Las lecciones aprendidas: gestión de programas expertos

La gestión de programas expertos es clave para el desarrollo de cualquier proyecto exitoso. A lo largo de los años, se han llevado a cabo numerosos estudios para analizar las lecciones aprendidas en este campo. En este artículo, exploraremos cómo la gestión efectiva de programas expertos puede promover el crecimiento y el éxito en cualquier organización. Descubriremos las mejores prácticas, las estrategias más eficaces y las lecciones aprendidas de aquellos que han tenido éxito en la gestión de programas expertos. ¡Prepárate para aprender y crecer en el fascinante mundo de la gestión de programas expertos!

El proceso de captura Las lecciones aprendidas A menudo se pasa por alto y se olvida en proyectos y programas, y en mi opinión eso es un error. Las lecciones aprendidas, si se hacen correctamente, son muy útiles ya que nos dicen qué salió bien y qué salió mal. Esa información no es valiosa en sí misma, pero cuando de ella surgen acciones concretas de mejora, entonces es fácil ver el valor de las lecciones aprendidas.

A lo largo de los años, he visto lecciones aprendidas capturadas de diferentes maneras. Como cualquier proceso, la calidad de las lecciones aprendidas dependerá de la calidad de los insumos (basura que entra, basura que sale), pero también depende de los resultados. Para que tenga éxito, las lecciones aprendidas no consisten en producir un informe atractivo, sino en implementar acciones de mejora concretas y garantizar que se lleven a cabo.

Me gustaría describir aquí la mejor plantilla que he visto hasta la fecha para llevar a cabo una reunión de lecciones aprendidas. Lo primero que debe hacer es reunir una amplia representación de partes interesadas de todas las diferentes corrientes involucradas en el proyecto o programa. Esta reunión tardará unas dos horas en realizarse. Asegúrate de reservarlo con suficiente antelación y pide a la gente que priorice la asistencia para garantizar una buena participación.

Tenga en cuenta que para llevar a cabo esta reunión necesitará muchos post-its, rotuladores y algunas pegatinas de colores; todo se explicará más adelante. Suponiendo que haya hecho lo anterior y haya presentado el propósito de la reunión a todos los asistentes, esta es la mejor plantilla que conozco para estructurar la reunión de lecciones aprendidas:

Paso 1: recopilar los datos (50 minutos)

  • Primero, pida a todos que califiquen el proyecto entre 1 y 10, siendo diez el mejor proyecto realizado y 1 el peor. Luego pida a todos que coloquen sus post-its en una pared en orden numérico. El lugar donde se ven la mayoría de los post-its reunidos da una indicación bastante buena de cómo la mayoría percibió que fue el proyecto. Necesitará 5 minutos en total para este ejercicio.
  • Ahora pida a todos que escriban en un post-it cómo percibieron que fue el proyecto en una sola palabra. Luego pida a todos que peguen su respuesta en la pared, cerca uno del otro. Deje 5 minutos en total para este ejercicio.
  • El siguiente paso es trazar todo el proyecto o programa como una línea de tiempo. Tú, como facilitador, necesitarás tener post-its precreados con los meses del año escritos y colocarlos en la pared en orden cronológico, dejando aproximadamente 1 metro entre cada post-it. Entonces, si su proyecto se desarrolló de noviembre a marzo, terminaría con el siguiente cronograma:

Las lecciones aprendidas: gestión de programas expertos

  • Ahora>
  • Aquí es donde entran las pegatinas de colores. Dale a cada persona 20 pegatinas compuestas uniformemente de 4 colores diferentes. Por ejemplo, cada persona del grupo podría terminar con 5 pegatinas rojas, 5 azules, 5 verdes y 5 moradas. A continuación, asigna un significado a cada color de la siguiente manera:

ROJO = algo que salió mal
AZUL = algo que salió bien
VERDE = algo que nos sorprendió
PÚRPURA = algo que nos confundió

Obviamente, cada pegatina representa una emoción, por lo que ahora pides a los participantes que coloquen sus pegatinas de colores junto a los eventos en la línea de tiempo de acuerdo con cómo les hizo sentir el evento. Tendrán que usar sus pegatinas con moderación, ya que solo tienen 5 pegatinas de cada color. Dedique 20 minutos para este ejercicio en total.

Paso 2: Explotar los datos recopilados (30 minutos)

En este paso queremos extraer los datos recopilados. Comience a recorrer la línea de tiempo en orden cronológico y deténgase para analizar cualquier post-it que tenga varias o más pegatinas. Inevitablemente encontrarás muchos post-its con diferentes colores pegados, así que discute con el grupo qué les hizo pegar diferentes colores a estos post-its en particular.

Según mi experiencia, a menudo se producen debates animados durante esta fase, y es su trabajo como facilitador asegurarse de que se mantengan notas en los post-its que se discuten, incluidos los puntos clave de la discusión y la causa raíz del conflicto. el post-it se resalta si se toca. Trate de mantener esta sección en 30 minutos. Es típico durante esta fase pasar mucho tiempo discutiendo cosas que salieron mal o confundieron a la gente. Su trabajo como facilitador es animar al grupo a discutir también aquellas cosas que salieron bien.

Paso 3: Acordar acciones (20 minutos)

Reúna todos los post-its comentados en un solo lugar donde todos puedan verlos. Luego pida a los participantes que escriban “qué conservar” y “qué cambiar” del proyecto, además de asignar propietarios a estas acciones. Deberán escribir una sugerencia por post-it. Ahora pídales que los coloquen todos en la pared en orden de prioridad (deberán acordar la prioridad entre ellos), eliminando los duplicados. Dedique 20 minutos a este ejercicio, dejándole 10 minutos para agradecerles y cerrar la reunión.

Lo que se ha logrado

De la reunión de lecciones aprendidas, en tan solo 2 horas habrás conseguido muchas cosas:

  • Tendrás una puntuación global del proyecto o programa.
  • Tendrá resúmenes de una palabra para el proyecto; si las personas tienen opciones contradictorias sobre cómo fue, entonces tal vez usted, como gerente del proyecto, necesite mejorar su comunicación la próxima vez.
  • Comprenderá los eventos clave que salieron bien y mal y cómo hicieron sentir a la gente.
  • Tendrá una lista de acciones en orden de prioridad junto con los propietarios de estas acciones.

Es una buena idea distribuir toda esta información al grupo inmediatamente después de la reunión, mientras aún esté fresca en su mente.

Conclusión

Como dije anteriormente, esta es la mejor plantilla que conozco para realizar una reunión de lecciones aprendidas. Sin embargo, La parte más importante es hacer un seguimiento de las acciones acordadas al final de la reunión para garantizar que se lleven a cabo.. Esto garantizará que el próximo proyecto o programa se ejecute sin problemas. Una forma de hacerlo podría ser comprobar que las acciones se hayan completado como uno de los primeros pasos de su próximo proyecto.

Si ha estado ejecutando un proyecto o programa realmente grande con cientos de personas involucradas, claramente no es factible reunir a todos en la misma sala, y es una buena idea que cada líder de flujo dirija la reunión anterior con su equipo, lo que le permitirá consolidar y distribuir los resultados.

Buena suerte usando la plantilla descrita anteriormente para realizar su próxima reunión de lecciones aprendidas. ¡Cuénteme cómo funciona!

Error 403 The request cannot be completed because you have exceeded your quota. : quotaExceeded





Las lecciones aprendidas: gestión de programas expertos

Preguntas frecuentes sobre la gestión de programas expertos

1. ¿Qué es la gestión de programas expertos?

La gestión de programas expertos es el proceso de administrar y supervisar programas de software complejos que requieren conocimientos técnicos especializados. Estos programas están diseñados para resolver problemas específicos y su correcta gestión es fundamental para garantizar el éxito de los proyectos.

2. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas en la gestión de programas expertos?

En la gestión de programas expertos, es importante aprender de las experiencias pasadas para evitar cometer los mismos errores. Algunas de las lecciones aprendidas incluyen:

  1. Planificación adecuada: Es crucial contar con un plan detallado que defina los objetivos, actividades y recursos necesarios para el programa experto.
  2. Selección del equipo adecuado: Contar con un equipo de expertos con experiencia en el área es fundamental para garantizar el éxito del programa.
  3. Comunicación efectiva: Establecer canales de comunicación claros y abiertos entre todos los miembros del proyecto es esencial para asegurar la colaboración y el intercambio de información relevante.
  4. Monitoreo y control: Es importante realizar un seguimiento constante del progreso del programa experto y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
  5. Documentación detallada: Registrar todos los aspectos del programa experto de manera detallada para futuras referencias y aprendizaje.
  6. Evaluación y mejora continua: Analizar regularmente el desempeño del programa experto y buscar oportunidades de mejora.

3. ¿Cuáles son los beneficios de gestionar programas expertos de manera eficiente?

La gestión eficiente de programas expertos ofrece varios beneficios, entre los cuales se destacan:

  • Aumento de la eficiencia y la productividad.
  • Reducción de los riesgos y los costos.
  • Mejor toma de decisiones basada en el análisis de datos.
  • Mayor satisfacción del cliente al ofrecer soluciones especializadas y de calidad.

4. ¿Qué herramientas se utilizan en la gestión de programas expertos?

En la gestión de programas expertos se utilizan diversas herramientas, como:

  • Gestión de proyectos: Sistemas y metodologías para planificar, organizar y controlar el desarrollo del programa experto.
  • Software de seguimiento: Aplicaciones para monitorear el avance del programa y el cumplimiento de los hitos y objetivos.
  • Comunicación en línea: Herramientas de colaboración en línea para facilitar la comunicación y el intercambio de información entre los miembros del equipo.

5. ¿Dónde puedo encontrar más información sobre la gestión de programas expertos?

Si deseas ampliar tus conocimientos sobre la gestión de programas expertos, te recomendamos visitar los siguientes enlaces:


Deja un comentario