes para la reunión. Demasiados participantes pueden generar distracciones y diluir la eficacia de la reunión. Asegúrate de incluir a aquellos individuos que puedan contribuir al tema, tomar decisiones o aportar información relevante.

3. Establecer reglas de conducta

Es importante establecer reglas básicas de conducta para garantizar un ambiente de respeto y colaboración durante la reunión. Algunas de estas reglas pueden incluir: llegar puntualmente, no interrumpir mientras alguien más está hablando, limitar el uso de dispositivos móviles y respetar los turnos de palabra.

4. Moderar y facilitar la reunión

El moderador de la reunión debe asegurarse de que se siga la agenda y que todos los participantes tengan la oportunidad de expresar sus ideas. Fomentar la participación equitativa y facilitar el flujo de la discusión será clave para lograr los objetivos planteados.

5. Tomar notas y asignar responsabilidades

Es fundamental tomar notas durante la reunión para documentar los acuerdos, conclusiones y acciones a seguir. Al finalizar la reunión, se deben asignar responsabilidades a cada participante para asegurar que se cumplan los compromisos adquiridos.

6. Evaluar la efectividad de la reunión

Después de la reunión, es recomendable evaluar su efectividad. ¿Se alcanzaron los objetivos planteados? ¿Se cumplió la agenda en el tiempo establecido? Analizar estas preguntas permitirá identificar áreas de mejora para futuras reuniones.

¡Recuerda que una reunión bien planificada y ejecutada puede marcar la diferencia en la productividad y el éxito de tu organización!

Fuentes recomendadas:

  1. «Running Effective Meetings»
  2. «The Ultimate Guide to Running Effective Meetings»
  3. «How to run more effective meetings: 10 tips»


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