La Oficina Modelo – Gestión de Programas Expertos

En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la productividad son fundamentales para el éxito. Es por eso que cada vez más empresas están buscando implementar sistemas y programas expertos que puedan optimizar sus procesos y brindar resultados superiores. En este artículo, te presentamos La Oficina Modelo, una excelente solución de gestión de programas expertos que está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus proyectos. Descubre cómo esta innovadora herramienta puede mejorar la eficacia de tu negocio y elevarlo al siguiente nivel. ¡No te lo pierdas!

¿Alguna vez se ha preguntado por qué algunas organizaciones parecen hacer la transición a nuevas formas de trabajar después de completar grandes proyectos o programas sin problemas, mientras que otras luchan y encuentran la experiencia muy disruptiva? La respuesta bien puede ser The Model Office.

Cuando pensamos en pruebas, naturalmente pensamos en probar los resultados producidos por productos individuales. También pensamos en probar la combinación de estos entregables para probar el sistema de un extremo a otro. Es fácil olvidar que estos entregables tendrán un impacto significativo en las formas de trabajo, las herramientas y los procesos utilizados dentro de la organización. Se puede utilizar una Oficina Modelo para abordar esto.

La Oficina Modelo es un prototipo funcional de operaciones que refleja el entorno de producción lo más fielmente posible. La Oficina Modelo nos permite validar la utilidad y eficacia de la solución propuesta. En la Oficina Modelo participa el personal clave de Operaciones que en última instancia será responsable del uso de los sistemas y procesos una vez que se complete la ejecución del proyecto o programa.

La Oficina Modelo involucra al personal clave involucrado en la transición en una etapa temprana, lo que permite recibir comentarios tempranos sobre el nuevo sistema a medida que se desarrolla. También es una excelente manera de obtener la aceptación de todas las partes necesarias, ya que nos permite demostrarles los beneficios del nuevo sistema desde el principio y nos permite incorporar sus comentarios desde el principio y, por lo tanto, ajustar la solución para satisfacer sus necesidades. sus necesidades. Además, también puede permitirnos anticiparnos a los problemas y abordarlos antes de que surjan.

Una oficina modelo tiene una serie de beneficios que incluyen:

  • Permite transferir el conocimiento a los equipos operativos en una etapa temprana a medida que se desarrollan los sistemas y procesos, reduciendo la gravedad de la curva de aprendizaje.
  • Brinda a los miembros del equipo operativo y del proyecto la oportunidad de utilizar el sistema y los procesos lo antes posible, lo que nos permite identificar brechas tempranamente.
  • Fomenta la aceptación
  • Proporciona un entorno que le permite demostrar la solución a un público más amplio.
  • Después de varias sesiones de la Oficina Modelo, a medida que el sistema se acerca a su implementación y, por lo tanto, a la fecha de entrada en funcionamiento, los miembros de la Oficina Modelo pueden defender la educación de los respectivos equipos de los miembros sobre cómo utilizar los nuevos sistemas, haciendo que la transición a los nuevos sistemas sea mucho más más suave.

El proceso de la oficina modelo

Para que la Oficina Modelo sea un éxito es fundamental ejecutarla con objetivos muy claros durante toda la duración del proyecto o programa. Este es el proceso que utilizo:

La Oficina Modelo - Gestión de Programas Expertos

Fase 1: La fase de planificación

La Fase de Planificación de la Oficina Modelo ocurre al inicio de la ejecución del programa. El objetivo de esta fase es montar todo lo necesario para facilitar el funcionamiento de la Oficina Modelo durante la duración del programa. Esta etapa normalmente contendrá los siguientes pasos:

  • Identificar a los participantes clave en la Oficina Modelo
  • Planifique cuándo se llevarán a cabo las sesiones de Model Office. Para ello, deberá alinear los talleres de la Oficina Modelo con los entregables clave. Si I+D ofrece lanzamientos periódicos (por ejemplo, mensuales), entonces tendrá sentido celebrar las sesiones justo después de que se realicen estos lanzamientos.
  • Asegúrese de que haya un entorno disponible para su uso en la Oficina Modelo. Esto se refiere a garantizar que exista un sistema de prueba y que tenga suficientes datos si es necesario para reflejar el uso en el mundo real.
  • Planifique los resultados deseados de los talleres de la Oficina Modelo, como una lista priorizada de mejoras recomendadas y una lista de aspectos positivos y negativos del nuevo sistema en comparación con cualquier sistema existente.

Fase 2: Oficina modelo en etapa inicial

En las primeras etapas de su proyecto o programa, es poco probable que existan muchos resultados que puedan probarse. Esto no significa que no debas ejecutar Model Office. Utilizando todo lo que existe en esta etapa (estructuras de alambre, notas aproximadas sobre nuevos procesos comerciales), se pueden realizar recorridos de escenarios comerciales.

El propósito de estos BSW es ​​recorrer los procesos comerciales incluso aunque el software o hardware aún no exista para probar los procesos comerciales planificados y garantizar que sean viables. Como no existe software ni hardware, se debe pedir a los participantes que realicen un juego de roles, utilizando accesorios o simplemente trozos de papel en lugar de sistemas reales.

Fase 3: Oficina modelo de etapa intermedia

Esta etapa comienza cuando el primer producto real está disponible para probar. En esta etapa, además de realizar Tutoriales de Escenarios de Negocio comenzamos a realizar Simulaciones de Negocio. Las simulaciones de negocios implican el uso de los sistemas entregados para realizar tareas del mundo real para simular tanto como sea posible las tareas que sucederán una vez que los sistemas se entreguen al equipo de Operaciones. En la medida de lo posible, intentamos simular todo el proceso empresarial de un extremo a otro.

En esta etapa intermedia es probable que sólo una fracción de los sistemas finales esté disponible. Sin embargo, además de los sistemas entregados en esta etapa, estarán disponibles nuevos esquemas o diseños para aquellas partes de los sistemas que se entregarán a continuación, y debemos continuar realizando recorridos de escenarios comerciales sobre estos elementos.

Fase 4: Oficina modelo de última etapa

La última etapa de la oficina de modelos comienza cuando ya no necesitamos realizar recorridos de escenarios comerciales y podemos confiar únicamente en realizar simulaciones comerciales. El objetivo de esta fase es doble:

  • Aprobar todos los sistemas entregados como aceptables para Operaciones.
  • Que los participantes de la Oficina Modelo salgan a la organización a capacitar y preparar a sus compañeros para utilizar los nuevos sistemas que están por llegar.

Es una buena idea preparar los criterios de aprobación finales para Operaciones y los planes de capacitación hacia el final de la Oficina Modelo de etapa intermedia. La aprobación final significa que todos tienen confianza en que los sistemas que se están transfiriendo al equipo de Operaciones son adecuados para su propósito y que las personas necesarias saben cómo usarlos.

Conclusión

La Oficina Modelo es una excelente manera de garantizar que los sistemas desarrollados durante el proyecto o programa pasen al uso operativo sin problemas. También es una excelente manera de lograr la aceptación de aquellas personas que finalmente usarán el sistema, ya que los involucra desde el principio, adapta los sistemas en función de sus comentarios y, en última instancia, los obliga a aprobar los sistemas y procesos como adecuados para sus necesidades. objetivo.

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La Oficina Modelo – Gestión de Programas Expertos

La Oficina Modelo – Gestión de Programas Expertos

¿Qué es la Oficina Modelo y cómo se relaciona con la gestión de programas expertos?

La Oficina Modelo es un enfoque de gestión que busca optimizar la manera en que se ejecutan los programas expertos dentro de una organización. Se basa en las mejores prácticas y se encarga de coordinar y supervisar la gestión de proyectos complejos para garantizar su éxito.

¿Cuál es el objetivo principal de la Oficina Modelo?

El principal objetivo de la Oficina Modelo es mejorar la eficiencia y efectividad en la ejecución de programas expertos. Esto se logra a través de la estandarización de procesos, la implementación de metodologías probadas y la gestión adecuada de los recursos.

¿Qué funciones desempeña la Oficina Modelo?

La Oficina Modelo tiene varias funciones clave:

  1. Coordinación y supervisión de proyectos: La Oficina Modelo se encarga de coordinar la ejecución de los proyectos, asegurando que se estén llevando a cabo de acuerdo con las directrices establecidas.
  2. Asesoramiento en la selección de personal: La Oficina Modelo puede brindar asesoramiento y apoyo en la selección de personal para los programas expertos, asegurando la contratación de personas con las habilidades y aptitudes adecuadas.
  3. Desarrollo y seguimiento de estándares: La Oficina Modelo establece estándares y metodologías para la gestión de programas expertos, asegurándose de que se sigan buenas prácticas y de que se estén alcanzando los objetivos establecidos.
  4. Identificación y gestión de riesgos: La Oficina Modelo identifica y gestiona los riesgos asociados con los programas expertos, implementando medidas preventivas y correctivas para minimizar su impacto.

¿Cuáles son los beneficios de implementar una Oficina Modelo?

Al implementar una Oficina Modelo para la gestión de programas expertos, una organización puede obtener varios beneficios, entre ellos:

  • Mayor eficiencia en la ejecución de proyectos.
  • Mejora en la calidad de los resultados.
  • Reducción de riesgos y errores.
  • Aumento de la productividad y rendimiento del equipo.
  • Mayor satisfacción del cliente.

Para obtener más información sobre la gestión de programas expertos y la implementación de una Oficina Modelo, puede consultar los siguientes recursos:

Ejemplo1
Ejemplo2
Ejemplo3


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