Lo que se debe y no se debe hacer durante la implementación de un ERP

La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso desafiante para cualquier empresa. El éxito de esta implementación depende de una serie de factores clave, que van desde la planificación adecuada hasta la adopción efectiva por parte de los empleados. En este artículo, descubriremos lo que se debe y no se debe hacer durante la implementación de un ERP. Aprenderemos de los errores comunes y obtendremos consejos prácticos para garantizar un proceso exitoso. ¡Prepárate para optimizar tus operaciones empresariales y maximizar tu eficiencia con un ERP bien implementado!


Los sistemas ERP son complejos, requieren mucho tiempo y son costosos. Abundan los casos de fracaso de proyectos ERP, incluidos algunos fracasos de gran incidencia, como el de Hershey (el mayor fabricante de chocolate de EE. UU.), donde se abandonó una implementación de SAP después de tres años. Hay varios «qué hacer» y «qué no hacer» que afectan el éxito o el fracaso de una implementación de ERP. A continuación se adjuntan algunos de los factores críticos de éxito que necesitan una iniciativa enfocada:

  • Compromiso del patrocinador del proyecto: Los patrocinadores del proyecto normalmente pertenecen al nivel más alto de la organización. Se necesita un profundo compromiso y una participación activa por parte de ellos, y el simple seguimiento y supervisión puede no ser suficiente. Su vigoroso compromiso debería lograr que otros ejecutivos se unan al consejo. Una de sus funciones importantes será resolver cualquier conflicto interdepartamental que pueda surgir durante el curso de la implementación. También deben asegurarse de que los ejecutivos más informados participen en el proyecto y sean liberados de las funciones rutinarias cuando sea necesario.
  • Compromiso de recursos: Un proyecto ERP necesita un importante compromiso financiero y apoyo presupuestario. Los gastos implican no solo gastos directos relacionados con el paquete ERP, sino también una serie de costos indirectos, como la integración con otro software, la recopilación y limpieza de datos de entrada, el archivo de datos del sistema heredado, la contratación de expertos/consultores, la necesidad de soporte adicional, la provisión para contingencias, etc.
  • Selección de paquete y consultor: La selección del paquete ERP debe basarse absolutamente en las necesidades, como se detalla en el análisis de requisitos comerciales realizado de antemano. La selección no debe verse influenciada por factores extraños como el glamour que implica el nombre de los grandes paquetes ERP. La selección de un consultor que brinde asesoramiento independiente de los intereses del proveedor y guíe todo el proceso de implementación debe realizarse con cuidado y con la debida diligencia. El consultor debe ser verdaderamente independiente y no debe estar vinculado a ningún proveedor de ERP en particular. Esto también se aplica a consultores de grandes firmas consultoras, ya que pueden tener tendencia a recomendar un producto complejo, lo que requiere un esfuerzo de consultoría adicional durante el proceso de implementación.
  • Gestión de proyectos: Un gerente de proyecto capacitado, respaldado por expertos funcionales y de TI y una metodología de gestión de proyectos adecuada, es clave para el éxito de la implementación de ERP. La configuración del equipo del proyecto, la asignación de recursos, los hitos y los entregables, etc. forman parte importante de la gestión del proyecto. También son cruciales un programa de formación personalizado para diferentes tipos de usuarios y un proceso de gestión de cambios predefinido.
  • Datos heredados: Los datos heredados se almacenan manualmente, en archivos de Excel o en un sistema heredado. Es necesario planificar cuidadosamente la recopilación de datos heredados para evitar el síndrome conocido como «basura que entra y sale basura», que socavará la confianza en el sistema después de la implementación. La limpieza de los datos debe realizarse eliminando la información duplicada e innecesaria antes de importarlos al sistema ERP.

Factores críticos de falla: Los factores críticos para el fracaso pueden definirse como contrarios a los factores críticos para el éxito. Algunas preocupaciones específicas de fallas se mencionan a continuación:

  • Incorporación de funcionalidad adicional: A menudo aumenta la presión por funcionalidades adicionales que no se habían previsto anteriormente durante la implementación. Esto puede generar conflictos con el proveedor de ERP. Tratar a través del proceso de gestión de cambios también implica costos y tiempo adicionales y debe evitarse en la medida de lo posible.
  • Expectativas irrealistas: El sistema ERP no es una solución milagrosa. A los usuarios suele gustarles ver una mejora inmediata después de la instalación. Es probable que haya un período inicial de frustración que puede crecer como una bola de nieve y socavar la confianza en el sistema.
  • Sobrecarga de información: Un sistema ERP contiene cientos de informes y consultas. Demasiada información crea mucha confusión entre los usuarios. A pesar de la sobrecarga de información, muchas veces los usuarios se sienten engañados porque el sistema no genera informes idénticos a los que están acostumbrados.
  • Resistencia al cambio: Los usuarios están abrumados por todas las nuevas funciones del sistema. Es posible que algunos de los empleados de edad avanzada no estén dispuestos a adoptar una nueva forma de trabajar. Algunos pueden sentirse incómodos al saber que su supervisor ahora llevará un mejor seguimiento de lo que están haciendo.

Conclusiones

Los factores de éxito y fracaso abarcan la planificación previa a la implementación, las fases de implementación y la gestión del escenario posterior a la implementación. Hay muchos casos de fallas que resultan en una amarga batalla legal con el proveedor. Aunque el proveedor juega un papel importante, las organizaciones son las principales responsables del éxito o fracaso del proyecto.



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Lo que se debe y no se debe hacer durante la implementación de un ERP

La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un proceso complejo y crucial para una empresa. Sin embargo, muchos negocios se enfrentan a desafíos y dificultades durante este proceso debido a errores comunes. En este artículo, respondemos a las preguntas más frecuentes sobre qué se debe y no se debe hacer durante la implementación de un ERP.

¿Qué debo hacer durante la implementación de un ERP?

  1. Planificación adecuada: Antes de comenzar la implementación, es esencial realizar una planificación exhaustiva. Esto incluye definir los objetivos, establecer un cronograma claro y asignar responsabilidades a los miembros del equipo.
  2. Elección del proveedor: Investiga y selecciona un proveedor confiable y con experiencia en implementaciones exitosas de ERP. Lee reseñas, solicita referencias y evalúa las opciones disponibles antes de tomar una decisión.
  3. Capacitación del personal: Asegúrate de que tu equipo esté debidamente capacitado en el uso del ERP. Proporciona sesiones de formación y documentación clara para que todos comprendan cómo utilizar el sistema de manera efectiva.
  4. Comunicación constante: Mantén una comunicación abierta y constante con el proveedor del ERP y con tu equipo interno. Esto ayudará a resolver cualquier problema de manera oportuna y garantizará un flujo de trabajo eficiente.
  5. Realización de pruebas: Antes de implementar completamente el sistema ERP, realiza pruebas exhaustivas para identificar y solucionar posibles errores o problemas. Esto reducirá el impacto negativo en las operaciones diarias de tu empresa.

¿Qué no debo hacer durante la implementación de un ERP?

  1. No ignorar las necesidades empresariales: Aunque un ERP puede ser una solución integral, no ignores las necesidades específicas de tu negocio. Asegúrate de que el sistema sea personalizable y se adapte a tus requerimientos.
  2. No subestimar los recursos necesarios: La implementación de un ERP requiere una inversión de tiempo y dinero considerable. No subestimes los recursos necesarios y asegúrate de contar con el personal adecuado para llevar a cabo el proceso.
  3. No implementar cambios bruscos: Evita implementar cambios radicales en tus procesos comerciales al mismo tiempo que implementas el ERP. Hazlo de manera gradual para minimizar el impacto en la productividad y el desempeño de tu equipo.
  4. No descuidar el soporte post-implementación: Después de la implementación, asegúrate de contar con un soporte técnico confiable. El ERP puede requerir ajustes adicionales y actualizaciones, por lo que debes estar preparado para resolver cualquier problema que surja.
  5. No olvidar la seguridad de los datos: La seguridad de los datos es crucial durante la implementación de un ERP. Asegúrate de que el sistema tenga medidas adecuadas de seguridad y encriptación para proteger la información confidencial de tu empresa y clientes.

Recuerda que la implementación de un ERP conlleva un cambio significativo en la estructura y operaciones de tu empresa. Al evitar los errores comunes y seguir las mejores prácticas, podrás lograr una implementación exitosa que mejore la eficiencia y el rendimiento de tu negocio.

Fuentes externas:
Business News Daily: Cómo elegir el sistema ERP adecuado para tu negocio
CIO: 10 errores comunes en la implementación de un ERP
Panorama Consulting: La importancia del soporte post-implementación de un ERP

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