Los 5 porqués | Encuentre rápidamente la causa raíz de un problema

¿Alguna vez te has encontrado con un problema que parece no tener fin? Seguro que sí, todos hemos pasado por eso. Lo complicado es encontrar la causa raíz de ese problema, ya que muchas veces solo nos centramos en solucionar los síntomas. Sin embargo, existe una técnica simple pero efectiva que nos ayudará a identificar la verdadera causa detrás de un problema: los 5 porqués. En este artículo, te explicaremos cómo funciona esta técnica y cómo puedes utilizarla para resolver rápidamente cualquier problema que se te presente. ¡No te lo pierdas!

Los 5 por qués es una técnica que puede ayudarte a encontrar la causa raíz de un problema.

Es una realidad de la vida y de los negocios que a veces las cosas salen mal. El software falla, el equipo se estropea, la comunicación se malinterpreta y el plan maestro que ha dedicado el último mes a elaborar se desmorona después de cinco minutos.

Para evitar que este tipo de problemas vuelvan a ocurrir, generalmente necesita algo más que una solución rápida. Los 5 porqués pueden ser una herramienta útil para ayudarte a llegar a la raíz de lo que salió mal. Al comprender la causa raíz del problema, podrá resolverlo de tal manera que no vuelva a ocurrir.

Cuando algo sale mal, puede resultar tentador saltar al modo de “crisis”, tratando de solucionar el problema de inmediato y encontrar a alguien a quien echarle la culpa. Una mejor manera de reaccionar es ver el problema como una oportunidad de aprendizaje. Inmediatamente después de implementar nuestra solución inicial, la técnica de los 5 por qués puede ayudarnos a identificar todas las causas del problema, de modo que lo eliminemos para siempre.

La técnica funciona preguntando por qué cinco veces para encontrar la causa raíz del problema.

Los 5 porqués | Encuentre rápidamente la causa raíz de un problema

Fondo

La técnica de los 5 por qués fue desarrollada dentro de Toyota Motor Corporation en la década de 1930.

Taiichi Ohno, uno de los inventores de la técnica, escribió en su libro Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production que “… al repetir el por qué cinco veces, la naturaleza del problema, así como su solución, queda clara. «

Hoy en día, la técnica se utiliza ampliamente fuera de Toyota y se utiliza en Kaizen, manufactura esbelta y Six Sigma. Eric Ries escribió extensamente sobre la técnica de los 5 porqués en su libro The Lean Startup (resumen aquí), mostrando cómo las empresas emergentes pueden utilizar la técnica para resolver sus problemas de manera eficiente.

Ejemplo de 5 porqués

Supongamos que el sitio web de su empresa no funciona. Obviamente, es una prioridad que el sitio vuelva a funcionar. Inmediatamente después de que el sitio vuelva a estar en funcionamiento, puede resultarle útil utilizar la técnica de los 5 porqués para garantizar que se aborden todas las causas del problema para que no vuelva a suceder.

Echemos un vistazo a lo que pudo haber causado la caída de su sitio web.

  • Problema: El sitio web se cayó.
  • ¿Por qué sucedió? Se quedó sin memoria.
  • ¿Por qué? Porque estaba mal configurado.
  • ¿Por qué? Porque el administrador del sitio cometió un error.
  • ¿Por qué? Porque el desarrollo no había proporcionado instrucciones adecuadas.
  • ¿Por qué? Porque asumieron que era obvio.

¡Hasta ahora podrías estar pensando que esta técnica es tan básica que no requiere un artículo completo para explicarla! Bueno, es el siguiente paso donde se revela el verdadero poder de los 5 Porqués. Ahora es necesario tomar medidas correctivas (llamadas contramedidas en el modelo) en cada nivel de los cinco porqués. Por ejemplo:

  • Causa 1: El sitio web se quedó sin memoria.
    • Contramedida: Haga que el sitio vuelva a funcionar.
  • Causa 2: Configuración incorrecta.
    • Contramedida: cree un procedimiento operativo estándar para verificar la configuración antes de cada actualización.

  • Causa 3: El administrador del sitio cometió un error.
    • Contramedida: asegúrese de que el administrador del sitio sepa cómo ejecutar la nueva prueba de verificación.
  • Causa 4: Desarrollo no había proporcionado instrucciones adecuadas.
    • Contramedida: Capacite al equipo de desarrollo para que brinde instrucciones suficientes.
  • Causa 5: Supuse que era obvio.
    • Contramedida: hable con el gerente del equipo de desarrollo para asegurarse de que hablen con su equipo sobre la importancia de ser preciso, sin importar lo obvio que parezca.

El diagrama anterior se ha actualizado para reflejar todo el proceso de los 5 porqués:

Los 5 porqués | Encuentre rápidamente la causa raíz de un problema

Con>

Una cosa a tener en cuenta del ejemplo es que a menudo lo que a primera vista parece ser un problema técnico resulta ser un problema humano o de proceso en su raíz.

¿Qué pasa con las soluciones costosas?

Quizás estés pensando que el ejemplo está muy bien, pero ¿qué debemos hacer en una situación en la que la solución es extremadamente costosa? La respuesta es que se trata de ser proporcionado en su inversión.

Por ejemplo, supongamos que solucionar la raíz de nuestro problema requerirá migrar todo el sistema a una nueva plataforma, y ​​que esto costará 150.000 dólares.

Bueno, si su sitio web falla una vez por semana y cada vez le cuesta $ 10,000, entonces obviamente tiene sentido financiero invertir el dinero y solucionar el problema lo antes posible.

Sin embargo, si su sitio web sólo falla una vez cada tres meses, puede optar por no solucionar el problema. De esta forma, los 5 Porqués te permiten tomar las mejores decisiones para tu organización.

Regla de oro

Preguntar por qué cinco veces es una regla general. Quizás tengas que preguntar «¿Por qué?» solo tres o incluso diez veces para llegar a la verdadera causa raíz del problema que estás investigando.

Cómo organizar una reunión de los cinco porqués

Para utilizar el modelo sigue estos pasos:

Paso 1: organizar una reunión de los cinco porqués

Organice para que todos los que puedan verse afectados por el problema o tengan aportes para su solución asistan a una reunión de los 5 porqués.

Si usted no dirige la sesión, asegúrese de que alguien lo haga. Es responsabilidad de los líderes de la sesión liderar el proceso de los 5 porqués y asignar personas responsables de las contramedidas.

Paso 2: definir el planteamiento del problema

Al inicio de la sesión, debes definir el problema que estás intentando resolver. Si puedes, escribe el problema en una pizarra.

Es esencial mantener el planteamiento del problema centrado únicamente en el problema. No indique ninguna posible razón del problema ni haga suposiciones.

Paso 3: pregunte al primer “¿Por qué?”

Pregunte a su equipo reunido por qué ocurre el problema.

Trate de evitar respuestas entretenidas que sean conjeturas: apéguese a los hechos. Si se da más de una razón para el problema, pídale a su equipo que vote sobre la causa más probable.

Escribe su respuesta junto al primer por qué en tu pizarra.

Paso 4: pregunte «¿Por qué?» Cuatro veces más

Pregunte por qué otras cuatro veces, cada vez utilizando la respuesta anterior para basar su pregunta. Una vez que haya hecho esto, tendrá cinco razones, una para cada “¿por qué?” pregunta.

Como se mencionó anteriormente, es posible que tengas que preguntar por qué más de cinco veces si no has llegado a la raíz del problema.

Paso 5: determine sus contramedidas

Acuerde qué contramedidas tomará para abordar cada una de las cinco razones que ahora están en la pizarra.

Paso 6: asignar responsabilidades

Para cada contramedida, acuerde quién es responsable de ella y cómo medirán el éxito de esa contramedida.

Paso 7: monitorear el progreso

Acordar cómo se monitoreará el progreso. Por lo general, esto implicará una sesión de seguimiento en unas pocas horas, días o semanas.

Durante su reunión de seguimiento, es posible que necesite ajustar sus contramedidas, o incluso crear otras nuevas, dependiendo del éxito que hayan tenido las contramedidas previamente acordadas.

Paso 8: cerrar la reunión

Ahora que ha determinado todas las causas de su problema, incluida la causa raíz, las contramedidas determinadas y cómo supervisará el progreso, es hora de cerrar la reunión.

Ventajas y desventajas

Las ventajas de los 5 porqués incluyen que:

  • Le permite identificar la causa de su problema, no solo sus síntomas.
  • Es simple y fácil de usar.
  • Le ayuda a evitar tomar medidas inmediatas sin considerar si ha identificado la verdadera causa raíz del problema.
  • Le ayuda a construir una cultura que adopta la mejora continua.

Las desventajas de la técnica de los 5 porqués incluyen:

  • Diferentes personas pueden obtener diferentes respuestas sobre la causa del mismo problema. Esto plantea una cuestión sobre la fiabilidad de la técnica.
  • El método sólo puede ser tan bueno como el conocimiento y la experiencia de las personas que lo utilizan.
  • Es posible que no profundice lo suficiente como para descubrir por completo la causa raíz del problema.

Plantilla de los 5 porqués

Si desea utilizar la técnica de los 5 porqués para usted y su equipo, puede descargar nuestra plantilla de los 5 porqués como documento PDF aquí.

Los 5 porqués | Encuentre rápidamente la causa raíz de un problema

Resumen

Para evitar que algún problema vuelva a ocurrir, necesita algo más que una solución rápida. Los 5 por qués es una técnica útil que puede ayudarte a analizar y solucionar problemas para eliminarlos definitivamente.

La técnica funciona preguntando por qué cinco veces. Por cada respuesta que descubres, implementas contramedidas para evitar que vuelva a suceder. Continúe preguntando por qué hasta que haya descubierto y abordado la causa raíz del problema.

Error 403 The request cannot be completed because you have exceeded your quota. : quotaExceeded






Los 5 porqués | Encuentre rápidamente la causa raíz de un problema

Los 5 porqués | Encuentre rápidamente la causa raíz de un problema

Si alguna vez ha enfrentado problemas recurrentes en su vida personal o en su entorno laboral, seguramente se ha preguntado cuál es la causa raíz de esos problemas. Para este tipo de situaciones, existe una herramienta muy útil conocida como «Los 5 porqués». A continuación, resolveremos algunas de las preguntas frecuentes sobre esta técnica de resolución de problemas.

1. ¿Qué son los 5 porqués?

Los 5 porqués es una herramienta de análisis que busca identificar las causas raíz de un problema mediante la formulación de sucesivas preguntas. Fue desarrollada por el fundador de Toyota, Sakichi Toyoda, como parte del sistema de mejora continua conocido como «Kaizen».

2. ¿Cómo se utilizan los 5 porqués?

Para utilizar los 5 porqués, debe comenzar identificando el problema en cuestión. Luego, formule una pregunta sobre el motivo de ese problema y responda sinceramente. A continuación, formule una nueva pregunta basada en la respuesta anterior. Repita este proceso cinco veces, analizando cada respuesta hasta llegar a la causa raíz.

3. ¿Cuál es el beneficio de utilizar los 5 porqués?

La principal ventaja de utilizar los 5 porqués es que le permite identificar rápidamente la causa raíz de un problema en lugar de abordar únicamente los síntomas superficiales. Al comprender la raíz del problema, puede implementar cambios efectivos y duraderos para evitar que el problema vuelva a ocurrir en el futuro.

4. ¿En qué situaciones se pueden utilizar los 5 porqués?

Los 5 porqués pueden aplicarse en una amplia gama de situaciones, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Puede utilizarlos para resolver problemas relacionados con la calidad del producto, la eficiencia operativa, las relaciones interpersonales, entre otros. ¡Las posibilidades son infinitas!

5. ¿Existen herramientas adicionales que complementen los 5 porqués?

Sí, existen otras herramientas que pueden complementar el uso de los 5 porqués, como el diagrama de Ishikawa (también conocido como «espina de pescado» o «diagrama de causa y efecto»). Esta herramienta le permite visualizar las diversas causas que contribuyen a un problema determinado.

Esperamos que estas respuestas a las preguntas frecuentes sobre los 5 porqués le hayan proporcionado un mayor entendimiento de esta herramienta valiosa. Recuerde siempre enfocarse en la causa raíz de un problema para lograr soluciones efectivas.

Si desea obtener más información sobre los 5 porqués y otras técnicas de resolución de problemas, puede consultar los siguientes enlaces externos:

  1. Six Sigma Daily – Uso de los 5 porqués como técnica de resolución de problemas
  2. ASQ – Herramientas para el análisis de causas
  3. iSixSigma – Causa y efecto (espina de pescado)


Deja un comentario