En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente del efectivo es fundamental para mantener el flujo de caja en equilibrio y garantizar una operación fluida. Por eso, contar con un módulo de gestión de efectivo en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es esencial. No sólo permite una mayor visibilidad y control sobre los fondos, sino que también optimiza los procesos financieros y facilita la toma de decisiones estratégicas. En este artículo, exploraremos en profundidad la importancia de contar con un módulo de gestión de efectivo en un ERP y los beneficios que puede aportar a tu empresa. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo esta herramienta puede revolucionar tu forma de administrar el efectivo!
El módulo de gestión de efectivo proporciona información relacionada con el flujo de efectivo de la organización, procesando y analizando todas las transacciones bancarias y en efectivo, que surgen del pago de facturas de proveedores, recibos de facturas de ventas, pagos independientes y pagos/recibos no asignados.
El módulo de gestión de efectivo también permite analizar transacciones financieras durante un período de tiempo determinado y proporciona información sobre las fuentes de fondos y el uso de los fondos para garantizar la liquidez con el fin de cumplir con las obligaciones de pago de la organización.
Un flujo típico de pago/recepción en una organización
Integración con otros módulos.
- Cuentas por pagar de donde se reciben las facturas de compra procesadas.
- Cuentas por cobrar de donde se reciben las facturas de ventas procesadas.
- Libro mayor donde se contabilizan las transacciones procesadas dentro de este módulo.
Mantenimiento de datos maestros: Algunos de los parámetros de datos maestros para los módulos de gestión de efectivo son
- Mantener método de pago/recibo: Esto determinará cómo se procesan los pagos/recibos, para lo cual es necesario definir los siguientes parámetros:
- Ya sea automático (donde las facturas o recibos se seleccionan automáticamente según el plazo de pago) o pago/recibo manual.
- Monto Máximo por Socio Comercial en un solo lote de pago.
- Cuenta bancaria/Dirección bancaria para realizar/recibir pagos.
- Opción de salida, ya sea en papel (cheque) o en archivo (Débito directo).
- Opciones de composición: donde el recibo/pago se procesa individualmente (remesa) o se combina para varias facturas.
- Las relaciones bancarias: donde se mantienen los detalles de la moneda (moneda local/pago en el extranjero), tipo de banco, si está bloqueado para pago o recibo, prioridad predeterminada, etc.
- Vinculación con el Libro mayor: definición de varios planes de cuentas relacionados con la publicación de varias etapas del procesamiento de transacciones dentro de la gestión de efectivo en el Libro mayor, como pagos anticipados, recibos anticipados y cheques emitidos no realizados.
- Autorización de pago: monto máximo que un usuario puede pagar a un proveedor o si el usuario está autorizado a realizar un pago por adelantado.
Funcionalidad del módulo de gestión de efectivo
- Pago al proveedor: el procedimiento estándar para el pago al proveedor se detalla a continuación. Sin embargo, se sigue una variación de este proceso para pagos relacionados con órdenes permanentes (donde los pagos se realizan sin factura), pagos contra facturas proforma, pagos independientes, etc.
- Seleccionar y redactar facturas para pago.
- Imprimir lista de avisos de pago
- Modificar aviso de pago
- Conciliar el importe según el aviso de pago y la factura
- Asignar banco
- Imprima cheques o registre órdenes bancarias en un archivo electrónico.
- Contabilizar transacciones en efectivo en el libro mayor
A continuación se muestra un diagrama de flujo que muestra el procedimiento de pago a proveedores:
- Recibo del importe de la factura de venta:
- Mediante cheque:
- Cheque recibido del cliente (recibo anticipado)
- Cheque enviado al banco (estado anticipado del cheque).
- Cheque pagado por banco (relación bancaria-conciliación).
- Domiciliación bancaria: Aplicable para clientes que hayan autorizado a la organización a domiciliar sus cuentas bancarias.
- Seleccionar facturas para domiciliaciones bancarias
- Asesoramiento de domiciliación bancaria
- Componer débitos directos
- Asignar bancos a débitos directos
- Auditoría de débitos directos
- Crear órdenes de domiciliación bancaria
- Imprimir cartas de remesa
- Registre los débitos directos en el libro mayor.
- Mediante cheque:
- Pronóstico de flujo de caja: esta funcionalidad proporciona una idea de la posición de liquidez proyectada de la organización en un momento determinado en el futuro. Al pronosticar el flujo de caja, el sistema utiliza datos disponibles sobre I) órdenes de compra y facturas de compra, ii) cotizaciones de ventas, órdenes de ventas y facturas de ventas iii) órdenes permanentes y iv) presupuestos financieros.
Autoría/Referencia – Acerca del autor(es)
Planificación de recursos empresariales – I
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Módulo de Gestión de Efectivo en ERP: Preguntas frecuentes
¿Qué es un Módulo de Gestión de Efectivo en ERP?
Un Módulo de Gestión de Efectivo en un ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta que permite administrar eficientemente el flujo de efectivo dentro de una empresa. Este módulo se integra al sistema de gestión empresarial y ofrece soluciones para el control de cuentas bancarias, conciliaciones financieras, gestión de efectivo y pronósticos de flujo de caja.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un Módulo de Gestión de Efectivo en ERP?
El uso de un Módulo de Gestión de Efectivo en ERP brinda diversas ventajas a las empresas:
- Control total del efectivo: El módulo permite tener un seguimiento detallado de todas las transacciones relacionadas con el efectivo, desde la recepción hasta los desembolsos.
- Optimización de los procesos: Al automatizar las tareas relacionadas con la gestión de efectivo, se agilizan los procesos y se eliminan errores humanos.
- Mayor visibilidad financiera: La herramienta brinda información actualizada y precisa sobre la posición financiera de la empresa, lo que permite tomar decisiones más informadas.
- Pronósticos de flujo de caja precisos: El módulo utiliza datos históricos y proyecciones futuras para generar pronósticos de flujo de caja confiables, lo que ayuda a mejorar la planificación financiera.
¿Cómo se integra un Módulo de Gestión de Efectivo en un ERP?
La integración de un Módulo de Gestión de Efectivo en un ERP depende del sistema específico utilizado por la empresa. Generalmente, se realiza a través de una configuración especializada que permite conectar el módulo con el resto de los procesos y datos financieros del ERP.
Es recomendable contar con el apoyo de especialistas en implementación de ERP para llevar a cabo una integración exitosa.
¿Cuáles son algunas soluciones populares de Módulos de Gestión de Efectivo en ERP?
Existen varias soluciones populares de Módulos de Gestión de Efectivo en ERP en el mercado. Algunas de ellas son:
- SAP Cash Management
- Oracle Cash Management
- Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations
Estas soluciones ofrecen funcionalidades avanzadas para la gestión de efectivo y se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa.
En resumen, el Módulo de Gestión de Efectivo en un ERP es una herramienta esencial para optimizar la gestión del flujo de efectivo en una empresa. Su integración brinda ventajas como mayor control, automatización de procesos, visibilidad financiera y pronósticos de flujo de caja precisos. Al elegir una solución, es recomendable considerar las opciones populares disponibles y contar con el apoyo de especialistas en implementación de ERP.
Fuentes: