Kaizen: cómo cambiar para mejor

El mundo está en constante cambio y evolución, y para adaptarnos a esta dinámica es necesario que también nosotros evolucionemos. El kaizen, una filosofía japonesa que se enfoca en la mejora continua, puede ser la clave para impulsar un cambio positivo en nuestra vida. En este artículo, exploraremos cómo el kaizen puede ayudarnos a cambiar para mejor y cómo podemos implementarlo en nuestra rutina diaria. Descubre cómo pequeños cambios pueden tener un gran impacto y cómo podemos convertirnos en la mejor versión de nosotros mismos.

¿Cómo se produce el cambio en su organización? ¿Es a través de iniciativas importantes o es parte de su forma actual de trabajar? Algunos tipos de cambio necesitan inevitablemente un proyecto importante, lo que significa meses de arduo trabajo, grandes presupuestos y agitación. Pero un enfoque alternativo o complementario para mejorar los sistemas y procesos implica cambios más sutiles y continuos. Este enfoque suele estar infravalorado. Una forma de realizar este tipo de mejora continua e incremental es Kaizen.

El objetivo de Kaizen es mejorar la productividad, reducir el desperdicio, eliminar el trabajo duro innecesario y humanizar el lugar de trabajo. Los principales beneficios de Kaizen son menos desperdicio, lo que conduce a operaciones eficientes y también una mejora de la productividad que aumenta la producción total de la organización con recursos determinados.

Origen

Los orígenes de Kaizen se remontan a la implementación por parte de Toyota de círculos de calidad en su proceso de fabricación después de la Segunda Guerra Mundial. Masaaki Imai, teórico organizacional y consultor de gestión japonés, especializado en gestión de calidad, particularmente Kaizen. Masaaki Imai es autor de dos trabajos fundamentales sobre gestión de procesos de negocio. “Kaizen: espíritu japonés de mejora” (1985), un libro que ayudó a popularizar el concepto Kaizen en Occidente, y “Gemba Kaizen: A Commonsense, Low-Cost Approach to Management”, un libro que ayudó a difundir el concepto Kaizen en el Oeste (1997).

La metodología

Kaizen se basa en la creencia filosófica de que todo se puede mejorar. Se originó en Japón y la palabra se traduce como «cambio (kai) para bien (Zen)».

Con este enfoque, los cambios incrementales se traducen en cambios sustanciales a largo plazo, sin necesidad de una innovación radical. Puede ser una forma mucho más gentil y amigable para los empleados de instituir los cambios que deben ocurrir a medida que una empresa crece y se adapta a su entorno cambiante.

Debido a que Kaizen es una mentalidad más que un mecanismo, se puede encontrar en una variedad de métodos de mejora de procesos, desde la Gestión de Calidad Total (TQM) hasta el uso de buzones de sugerencias de los empleados. Todo el personal es responsable de descubrir lagunas e ineficiencias a través de Kaizen. Y todos, en todos los niveles de la empresa, tienen ideas sobre cómo hacer mejores cosas.

Kaizen es un concepto japonés que intenta mejorar la producción, la eficacia y la seguridad. Sin embargo, las personas que adoptan esta estrategia a menudo obtienen una serie de beneficios adicionales, que incluyen:

Menos gasto

Hay menos desperdicio ya que la mercancía se utiliza de manera más eficiente y se mejoran las habilidades de los empleados.

Compromiso mejorado

Los miembros del equipo tienen una mayor inversión emocional en su trabajo y es más probable que lo den todo en sus funciones.

Retención mejorada

Las personas que están felices y comprometidas son más propensas a quedarse.

Eficiencia incrementada

Una mayor eficiencia conduce a precios más bajos y productos de mayor calidad, lo que mejora la competitividad.

Satisfacción del consumidor

Los artículos de mayor calidad y con menos defectos implican clientes más satisfechos.

Resolución de problemas mejorada

Ver los procesos a través de la lente de las soluciones permite al personal resolver problemas de forma constante.

Equipos mejorados

Colaborar para abordar los desafíos fortalece y construye equipos.

Aplicación profesional

Veamos la técnica Kaizen utilizada en la configuración profesional. Kaizen ahora se usa comúnmente para resolver un problema específico durante el período de una semana, lo que en el uso moderno se conoce como “Kaizen blitz” o “evento Kaizen”. Un evento Kaizen es un esfuerzo de desarrollo concentrado que puede lograr cambios significativos en un corto período de tiempo, a menudo de 2 a 10 días. Los eventos Kaizen deben tener un objetivo claro e inequívoco, así como recursos fácilmente disponibles y resultados rápidos. Esto asegura que los resultados sean significativos, claros y oportunos, lo que resulta en un alto nivel de entusiasmo y placer.

10 principios del Kaizen

La técnica Kaizen se basa en diez conceptos básicos, que se enumeran a continuación:

Mejorar continuamente

La filosofía Kaizen se trata de mejora continua donde siempre se debe examinar más profundamente para mejorar los procesos.

Ideas obsoletas

La técnica requiere descartar ideas o técnicas obsoletas para mantenerse al día con la tecnología y evitar posibles problemas debido a una técnica errónea o incompatible.

No hay excusas

Como el proceso exige trabajo continuo y entrar en detalles para seguir mejorando, el empresario no debe dar excusas para continuar y debe completar la tarea en esa etapa.

Garantizar el proceso correcto

Rechazar el quo actual de implementar nuevos procesos y pensar que funcionarán.

Si algo no está bien, arréglalo

La observación proactiva de los procesos nos hará notar «lo inadecuado», si lo hubiera. Aunque el proceso podría estar funcionando bien entonces, siempre que no esté en línea con los principios de diseño, hay que improvisarlo para evitar que surjan problemas en el futuro.

Anima a todos a participar

El proceso de resolución de problemas requiere varios puntos de vista y pensamiento innovador.

Obtener información y opiniones

Para analizar el problema en cuestión desde todos los aspectos, debe obtener la información de una variedad de fuentes.

Pregunta porque

Para llegar a la causa fundamental de un problema, haga preguntas de «por qué» cinco veces antes de tomar una decisión (Método de las 5 razones por las cuales)

Usa tu dinero sabiamente

Las pequeñas actualizaciones pueden ayudarle a ahorrar dinero, que luego podrá utilizar para otras más grandes.

No hay límite para mejorar

Tenga en cuenta que no existen límites en cuanto a cuánto puede progresar, nunca deje de intentar mejorar.

5W1H

Las 5 W forman la base de la filosofía Kaizen. ¿Quién qué cuando donde por qué? Después de esto viene Cómo. El método Kaizen busca la perfección eliminando el desperdicio (muda) en el lugar de trabajo (gema).

Ciclo PDCA

Al implementar conceptos Kaizen, se utilizan con frecuencia los ciclos PDCA. Este ciclo puede ser utilizado por personal de todos los niveles de la empresa y es una buena forma de iniciarse en la fabricación ajustada. El ciclo se divide en cuatro etapas: Planificar > Hacer > Verificar > Actuar es una estructura continua para implementar y evaluar iniciativas kaizen y al mismo tiempo ofrece un marco para la mejora continua.

gema

Palabra japonesa que significa «lugar genuino». Los gerentes y supervisores frecuentemente pueden obtener información útil visitando la línea de producción y hablando con los trabajadores. Con frecuencia se emplean caminatas Gemba, que son caminatas organizadas para que gerentes y supervisores observen de cerca los procedimientos y hablen con el personal de primera línea.

Jishuken

Jishuken puede interpretarse como grupos de estudio autónomo o de autoestudio. Esta noción alienta a los gerentes a ser más activos y educados sobre los procesos de los que son responsables, así como sobre cómo pueden mejorarlos.

5 porqués

Cuando se trata de determinar la causa raíz de un problema, ésta es una herramienta útil. Es difícil realizar un cambio significativo en el trabajo si no se ha abordado el problema central. El método de los cinco porqués es exactamente lo que parece: debes preguntarte por qué cinco veces una vez que surge un problema.

Mapeo del flujo de valor (VSM)

Mapear procesos y flujos en una instalación puede resultar muy útil para una empresa centrada en Kaizen. Estos mapas suelen estar dibujados a mano e incluyen un diagrama de elementos que viajan a través de varias regiones laborales. Los mapas de flujo de valor se utilizan para detectar desperdicios en el proceso de producción e indicar lugares donde se pueden realizar mejoras; Estas posibles mejoras pueden luego ser el foco de futuras acciones y eventos Kaizen.

Ventajas

Objetivos adecuados

Kaizen es un proceso de mejora continua que beneficia tanto a la organización como al individuo. Los empleados, los clientes y la empresa en su conjunto también se benefician de ello. La mayoría de los tipos de empresas pueden beneficiarse de esta estrategia de gestión. Los esfuerzos de los empleados son reconocidos y recompensados ​​a través de Kaizen. Como resultado de esto, les proporciona una sensación de valor en la organización.

Trabajo en equipo mejorado

Un mejor trabajo en equipo es uno de los principales beneficios de Kaizen. Kaizen es una herramienta de mejora de la calidad basada en equipos. Beneficia a todos los que participan en el proceso empresarial, no sólo a unos pocos elegidos. A medida que el equipo Kaizen trabaja en conjunto para resolver problemas, forman vínculos y fomentan el espíritu de equipo. Los empleados pueden operar con un punto de vista nuevo, una mente imparcial y, como resultado de esto, sin prejuicios.

Además, el trabajo en equipo facilita la colaboración multifuncional. Debido a que Kaizen es implementado por trabajadores calificados de muchas áreas, los miembros del equipo pueden mejorar sus talentos. La mayoría de las veces, los mejores lugares para mejorar son donde un proceso fluye hacia otro. Los empleados con diversos orígenes pueden aprender unos de otros y trabajar juntos para resolver problemas a través de colaboraciones multifuncionales. Como resultado, un beneficio de Kaizen es que mejora el trabajo en equipo y la cooperación de los empleados.

Habilidades de liderazgo mejoradas

Se requiere un líder de equipo para cada equipo Kaizen. El líder del equipo está a cargo de coordinar la implementación y organizar el equipo Kaizen. El líder del equipo Kaizen se asegura de que todos cumplan con sus responsabilidades. Cuando se necesitan recursos adicionales, el líder del equipo también se encarga de encontrarlos. Sin embargo, no es necesario que ocupe un puesto directivo para ser líder de equipo. Otro beneficio de Kaizen es que permite a los empleados mejorar sus habilidades.

Productividad incrementada

La mejora de la eficiencia es un beneficio importante de Kaizen. Las mejoras en Kaizen aumentan la calidad del servicio. Ayuda a las empresas a implementar nuevas innovaciones en procesos, aumentar la eficiencia y mejorar la gestión del tiempo. Toyota Manufacturing Company, por ejemplo, utiliza Kaizen en su proceso de fabricación. Para empezar, utilizan el entrenamiento de la memoria muscular para enseñar a su personal cómo montar un automóvil. El entrenamiento de la memoria muscular les ayuda a obtener resultados precisos. De este modo, sus empleados pueden trabajar con precisión.

Además, tan pronto como la producción de un automóvil alcanza su máxima eficiencia, la corporación retira a algunas personas de la instalación. Como resultado, Toyota Manufacturing puede reducir los errores y aumentar la producción.

Documento de trabajo estándar mejorado (SWD)

Durante Kaizen, se implementan mejoras, lo que da como resultado un Documento de Trabajo Estándar nuevo y mejorado. El Documento de Trabajo Estándar, a menudo conocido como trabajo estandarizado, es una herramienta utilizada para implementar mejoras Kaizen. Contiene las mejores prácticas corporativas más actualizadas. A veces, este es el objetivo principal de la implementación de Kaizen. Además, el Documento de trabajo estándar sirve como base para futuras mejoras. También se puede utilizar para evaluar el desempeño de los empleados y capacitar al personal nuevo sobre cómo realizar mejoras. En pocas palabras, Kaizen ayuda a las empresas a crear un documento de Word estándar.

La mejora de la satisfacción de los empleados ha

Otro beneficio de Kaizen es que aumenta la satisfacción de los empleados. Al realizar cambios para mejorar, Kaizen involucra a la fuerza laboral. A través de un sistema de recomendación, como reuniones de equipo, los empleados pueden brindar propuestas y comentarios creativos para modificaciones. Proporciona a los empleados un sentido de pertenencia y valor cuando participan en la toma de decisiones.

Seguridad mejorada

Mejorar la seguridad en el lugar de trabajo es un beneficio Kaizen para las empresas. Las empresas que emplean conceptos de limpieza y organización aumentan la seguridad en el lugar de trabajo. Como resultado de esto, los empleados tienen un mejor control sobre los equipos de procesos comerciales. También se anima a los empleados a ofrecer sugerencias para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo. Esto reduce la probabilidad de accidentes y otras lesiones. Como resultado, los empleados se vuelven administradores del tiempo más eficientes y eficaces. La seguridad, por otra parte, es un deber de gestión.

Reducción de residuos de

Kaizen es una técnica para reducir el desperdicio en los procesos comerciales. Este es otro beneficio importante de Kaizen. Todos tienen un papel que desempeñar en Kaizen. Como resultado, es responsabilidad de la gerencia y el personal detectar desperdicios en el proceso comercial. Pueden identificar la fuente fundamental del desperdicio y abordarla adoptando modificaciones constantes. Se eliminan los residuos del proceso empresarial y, como resultado, se reducen los costes. Además, los recursos se emplean de forma más inteligente, lo que da como resultado un negocio más lucrativo.

Kaizen es un proceso de mejora continua que ayuda a las empresas a lograr un éxito significativo. No existe el éxito de la noche a la mañana. Requiere mucha paciencia y trabajo duro. Esto también implica identificar áreas de mejora e implementar los ajustes necesarios.

Desventajas

Implementación difícil

A pesar de las numerosas ventajas de Kaizen, existen algunos inconvenientes que los líderes corporativos deben tener en cuenta antes de optar por utilizarlo. Esto se debe a que adoptar Kaizen implica cambiar los sistemas de gestión actuales. Es extremadamente difícil volver a los sistemas de gestión tradicionales una vez que Kaizen se ha introducido en una organización. Como resultado, Kaizen puede ser más fácil de implementar en empresas que carecen de sistemas de gestión bien establecidos.

Por otra parte, cambiar toda la estructura de gestión de una empresa es una tarea difícil. Como resultado, para que Kaizen sea eficaz, las empresas deben tener una política de comunicación abierta. Los empleados deben poder expresarse sin temor a represalias. Sin embargo, muchas empresas no funcionan de esta manera. Los empleados con frecuencia temen que ser honestos con la gerencia pueda poner en peligro sus posibilidades de ascenso u otras ventajas.

Dificultades para cambiar

Uno de los inconvenientes más importantes es la aversión de la gente al cambio. Como resultado, cuando las empresas desean implementar Kaizen, deben enfrentar cierta oposición. Es posible que los empleados no estén preparados para adoptar un sistema diferente al que están acostumbrados. La dirección, por otro lado, puede dudar en aplicar Kaizen porque lo perciben como costoso.

Fricciones

Además, algunas organizaciones pueden tener dificultades para adaptar sus prácticas laborales actuales al implementar Kaizen. Como resultado, si una empresa no está preparada para el cambio al implementar Kaizen, puede causar fricciones.

Requisito educativo

Otra desventaja del Kaizen es la técnica de entrenamiento. Esta técnica requiere capacitación de los empleados y de la gerencia para comprender y aplicar la filosofía Kaizen. Esto puede requerir un cambio en el método de trabajo habitual. Es posible que se requiera que los empleados se tomen un tiempo libre para recibir capacitación. Además de su formación habitual, el personal nuevo puede necesitar formación Kaizen. Como resultado, puede que les resulte aburrido y agotador. Además, el tiempo de formación asignado puede no ser suficiente para que el personal comprenda la noción completa de Kaizen. Como resultado, el personal puede dudar en implementar una noción con la que no está familiarizado.

Entusiasmo que se desvanece

Los empleados pueden estar entusiasmados con la idea de hacer cambios al principio. Sin embargo, su entusiasmo puede desvanecerse a medida que sea más difícil adaptarse a los cambios. Como resultado, las personas pueden volver a viejos hábitos y realizar negocios con normalidad. Los empleados también pueden sentirse desanimados y desinteresados ​​en su trabajo. Como resultado, el tiempo y los recursos invertidos en la implementación de Kaizen se desperdician y el objetivo de la implementación de Kaizen se frustra.

Unos pocos huevos defectuosos podrían sabotear todo el lote

Incluso si algunos departamentos se adhieren a las modificaciones que se han adoptado, el desempeño general de la empresa puede verse afectado. Es cierto que Kaizen beneficiará a los departamentos que estén dispuestos a cambiar. No obstante, si otros departamentos no adoptan las modificaciones, el resultado general se verá perjudicado.

La mejora continua es una excelente estrategia para que una empresa funcione en general. De todos modos, capacitar al personal para que se adapte a los avances continuos es costoso y requiere mucho tiempo. Además, cuando las empresas buscan una mejora continua, corren el riesgo de alterar elementos de sus procesos que realmente funcionan bien.

Think Insights (25 de septiembre de 2023) Kaizen – ¿Cómo cambiar para mejor – al estilo japonés?. Obtenido de https://thinkinsights.net/strategy/kaizen/.
«Kaizen – ¿Cómo cambiar para mejor – al estilo japonés?» Think Insights – 25 de septiembre de 2023, https://thinkinsights.net/strategy/kaizen/
Think Insights 9 de diciembre de 2021 Kaizen – ¿Cómo cambiar para mejor – al estilo japonés?visto el 25 de septiembre de 2023,<https://thinkinsights.net/strategy/kaizen/>
Piensa en ideas – Kaizen – ¿Cómo cambiar para mejor – al estilo japonés? [Internet]. [Accessed September 25, 2023]. Disponible de: https://thinkinsights.net/strategy/kaizen/
«Kaizen – ¿Cómo cambiar para mejor – al estilo japonés?» Think Insights – Consultado el 25 de septiembre de 2023. https://thinkinsights.net/strategy/kaizen/
«Kaizen – ¿Cómo cambiar para mejor – al estilo japonés?» Piensa en ideas [Online]. Disponible: https://thinkinsights.net/strategy/kaizen/. [Accessed: September 25, 2023]
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Preguntas frecuentes sobre Kaizen: cómo cambiar para mejor

¿Qué es Kaizen?

Kaizen es una filosofía de mejora continua que se originó en Japón. Esta palabra combina los términos «kai», que significa cambio, y «zen», que se refiere al bien. Por lo tanto, Kaizen se enfoca en cambiar para mejorarlo constantemente.

¿Cuál es el objetivo de Kaizen?

El objetivo principal de Kaizen es mejorar de manera gradual y constante, involucrando a todos los miembros de una organización para buscar formas de aumentar la eficiencia y la calidad. Mediante la implementación de pequeñas mejoras diarias, se busca crear un entorno de trabajo más productivo y satisfactorio.

¿Cómo se aplica Kaizen?

Kaizen se aplica mediante el uso de diversas herramientas y prácticas, como:

  • Gemba: Se refiere a ir al lugar de trabajo para observar y comprender mejor los procesos.
  • Muda, Mura, Muri: Estos términos describen los tres tipos de desperdicio (ineficiencia) que se deben eliminar: desperdicio de tiempo, fluctuación innecesaria y sobreexigencia de recursos, respectivamente.
  • Genchi Genbutsu: Hacer decisiones basadas en hechos reales y datos en lugar de suposiciones o creencias.
  • 5S: Esta técnica se centra en mantener un lugar de trabajo organizado y limpio, con la clasificación de elementos, orden, limpieza, normalización y disciplina.

¿Cuáles son los beneficios de Kaizen?

Implementar Kaizen puede tener varios beneficios, como:

  1. Mejora constante en la calidad de los productos o servicios.
  2. Aumento de la eficiencia y reducción de costos.
  3. Motivación y participación de los empleados.
  4. Reducción de desperdicios y tiempos de espera.
  5. Mayor satisfacción del cliente y lealtad hacia la marca.

¿Dónde puedo aprender más sobre Kaizen?

Si estás interesado en aprender más sobre Kaizen, aquí hay algunas fuentes externas recomendadas:

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