Mapeo y comunicación de partes interesadas: gestión de programas de expertos

En el mundo de los negocios, el éxito de un programa o proyecto depende en gran medida de la forma en que se gestiona la comunicación con las partes interesadas. Es crucial entender sus necesidades y expectativas para poder crear una colaboración efectiva que impulse el crecimiento y el logro de los objetivos. En este contexto, el mapeo y la comunicación de partes interesadas se convierten en herramientas clave para la gestión de programas de expertos. En este artículo, exploraremos cómo estas prácticas pueden conducir al éxito en la gestión de programas de expertos y cómo implementarlas de manera efectiva.

Una tarea clave para todo director de programa es la gestión de las partes interesadas. Relacionarse con las personas adecuadas y de la manera correcta puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Cuando estás iniciando cualquier proyecto o programa y diseñando tu plan de comunicación, me parece una buena idea elaborar un Mapa de Stakeholders. Incluso si aún no sabe quiénes son todas sus partes interesadas, proporciona un marco simple para definir los diferentes tipos de comunicación que podría necesitar.

Entonces, ¿qué es exactamente una parte interesada?

Una parte interesada es simplemente cualquier persona interesada en su programa. Pueden ser individuos u organizaciones. Es su trabajo como director del programa (junto con su equipo) identificar a las partes interesadas y gestionar sus requisitos, expectativas y su influencia para garantizar un programa exitoso. Ejemplos de partes interesadas incluyen los técnicos que trabajan en el programa, la alta dirección ejecutiva, proveedores y clientes, entre otros.

Mapeo de partes interesadas

Un mapa de partes interesadas nos proporciona un medio para agrupar a las partes interesadas de modo que podamos pensar en gestionarlas como grupos en lugar de como individuos. Esto es muy importante en un programa grande donde habrá cientos o incluso miles de personas involucradas o interesadas en el programa, para que usted, como director del programa, no se estanque con la gestión diaria de las partes interesadas durante el proceso. ejecución del programa.

Un Mapa de Actores tiene dos ejes. En la horizontal tenemos «Interés», que representa el nivel de interés que tiene un individuo en el programa. Por lo general, esto será una función de cómo el programa los impactará a ellos o a su organización, o cuántas aportaciones tendrán al programa. En el eje vertical tenemos “Influencia”, que representa el nivel de influencia o poder que tiene un individuo para dar forma al programa y su dirección.

Mapeo y comunicación de partes interesadas: gestión de programas de expertos

Examinemos las diferentes secciones de esta matriz de partes interesadas:

Alta influencia, alto interés

Obviamente, querrá involucrar plenamente a estas personas y gestionar su relación con ellas con cuidado. Es posible que desee mantenerlos incluidos en las comunicaciones generales del programa que se dirigen a todos, pero también es posible que desee distribuir comunicaciones más enfocadas específicamente para ellos, o incluso reunirse con ellos regularmente, individualmente o como grupo.

Alta influencia, bajo interés

Se trata de personas que podrían ejercer una gran influencia sobre su programa, pero que no tienen un interés directo en la ejecución del programa ni en sus beneficios. Estas son personas a las que quizás necesite recurrir para hacer cosas en esferas fuera de su control inmediato, por lo que, además de las comunicaciones habituales del programa, es posible que desee dedicar tiempo específico a este grupo para mantenerlos de su lado, lo que facilita la tarea. para obtener su apoyo más adelante si necesita su ayuda.

Baja influencia, alto interés

Normalmente, este grupo involucra a las personas que trabajan en la ejecución detallada del programa, como técnicos y desarrolladores de software. A pesar de que este grupo no puede ejercer una gran influencia sobre la dirección del programa, sí puede ejercer una gran influencia sobre el cumplimiento del cronograma. Debe mantener motivado a este grupo con comunicaciones periódicas y también tomarse el tiempo para recopilar comentarios de este grupo, de modo que pueda adaptar sus comunicaciones y realizar modificaciones en el programa a medida que avanza.

El Mapa de Partes Interesadas tradicional, tal como se dibuja en la mayoría de los libros de Gestión de Proyectos, identifica esta categoría como «Mantenerse informado», pero creo que es necesario hacer más, ya que este grupo es vital para la ejecución exitosa del programa, por lo que también agregué » Comunicación bidireccional” así como “Manténgase informado”.

Baja influencia, bajo interés

Se trata de personas que simplemente necesitan ser mantenidas informadas sobre el estado del programa, ya que no son ni tan influyentes ni tan interesadas en la ejecución de los beneficios del programa.

Los libros de gestión de proyectos suelen mostrar un ejemplo de cómo asignar personas al mapa, pero en un programa grande esto es imposible ya que hay tantas personas involucradas, por lo que es posible que desees mantener una hoja de cálculo para asignar personas a una de las cuatro categorías anteriores.

Como puede ver, un mapa de partes interesadas facilita la definición de los tipos de comunicación que podría necesitar durante su programa y le hace pensar en cómo gestionar su relación con varias partes interesadas al principio del programa, ayudándole a empezar con el pie derecho. al gestionar las partes interesadas.

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Mapeo y comunicación de partes interesadas: gestión de programas de expertos

Preguntas frecuentes sobre el mapeo y comunicación de partes interesadas en la gestión de programas de expertos

1. ¿Qué es el mapeo de partes interesadas?

El mapeo de partes interesadas es un proceso que permite identificar y comprender a todas las personas y organizaciones involucradas o afectadas por un programa de expertos. Consiste en analizar quiénes son las partes interesadas, cuáles son sus necesidades y expectativas, y cómo pueden influir en el éxito del programa.

2. ¿Por qué es importante realizar el mapeo de partes interesadas?

Realizar el mapeo de partes interesadas es fundamental para garantizar una gestión eficaz de los programas de expertos. Al identificar y comprender a las partes interesadas, se pueden establecer estrategias de comunicación adecuadas, detectar posibles conflictos de interés y asegurar que se satisfagan las necesidades de todas las partes involucradas.

3. ¿Cuáles son los pasos clave para llevar a cabo el mapeo de partes interesadas?

Los pasos clave para llevar a cabo el mapeo de partes interesadas incluyen:

  1. Identificar a todas las partes interesadas involucradas en el programa.
  2. Analizar el nivel de influencia y poder de cada parte interesada.
  3. Evaluar el interés y la importancia de cada parte interesada.
  4. Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
  5. Identificar posibles conflictos de interés o problemas potenciales.

4. ¿Cómo se puede comunicar de manera efectiva con las partes interesadas?

La comunicación efectiva con las partes interesadas es esencial para el éxito de los programas de expertos. Algunas estrategias clave para lograrlo incluyen:

  • Utilizar un lenguaje claro y fácil de entender.
  • Adaptar el mensaje a las necesidades y expectativas de cada parte interesada.
  • Establecer canales de comunicación bidireccionales.
  • Proporcionar información de manera regular y oportuna.
  • Escuchar activamente las opiniones y preocupaciones de todas las partes involucradas.

Si deseas obtener más información sobre la gestión de programas de expertos y el mapeo de partes interesadas, te recomendamos visitar los siguientes recursos externos:

Referencias:

  1. «Guía completa para el mapeo de partes interesadas»
  2. «Importancia de la comunicación con las partes interesadas»


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