¿Sientes que pasas la mitad de tu día revisando y respondiendo correos electrónicos? ¿Te estresas cada vez que tu bandeja de entrada se llena de mensajes sin leer? ¡No te preocupes! En este artículo, descubrirás cómo administrar el volumen de tus correos electrónicos de una manera más eficiente, reducir el estrés que te causan y disfrutar de resultados más satisfactorios. Aprenderás trucos y consejos para enviar y recibir correos más rápidamente, maximizando tu productividad y liberando tiempo para otras tareas importantes. ¡Prepárate para liberarte del caos de los correos electrónicos y optimizar tu comunicación en línea como nunca antes!
El otro día estaba concertando una reunión con una asociada en su lugar de trabajo. Nunca nos habíamos conocido y siempre nos habíamos comunicado por correo electrónico.
Debería haber sido un intercambio simple: yo transmitiendo posibles fechas, horas y números. Ella confirma que su oficina tenía la disponibilidad adecuada. Increíblemente, esto tomó ocho mensajes a cumplir. Y nos distrajo a los dos durante tres horas.
¿Por qué tomó tanto tiempo? Al analizar nuestros mensajes, puedo ver que ninguno de los dos escribía con suficiente claridad ni leía con suficiente atención.
Ignoró una de las fechas que le había mencionado e hizo suposiciones sobre otras. No había dejado claro qué días de la semana no eran posibles ni había resaltado los tiempos de finalización difíciles.
El correo electrónico no siempre se entrega
Me hizo sentir nostalgia por una época en la que esto me habría llevado tres minutos hablando por teléfono. Y me pregunté: ¿ahora dependemos demasiado del correo electrónico, hasta el punto de que él nos gobierna y no al revés?
Esta idea también ha estado molestando a la entrenadora de liderazgo Dianna Booher, directora ejecutiva del Instituto de Investigación Booher y autora de 48 libros.
Hablamos sobre la gestión del correo electrónico cuando la entrevisté para nuestro podcast Expert Interview hace unos años.
Ahora ha dedicado un libro entero a este tema – «Más rápido, menos y mejores correos electrónicos: administre el volumen, reduzca el estrés, disfrute de los resultados«.
En él, Booher cita investigaciones que muestran que, si no tenemos cuidado, el correo electrónico puede estrangular nuestra productividad. Y eso es caro.
Ha calculado que el coste del tiempo dedicado al correo electrónico puede ascender a 30.000 dólares al año, para una persona que gane 75.000 dólares más beneficios. Por eso, literalmente vale la pena ser mejor con el correo electrónico: escribirlo, leerlo y organizarlo.
Hecho para la velocidad
Para ayudar con la parte de escritura, Booher ofrece el mnemotécnico MADE. Significa Mensaje, Acción, Detalles y Evidencia.
El mensaje es un breve resumen de lo que queremos decir. La acción es lo que nosotros o el destinatario debemos hacer. Los detalles son información adicional necesaria y la evidencia ayuda con los antecedentes o la claridad. Podría ser un archivo adjunto o correos electrónicos anteriores pegados a continuación.
Este consejo me recuerda una conversación que tuve con el autor Mike Song hace una década. Mi editor en ese momento se había topado con el libro de Song, «La revolución del hámster: cómo administrar su correo electrónico antes de que lo administre a usted». Y sugirió que invitáramos a Song como invitado a nuestro podcast Expert Interview.
Recuerdo haber dudado de que pudiéramos llenar media hora con consejos por correo electrónico. Al final, no quería que la entrevista terminara. El correo electrónico resultó ser un gran tema y muchos de los consejos de Song son tan relevantes hoy como lo eran entonces.
Di no a las notificaciones
En el podcast, nos dio sus tres mejores consejos. Primero, comience de manera amigable. Song reconoce que la concisión es clave. Pero añade: «No queremos perder toda la calidez y humanidad de nuestra correspondencia».
En segundo lugar, ¡apague el ping! Es difícil volver al trabajo después de las notificaciones, ya sea que nos soliciten o no que revisemos nuestros mensajes.
Y en tercer lugar, sugiere que «filtremos por carpetas» y desviemos «el correo electrónico de baja prioridad a algún tipo de carpeta predesignada que revise una o dos veces al mes».
Después de mi conversación con Song, apliqué todos estos consejos y todavía uso el sistema de carpetas de correo electrónico que configuré hace tantos años.
Muchos de los consejos de Song concuerdan con la guía más reciente de Booher. Comparten un enfoque en ahorrar tiempo y maximizar todos los grandes aspectos de la mensajería electrónica.
Materias
Por ejemplo, ambos autores enfatizan la utilidad de líneas de asunto bien escritas. Y realmente pueden ayudarle a escribir «Menos correos electrónicos, más rápidos y mejores». Considere la diferencia entre «Agenda de la conferencia» y «Se adjunta la agenda de la conferencia del 11 de enero; los comentarios deben entregarse hoy a las 4 p. m.».
Los detalles de la segunda versión realmente podrían ayudar a los destinatarios, especialmente si miran el correo electrónico en sus teléfonos mientras están en movimiento.
Cuando la línea de asunto contiene el mensaje completo, algunas personas terminan con EOM, que significa «fin del mensaje». Esto les dice a los destinatarios que no necesitan abrir el correo electrónico, ahorrando un clic.
Cuando Song compartió ese consejo conmigo, me pregunté si podría confundir a las personas que no sabían lo que significaba MOE. Encontrar exactamente el mismo consejo en el libro de Booher sugiere que este acrónimo se ha generalizado más. Si hay alguna duda, usar la palabra «Fin» en lugar de EOM podría tener el mismo efecto y podría ser más claro.
¿Cuáles son sus principales consejos para la gestión del correo electrónico? ¡Únase a la discusión a continuación!
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Más rápido, menos y mejores correos electrónicos: administre el volumen, reduzca el estrés, disfrute de los resultados
¿Te sientes agobiado por la cantidad de correos electrónicos que recibes diariamente? ¿Sientes que la bandeja de entrada es un caos y te cuesta encontrar los mensajes importantes? En este artículo, te daremos algunos consejos para administrar el volumen de correos, reducir el estrés y disfrutar de los resultados.
1. Organiza tu bandeja de entrada
Una bandeja de entrada desordenada puede ser abrumadora. Para gestionar mejor tus correos electrónicos, crea carpetas o etiquetas para organizarlos según su importancia o tema. Por ejemplo, puedes tener carpetas para los mensajes personales, los relacionados con el trabajo o los de suscripciones. Así, podrás encontrar fácilmente lo que necesitas en cada momento.
2. Utiliza palabras clave en tus asuntos de correo
Para facilitar la búsqueda de correos en el futuro, utiliza palabras clave relevantes en los asuntos de tus mensajes. Esto te ayudará a filtrar y encontrar rápidamente los correos que buscas cuando necesites referirte a ellos. Además, será más eficiente en la organización de tu bandeja de entrada.
3. Establece un horario para revisar tu correo
En lugar de revisar tu correo constantemente, establece momentos específicos del día para hacerlo. Así evitas distracciones constantes y te enfocas en otras tareas importantes. Puedes revisar el correo por la mañana, después del almuerzo y antes de finalizar tu jornada laboral, por ejemplo.
4. Utiliza respuestas automáticas
Si sueles recibir muchos correos similares o preguntas frecuentes, considera utilizar respuestas automáticas. De este modo, no tendrás que redactar la misma respuesta una y otra vez. Puedes configurar un mensaje que se envíe automáticamente a aquellos que te escriban sobre temas específicos o durante determinados períodos de tiempo.
5. Prioriza tus correos de manera efectiva
No todos los correos electrónicos son igualmente importantes. Aprende a priorizarlos según su urgencia y relevancia. Identifica aquellos que requieren una respuesta inmediata y los que pueden esperar un poco más. Esto te ayudará a reducir el estrés y a gestionar tu tiempo de manera más eficiente.
En conclusión
Administrar el volumen de correos electrónicos no tiene por qué ser estresante. Siguiendo estos consejos, podrás disfrutar de una bandeja de entrada más organizada y reducir la sensación de agobio. Recuerda que no se trata de responder a cada correo de inmediato, sino de priorizar y gestionar tu tiempo sabiamente.
Fuente: Verywell Mind