La diferencia entre proyectos y programas

¿Alguna vez te has preguntado cuál es la diferencia entre un proyecto y un programa? A primera vista, ambos términos pueden parecer sinónimos, pero en realidad tienen significados bien diferenciados. En este artículo, te explicaremos de manera clara y sencilla cuáles son las características y particularidades que distinguen a un proyecto de un programa. ¡Sigue leyendo para despejar todas tus dudas y convertirte en un experto en la gestión de proyectos y programas!

Con frecuencia recibimos correos electrónicos preguntándonos sobre la diferencia entre proyectos y programas (o programas como se les llama en el Reino Unido). Muchos de los que nos envían correos electrónicos tienen la impresión de que un programa es simplemente un proyecto realmente grande y que existen muchas similitudes entre proyectos y programas.

¡Nada mas lejos de la verdad! Pero para comprender la diferencia debemos comenzar por comprender la definición de proyectos y programas.

Definiendo un proyecto

Según PRINCE2, un Proyecto se define como “Una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos comerciales de acuerdo con un Caso de Negocio específico”.

Definición de un programa

Como publicamos en nuestro primer artículo, un Programa se define como “Un grupo de proyectos relacionados gestionados de forma coordinada para obtener beneficios y control que no se obtienen al gestionarlos individualmente”.

¿Claro? Bueno, si eres como la mayoría de las personas, probablemente no, así que analicémoslo. La siguiente tabla destaca las diferencias clave entre proyectos y programas:

Programas Proyectos
El éxito del programa se mide en términos de beneficio empresarial, retorno de la inversión o nuevas capacidades. Los beneficios (resultados) se gestionan mediante un plan de realización de beneficios. El éxito del proyecto se mide en términos de producir entregables específicos en términos de tiempo, calidad y costo.
Como les preocupan los beneficios y no los resultados, los programas son más estratégicos que los programas: les preocupa “hacer lo correcto”. Porque están más preocupados por los resultados que por los beneficios, les preocupan las tácticas: “hacer las cosas bien”.
Los programas tienen un alcance amplio, se centran en los beneficios y es posible que tengan que cambiar drásticamente su alcance durante su ejecución para satisfacer las necesidades cambiantes de la organización. El alcance de los proyectos es limitado: se limitan a producir entregables.
Los programas normalmente abarcarán múltiples unidades funcionales dentro de una organización. Los proyectos suelen estar confinados a una única unidad funcional (unidad vertical) dentro de una organización.
Los programas suelen ejecutarse en un plazo mucho más largo que los proyectos, a menudo varios años. Los proyectos suelen tener una duración más corta que los programas, a menudo de sólo unas pocas semanas, y por definición tienen una duración finita.

Otra forma de entender la diferencia entre proyectos y programas es observar en qué se diferencian los roles de un Gerente de Proyecto y un Gerente de Programa. Nuevamente, esto se desglosa por proyecto y programa:

Director del programa Gerente de proyecto
Los gerentes de programas crean planes de alto nivel que se utilizan para brindar orientación a los proyectos. Los gerentes de proyecto crean planes detallados a partir de esta guía. Los Gerentes de Proyecto realizan una planificación detallada para gestionar la entrega de los productos del Proyecto.
El éxito del programa se mide en términos de beneficio empresarial, retorno de la inversión o nuevas capacidades. El éxito del proyecto se mide en términos de presupuesto, tiempo y alcance entregado.
La atención se centra en el liderazgo, ya que los directores de programas dirigen a los directivos. Los directores de programas deben facilitar y gestionar los aspectos políticos, las relaciones y la resolución de conflictos. La atención se centra en la gestión de las personas (especialistas y técnicos) involucradas en la entrega del producto.
Los administradores de programas administran gerentes. Los directores de proyecto gestionan personal técnico.
Los gerentes de programas monitorean y controlan los proyectos. Los Gerentes de Proyecto monitorean y controlan las tareas.

Programas y Proyectos y Portafolio

El siguiente diagrama muestra una vista simplificada de cómo los proyectos y programas encajan dentro de la jerarquía de una empresa.

La diferencia entre proyectos y programas

Piense en el diagrama como si mostrara a las personas que dirigen la empresa en la parte superior del triángulo: el director ejecutivo y la junta directiva. En la parte inferior del triángulo tenemos los especialistas individuales que trabajan como parte de un proyecto.

En la parte superior del diagrama tenemos el Nivel de Negocio donde la junta dirige el negocio. Las personas en este nivel se preocupan, entre otras cosas, por establecer una dirección estratégica para hacer realidad la visión y gestionar una cartera de programas para avanzar hacia la visión.

El siguiente nivel en el diagrama es el nivel de programa. Aquí un programa puede iniciar y controlar múltiples proyectos para obtener beneficios. El programa también podría cancelar proyectos si se considerara que no serían la mejor manera de obtener los beneficios necesarios debido a un cambio en el entorno empresarial.

Finalmente llegamos al Nivel de Proyecto. Aquí los proyectos son iniciados por el nivel de programa (o en organizaciones más pequeñas sin un nivel de programa, directamente por el nivel de negocio). Los proyectos tienen un alcance definido (conjunto de entregables) y deben funcionar de manera eficiente para cumplir con las limitaciones de tiempo, presupuesto y calidad.

Este diagrama también resalta la diferencia entre los niveles de gestión de proyectos y programas y carteras. El nivel empresarial es responsable de gestionar una cartera de cambios, esencialmente una serie de programas. Dentro de la cartera, cada programa es responsable de gestionar una serie de proyectos.

Diferencia entre proyectos y programas: un ejemplo

Para hacer más concreta la diferencia entre proyectos y programas veamos un ejemplo práctico de la diferencia entre proyectos y programas. En este caso vamos a construir un teléfono móvil.

En nuestro ejemplo, existe un proyecto de software que se ocupa del sistema operativo del dispositivo, asegurándose de que esté actualizado para que funcione con el nuevo hardware, además de realizar actualizaciones para algunas aplicaciones clave. El proyecto tendrá como objetivo entregar el sistema operativo y las aplicaciones a tiempo, dentro del presupuesto y con el nivel de calidad requerido.

El programa que se encuentra por encima de este proyecto tendrá un alcance mucho más amplio. Su objetivo es ofrecer un teléfono móvil que maximice las ganancias de la empresa. Como tal, nuestros proyectos de software serán solo uno de los proyectos controlados por el programa.

Otros proyectos podrían incluir: Ir al mercado, hardware, herramientas, asuntos legales, asuntos comerciales y soporte.

Describamos rápidamente que cada uno de estos proyectos podría ser responsable de:

Proyecto Tarea
Ir al mercado (GTM) Proyecto relacionado con la creación de marketing, trabajar con socios de marketing y vender los dispositivos en los países con mayor retorno de la inversión.
Hardware Responsable de crear el nuevo hardware para el teléfono.
Estampación Responsable de montar la fábrica que producirá los dispositivos, además de garantizar que se asegure el suministro de materias primas para fabricar el teléfono.
Legal Responsable de garantizar que se hayan cumplido todas las leyes o que exista un plan donde esto no ha sido posible.
Asuntos de negocios Responsable de todos los acuerdos con terceros necesarios para un lanzamiento exitoso, por ejemplo, acuerdos comerciales con operadores de red.
Apoyo Responsable de garantizar que el dispositivo contenga los materiales de soporte adecuados y de que la organización esté preparada para manejar cualquier nueva llamada telefónica de soporte que se produzca cuando se inicie el dispositivo.
Software Como se discutió anteriormente.

De hecho, algunos de estos proyectos pueden ser tan grandes y complejos que ellos mismos pueden ser programas. Un buen candidato para esto en nuestro ejemplo es Go To Market, pero para los propósitos de este ejemplo asumiremos que es un proyecto.

La diferencia entre proyectos y programas

Una de las tareas clave del programa es gestionar las dependencias entre proyectos; por ejemplo, el programa debe coordinar entre el proyecto de herramientas y el proyecto de ida al mercado para garantizar la alineación en torno a la cantidad de dispositivos que la fábrica debe producir para satisfacer la demanda del mercado. Obviamente, esto cambiará con el tiempo y requiere una coordinación cuidadosa para que no haya exceso o escasez de oferta, lo que resultaría en un menor retorno de la inversión.

La principal diferencia entre proyectos y programas suele ser que los proyectos se ocupan de producir entregables, mientras que los programas se ocupan de generar resultados comerciales.

Por supuesto, existen algunas similitudes entre proyectos y programas, a saber, que ambos están relacionados con el cambio, es decir, la creación de algo nuevo, y ambos requieren el uso de un equipo para hacer las cosas. Pero ahí es donde realmente terminan las similitudes entre proyectos y programas.

Conclusión

Este artículo proporciona varias formas de pensar en la diferencia entre proyectos y programas, pero en términos muy simples, puede pensar que la principal diferencia entre proyectos y programas es que los programas se preocupan por hacer las cosas correctas y los proyectos se preocupan por hacer las cosas. bien.

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La diferencia entre proyectos y programas – Preguntas frecuentes

La diferencia entre proyectos y programas

Cuando hablamos de gestión organizacional, es común encontrarnos con los términos proyectos y programas. Estos términos pueden generar confusión, ya que pueden parecer similares, pero en realidad tienen diferencias significativas. A continuación, responderemos a algunas preguntas frecuentes sobre la diferencia entre proyectos y programas.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de actividades planificadas y temporales con el objetivo de alcanzar un resultado específico. Se caracteriza por tener un inicio y un fin claramente definidos, así como por contar con un presupuesto y recursos asignados. Los proyectos suelen ser únicos y tienen un enfoque más limitado en comparación con los programas.

¿Qué es un programa?

Un programa es un conjunto de proyectos relacionados entre sí, que comparten un objetivo común y están coordinados de manera estratégica. A diferencia de los proyectos, los programas suelen ser más amplios y complejos. Tienden a abordar problemas o necesidades de mayor envergadura y requieren una gestión más integrada.

¿Cuál es la principal diferencia entre proyectos y programas?

La principal diferencia entre proyectos y programas radica en su alcance y enfoque. Los proyectos tienen un alcance más limitado y se centran en la entrega de un resultado específico. En cambio, los programas tienen un enfoque más amplio y buscan lograr un objetivo estratégico a través de la coordinación de múltiples proyectos.

¿Cómo se gestionan los proyectos y programas?

La gestión de proyectos y programas implica la coordinación de actividades, recursos y personas para lograr los objetivos establecidos. Ambos requieren una planificación detallada, monitoreo constante y toma de decisiones eficientes. Existen metodologías como el Project Management Institute (PMI) que proporcionan marcos de trabajo y mejores prácticas para la gestión exitosa de proyectos y programas.

¿Cuándo es más adecuado utilizar un proyecto o un programa?

La elección entre utilizar un proyecto o un programa depende de la naturaleza y complejidad de las metas a alcanzar. Es más adecuado utilizar un proyecto cuando se requiere un resultado específico y limitado en el tiempo. Por otro lado, un programa es más apropiado cuando se necesita abordar una serie de proyectos interrelacionados para lograr una meta estratégica más amplia.

¿Existe alguna relación entre proyectos y programas?

Sí, existe una relación entre proyectos y programas. Los proyectos pueden formar parte de un programa más grande y contribuir a su objetivo. Los programas, a su vez, pueden estar compuestos por diferentes proyectos que se complementan entre sí para alcanzar una meta común. Es importante tener en cuenta que los proyectos y programas son entidades independientes y pueden existir sin la presencia de la otra.

En conclusión

Los proyectos y programas son conceptos clave en la gestión organizacional. Si bien comparten similitudes, difieren en su alcance y enfoque. Los proyectos se centran en la entrega de un resultado específico, mientras que los programas buscan lograr un objetivo estratégico a través de la coordinación de múltiples proyectos. La elección entre utilizar un proyecto o un programa dependerá de las metas y necesidades de la organización.

Para obtener más información sobre gestión de proyectos y programas, recomendamos visitar los siguientes recursos:

  1. Project Management Institute (PMI)
  2. Beneficios de la gestión de programas
  3. Elección entre gestión de programa y proyecto


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