La vida secreta de las reuniones en línea: nuestra entrevista experta con Wayne Turmel

¿Alguna vez te has preguntado qué sucede realmente en las reuniones en línea? ¿Qué secretos esconden detrás de sus pantallas? Para responder a estas preguntas, nos hemos acercado a Wayne Turmel, un experto en el mundo de las videoconferencias y las reuniones virtuales. En esta entrevista exclusiva, Wayne nos revela todo lo que siempre has querido saber sobre la vida secreta de las reuniones en línea. Desde las mejores prácticas hasta los desafíos más comunes, descubre cómo podemos aprovechar al máximo estas herramientas tecnológicas y convertir nuestras reuniones virtuales en experiencias exitosas. ¡Sigue leyendo para desentrañar los misterios de las reuniones en línea!

Wayne Turmel es muchas cosas. Un canadiense que vive en Las Vegas, es un ex comediante, un exitoso presentador de podcasts y novelista. Pero, ante todo, Turmel es un experto en liderazgo remoto.

Como tal, Turmel no tiene miedo de ensuciarse con el meollo de la cuestión de las reuniones virtuales. De hecho, incluso escribió un libro al respecto. “Reúnase como lo dice en serio: una guía para líderes para reuniones virtuales productivas y sin complicaciones” es un volumen delgado que está repleto de consejos y trucos prácticos.

«Me cansé de que la gente se quejara de sus terribles reuniones», explica en nuestro podcast Expert Interview. “Me darían todo tipo de razones: se desvían, no logran lo que iban a hacer, te alejan de otros trabajos valiosos. En cierto modo dije: ‘Sabes, no es necesario que lo hagan’”.

Reuniones exitosas

En su libro, Turmel cubre todo, desde el formato y el contenido de su agenda hasta el mejor uso de las plataformas de reuniones en línea.

Turmel cree que las agendas son los héroes anónimos de las reuniones exitosas. “No hay nada que afecte más la cultura de sus reuniones que la forma en que maneja la agenda”, me dice. «Y, sin embargo, es algo que rara vez se hace, o se hace correctamente».

La clave para una buena agenda

Entonces, ¿cómo es una buena agenda? En nuestra entrevista, Turmel afirma que hay cinco piezas clave.

“Ahí está el logística parte: ¿cuándo es la reunión, cuánto dura, cómo me uno? Que cosas buenas. Hay una clara Propósito declarado para la reunión: ¿por qué nos reunimos y por qué me piden esto? El siguiente es el resultado deseado: al final de esta reunión ¿qué habremos logrado? Entonces, ¿cuáles son las Expectativas de los participantes, para que puedan estar adecuadamente preparados? Necesito que leas este documento y estés preparado con tus preguntas y sugerencias.

“Luego, la pieza final es cualquier preparación que podamos darles a los participantes en términos de documentos, avisos, donde lo dejamos en la última reunión, para que cuando las personas lleguen sepan por qué están allí. Saben lo que se supone que deben lograr”.

Compromiso

Un pequeño pero poderoso consejo que comparte es poner un agenda preliminar en la alerta de reunión original. Se puede seguir con los detalles más adelante, pero si está ahí cuando los participantes abren la invitación por primera vez, la reunión recibe un fuerte impulso en la dirección correcta.

Pero incluso si las personas vienen preparadas, el líder de la reunión debe mantenerlas comprometidas, o esta preciosa oportunidad de colaborar y avanzar se convierte en media hora de gestión personal de correo electrónico en silencio. ¿Qué herramientas pueden ayudar con esto?

«Quieres involucrar a la gente visual, auditiva y cinestésicamente, por eso las cámaras web son inmensamente útiles», dice Turmel, añadiendo la condición de que en reuniones grandes, no siempre es práctico que todos sean visibles.

Usando el chat

El chat es otra herramienta útil que «aprovecha las reuniones web por encima de las conferencias telefónicas». Las teleconferencias son estupendas para los extrovertidos, señala, pero el chat les conviene a los extrovertidos y introvertidos y todos los demás.

Funciona especialmente bien para equipos internacionales. Las personas con una lengua materna diferente suelen sentirse más cómodas escribiendo inglés que hablándolo. Y, en el texto, los acentos prácticamente desaparecen, minimizando la posibilidad de malentendidos.

El chat es igualmente útil para mensajes privados. Puede enviar un mensaje de texto a un participante para verificar que esté dispuesto y listo para contribuir públicamente, antes de llamarlo.

Mejor aún, los líderes pueden pedirle a otra persona que supervise el chat. “De esa manera no intento hablar, escuchar, recordar lo que voy a decir, leer el chat y escribir en la pizarra, todo al mismo tiempo”, dice Turmel. «Porque [if I did] mi cabeza explotaría”.

Escuche la entrevista completa de 30 minutos con Wayne Turmel en Mind Tools Club.

Las buenas agendas y el chat son dos herramientas que pueden mantener a las personas involucradas en las reuniones en línea. ¿Cuales son tus favoritos? ¡Únase a la discusión a continuación!

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La vida secreta de las reuniones en línea: nuestra entrevista experta con Wayne Turmel

Frequently Asked Questions sobre las reuniones en línea

Aquí encontrarás respuestas a algunas preguntas frecuentes relacionadas con las reuniones en línea, basadas en nuestra entrevista con el experto Wayne Turmel.

1. ¿Qué es la vida secreta de las reuniones en línea?

La vida secreta de las reuniones en línea se refiere a los diversos desafíos, dinámicas y factores que surgen durante las reuniones virtuales. Estos incluyen problemas técnicos, dificultades de comunicación y la necesidad de adaptarse a una nueva forma de colaboración.

2. ¿Cómo podemos hacer que las reuniones en línea sean más efectivas?

Para garantizar la efectividad de las reuniones en línea, es importante tener una planificación adecuada. Esto implica establecer una agenda clara, compartir materiales relevantes de antemano y garantizar que todos los participantes estén bien preparados. Además, utilizar herramientas de colaboración en línea y practicar una buena etiqueta virtual puede mejorar significativamente la eficiencia y la calidad de las reuniones.

3. ¿Qué herramientas son recomendadas para las reuniones en línea?

Existen varias herramientas populares y eficientes para realizar reuniones en línea. Algunas de las más utilizadas incluyen Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Estas plataformas ofrecen funciones como videoconferencias, compartición de pantalla y chat en tiempo real.

4. ¿Cómo se pueden superar los desafíos de las reuniones virtuales?

Hay varias estrategias que pueden ayudar a superar los desafíos de las reuniones virtuales. Estas incluyen establecer reglas claras de participación, asegurarse de que todos los participantes tengan acceso adecuado a internet y hardware necesario, minimizar las distracciones, y fomentar la participación activa y el compromiso de todos los miembros.

5. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las reuniones en línea?

Las reuniones en línea ofrecen varias ventajas, como la flexibilidad de ubicación, la reducción de los costos de viaje y la posibilidad de colaboración global. Sin embargo, también presentan desafíos, como la falta de interacción cara a cara, problemas de conexión y la necesidad de adaptarse a las plataformas virtuales.

6. ¿Qué consejos nos da Wayne Turmel para mejorar nuestras reuniones en línea?

Wayne Turmel, experto en reuniones virtuales, sugiere algunas prácticas útiles para mejorar las reuniones en línea. Estas incluyen establecer expectativas claras desde el principio, utilizar herramientas de colaboración efectivas, fomentar la participación activa de todos los miembros y realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora.

7. ¿Dónde puedo obtener más información sobre las reuniones virtuales?

Si deseas obtener más información sobre las reuniones virtuales, te recomendamos visitar los siguientes recursos:

  1. Zoom
  2. Microsoft Teams
  3. Google Meet

Esperamos que estas preguntas frecuentes te hayan brindado una visión más clara sobre la vida secreta de las reuniones en línea y cómo mejorar su eficacia. Recuerda utilizar las herramientas adecuadas y aplicar las mejores prácticas para lograr reuniones virtuales exitosas.

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