Matriz de Prioridades de Acción – Capacitación en Toma de Decisiones de EPM

La toma de decisiones efectiva es esencial para el éxito de cualquier organización. En un entorno empresarial en constante cambio, es crucial que los líderes tengan las habilidades necesarias para evaluar y priorizar las acciones que deben tomar. En este sentido, EPM ha desarrollado una Matriz de Prioridades de Acción que ayuda a capacitar a los profesionales en la toma de decisiones. En este artículo, exploraremos en qué consiste esta matriz y cómo puede ser utilizada para optimizar la toma de decisiones en el ámbito empresarial. ¡Descubre cómo mejorar tus habilidades de toma de decisiones con EPM!

La Matriz de prioridades de acción es una herramienta que le permite aprovechar al máximo su tiempo ayudándole a elegir las tareas y oportunidades adecuadas a realizar.

El mundo está lleno de oportunidades. Desafortunadamente, nunca hay tiempo suficiente para aprovechar todas estas oportunidades. Debido a esto, debes elegir sabiamente tus oportunidades y tareas, para aprovechar al máximo tu tiempo.

Desea asegurarse de elegir aquellas tareas que le brindarán el mayor retorno de su inversión de tiempo. También deseas evitar aquellas tareas que no te hacen avanzar.

Matriz de prioridades de acción

La Matriz de prioridades de acción es una herramienta sencilla que puede ayudarle a garantizar que dedica su tiempo a trabajar en las tareas correctas en el orden correcto.

Si trabaja constantemente en las cosas correctas, experimentará mejores resultados a largo plazo.

Matriz de Prioridades de Acción - Capacitación en Toma de Decisiones de EPM

Como puede ver, la matriz es una cuadrícula de dos por dos. En el eje x tenemos el esfuerzo necesario para completar una tarea, yendo de menor a mayor. En el eje y, tenemos el impacto que tendrá en los resultados que tendrá completar una tarea.

Para utilizar la herramienta, usted califica sus tareas o lista de tareas pendientes primero por esfuerzo y luego por su impacto. Luego colocas cada tarea en la cuadrícula según su puntuación.

Los cuatro cuadrantes se definen de la siguiente manera:

1. Victorias rápidas

Son tareas que requieren poco esfuerzo pero que tienen un alto impacto. Como tales, son muy atractivos porque ofrecen altos rendimientos con un pequeño desembolso de energía.

Lograr victorias rápidas debe ser tu máxima prioridad y debes concentrarte en estas tareas tanto como puedas.

2. Grandes proyectos

Estas son tareas que pueden brindarle resultados significativos (impacto), pero a diferencia de las ganancias rápidas, requieren que usted invierta mucho tiempo en ellas.

Este tipo de tareas deberían ser su próxima prioridad después de las victorias rápidas. Necesitará invertir mucho tiempo en estos proyectos para realizarlos, pero tenga cuidado de no dejar que estas tareas consuman todo su tiempo.

3. Complementos

Estas son tareas que requieren poco esfuerzo para su realización, pero que también tienen poco impacto en sus resultados.

Como lo indica el nombre, utiliza estas tareas para ocupar su tiempo. Sólo debe realizar estas tareas si tiene tiempo disponible después de trabajar en sus logros rápidos y proyectos importantes.

Considere delegar estas tareas si tiene esa opción. Alternativamente, considere abandonar estas tareas por completo si es posible.

4. Tareas ingratas

Son tareas de bajo impacto pero que aún requieren un gran esfuerzo.

Debe intentar eliminar por completo estas tareas, ya que no vale la pena dedicar tiempo a completarlas.

Usando el modelo

Para utilizar el modelo, siga estos cuatro pasos:

  1. Haga una lista completa de todas sus tareas.
  2. Califique sus tareas por esfuerzo e impacto. Puedes usar cualquier escala que quieras para hacer esto, pero una escala simple del 1 al 10 funciona bien, donde uno es muy bajo y diez es muy alto.
  3. Coloque cada actividad en la matriz según sus puntajes de esfuerzo e impacto.
  4. Prioriza tus actividades:
    • Dé la máxima prioridad a las ganancias rápidas.
    • Dedique el tiempo restante a sus proyectos principales. Debería dedicar la mayor parte de su tiempo a estas tareas.
    • Si le queda tiempo, realice sus actividades complementarias. De lo contrario, delega o abandona estas tareas.
    • Elimina tareas ingratas. No dedique absolutamente ningún tiempo a realizar estas tareas.

Ejemplos de matrices de prioridades de acción

Echemos un vistazo a algunos ejemplos de tareas que se clasifican en diferentes categorías dentro de la matriz.

1. Ejemplos de ganancias rápidas

  • Realizar una demostración del producto a un nuevo cliente potencial.
  • Vuelva a llamar a un cliente potencial de ventas.
  • Complete su declaración de impuestos.

2. Ejemplos de proyectos importantes

  • Escribir un libro.
  • Termina un proyecto para rediseñar tu sitio web.
  • Terminar un ejercicio de planificación estratégica.

3. Ejemplos de relleno

  • Reserve vuelos para asistir a una conferencia.
  • Pagar una factura.
  • Ocúpese de los correos electrónicos de baja prioridad.

4. Ejemplos de tareas ingratas

  • Navegación por sitios de noticias en Internet.
  • Mirando Facebook.

Gráficamente, estos se pueden asignar a nuestra matriz de la siguiente manera:

Matriz de Prioridades de Acción - Capacitación en Toma de Decisiones de EPM

Plantilla de matriz de prioridades de acción

Tenemos una plantilla de matriz de prioridades de acción disponible para que la descargue y le ayude a priorizar mejor su tiempo. Puedes descargarlo como PDF aquí.

Matriz de Prioridades de Acción - Capacitación en Toma de Decisiones de EPM

Variaciones

El modelo no sólo tiene que usarse para priorizar su lista de tareas personales. También puedes usarlo de muchas otras maneras.

  • Es común utilizar el modelo con un equipo para ayudar a priorizar su trabajo.
  • También puedes utilizar el modelo si tienes una serie de proyectos que quieras analizar. En este caso, podría mejorar su toma de decisiones si cambia el eje x a Costo y el eje y a Retorno estimado de la inversión.
  • La Matriz de prioridades de acción está muy relacionada con la Matriz de Eisenhower, que se utiliza para priorizar una lista de tareas personales utilizando la urgencia y la importancia.

Resumen

La Matriz de prioridades de acción es una herramienta sencilla para la toma de decisiones que puede ayudarle a priorizar oportunidades y tareas.

Funciona clasificando las tareas en cuatro compartimentos: logros rápidos, proyectos importantes, tareas complementarias y tareas ingratas.

Debes realizar ganancias rápidas de inmediato. La mayor parte del resto de tu tiempo deberías dedicarlo a proyectos importantes. Realice tareas de relleno únicamente si tiene tiempo libre e intente abandonar todas las tareas ingratas.

Si utiliza la matriz repetidamente, con el tiempo, a medida que priorice lo que es importante, debería ver cómo mejoran sus resultados.

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Matriz de Prioridades de Acción – Capacitación en Toma de Decisiones de EPM

La toma de decisiones es una habilidad clave en el ámbito empresarial, ya que está directamente relacionada con la eficiencia y el éxito de las organizaciones. La Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de Quito (EPMAPS), consciente de la importancia de este aspecto, ha implementado una capacitación en toma de decisiones denominada «Matriz de Prioridades de Acción».

¿Qué es la Matriz de Prioridades de Acción?

La Matriz de Prioridades de Acción es una herramienta desarrollada por EPMAPS que tiene como objetivo facilitar la toma de decisiones basada en criterios fundamentales. Esta metodología permite evaluar y determinar las acciones que deben ser priorizadas de acuerdo a su impacto, urgencia y viabilidad.

La capacitación en Matriz de Prioridades de Acción brinda a los participantes las herramientas necesarias para analizar de manera integral las diferentes alternativas y tomar decisiones acertadas y fundamentadas. Durante el proceso de aprendizaje, los participantes adquieren conocimientos teóricos y prácticos sobre esta herramienta de gestión.

Beneficios de la capacitación en Matriz de Prioridades de Acción de EPMAPS

La capacitación en Matriz de Prioridades de Acción de EPMAPS ofrece numerosos beneficios para los participantes y, en última instancia, para la organización en su conjunto. Algunos de los beneficios más destacados son los siguientes:

  1. Mejora en la toma de decisiones: Los participantes aprenden a evaluar y priorizar acciones de manera efectiva, lo que se traduce en una toma de decisiones más acertada y enfocada en los objetivos estratégicos.
  2. Optimización del uso de recursos: La capacitación ayuda a identificar aquellas acciones con mayor impacto y viabilidad, permitiendo asignar recursos de manera más eficiente.
  3. Incremento en la eficiencia: Al tomar decisiones basadas en una evaluación rigurosa, se evita la dispersión de esfuerzos y se logra una mayor efectividad en la ejecución de proyectos y actividades.
  4. Reducción de riesgos: La Matriz de Prioridades de Acción permite identificar y abordar de manera proactiva aquellas acciones que pueden representar riesgos para la organización.

Proceso de capacitación

La capacitación en Matriz de Prioridades de Acción de EPMAPS consta de diferentes etapas que garantizan un aprendizaje completo y práctico. Algunas de las etapas fundamentales son:

  1. Introducción al concepto de matriz de prioridades: Los participantes adquieren conocimientos teóricos sobre las bases de la toma de decisiones y la matriz de prioridades.
  2. Identificación de criterios de evaluación: Se trabajan en equipo para identificar y definir los criterios fundamentales que se utilizarán en la matriz de prioridades.
  3. Aplicación práctica: Los participantes tienen la oportunidad de poner en práctica la metodología de la matriz de prioridades, evaluando diferentes situaciones y casos reales.
  4. Análisis y toma de decisiones: Se realiza un análisis de los resultados obtenidos a partir de la matriz de prioridades y se toman decisiones en función de la evaluación.

Esta capacitación se encuentra abierta tanto a empleados de EPMAPS como a profesionales y personas interesadas en mejorar sus habilidades de toma de decisiones en el ámbito empresarial. Para más información sobre fechas y modalidades de capacitación, puedes visitar el sitio web oficial de EPMAPS o contactar directamente con el departamento de capacitación.

Aprende a tomar decisiones estratégicas y fundamentadas con la capacitación en Matriz de Prioridades de Acción de EPMAPS. ¡Potencia tu habilidad de toma de decisiones y alcanza el éxito empresarial!

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