Idea básica de preparación, contenido y entrega de presentaciones.

Michael trabajaba como gerente de promociones de marca en una empresa de renombre. Le iba muy bien y era la niña de los ojos de su jefe. Un día, tuvo que hacer una presentación sobre sus logros y contribuciones a la organización en los últimos meses y también incluir sus planes futuros frente a la junta directiva de la organización. Michael estaba tenso porque no era muy bueno haciendo presentaciones. Los profesionales generalmente confían en las presentaciones para compartir sus responsabilidades, logros o cualquier otra información importante con una audiencia más amplia. A través de presentaciones, una persona puede recopilar y resumir todos sus informes, datos importantes y comunicarse de manera efectiva con los destinatarios deseados..

Lo ideal es realizar una presentación en Microsoft Office PowerPoint con la ayuda de diapositivas.. El número de diapositivas que se utilizarán en la presentación es directamente proporcional al contenido de la presentación.

Lo ideal sería que el número de diapositivas oscilara entre diez y quince. El diseño de la diapositiva, el estilo de fuente y el color de fondo dependen del gusto y la elección del individuo. Siempre es recomendable mantener las diapositivas simples para presentaciones corporativas.

¿Cómo preparar una presentación?

Siempre que se asigna un tema, la primera y principal tarea que debe realizar una persona es anotar todos los puntos que desea cubrir en la presentación. Primero, siempre tenga muy claro qué es lo que desea incluir en su presentación y qué es lo que puede omitirse. Evite las fuentes elegantes y en inglés florido, ya que se consideran poco profesionales; en su lugar, utilice viñetas. Tenga en cuenta el límite de tiempo que se le ha asignado para la presentación e intente finalizarla dentro del tiempo limitado que se le ha asignado.

Recuerde que una presentación puede mejorar o deshacer su imagen y la de su organización. Una presentación es en realidad un espejo del desempeño y los logros de un individuo o de una organización y de todo lo que se propone hacer. Una presentación mala e ineficaz puede empañar por completo la imagen de su organización.

Debe cubrir todos y cada uno de los puntos y no puede permitirse el lujo de perderse ninguno, ya que podría resultar en una presentación ineficaz. Ten mucho cuidado con el contenido de tu presentación..

Elija cuidadosamente las palabras, use oraciones cortas y cubra tanta información como pueda. Respalde su contenido con gráficos circulares, gráficos, diagramas, tablas o representaciones pictóricas para que la presentación se explique por sí misma. Intente incluir ejemplos de situaciones de la vida real para una mejor comprensión.

No agregues muchas diapositivas ni repitas el contenido y alargues demasiado la presentación. Una presentación larga no es necesariamente una presentación eficaz. Su presentación no debe exceder el límite de tiempo que se le ha asignado, ya que podría aburrirse.

Comience siempre su presentación con una diapositiva que incluya el título del tema que se le asignó, su nombre y el nombre de su organización. La presentación debe terminar con una diapositiva de “Gracias” para agradecer a su audiencia por ser lo suficientemente paciente como para escucharlo hasta el final.

No hagas la presentación demasiado complicada o la audiencia podría no entender lo que pretendes transmitir. Manténgalo simple y que se explique por sí mismo y tenga en cuenta a su audiencia mientras prepara su presentación. Comprenda sus antecedentes educativos y culturales, así como su proceso de pensamiento para diseñar su presentación. Resalte los puntos importantes en las diapositivas para una presentación eficaz.

Todos los consejos anteriores le ayudarán a preparar una presentación, pero la presentación no será efectiva a menos que la realice de manera eficiente.

Realizar una presentación

Comience siempre su presentación con una cálida sonrisa. ¡Realmente funciona! Salude bien a su audiencia para crear un ambiente amigable. Estos gestos contribuyen en gran medida a romper el hielo. Comience su presentación presentándose a sí mismo y a su organización.

Recuerde que no es sólo una mera introducción, sino un avance de su presentación completa. La primera impresión es la última impresión y los cinco minutos de introducción tienen que ser muy efectivos y poderosos para captar el interés de la audiencia y que estén contigo hasta el final. Prepara bien tu introducción y practícala una o dos veces antes de la toma final..

Vaya a las diapositivas una por una y explíquelas de manera segura y convincente. No tengas prisa por terminar tu presentación. Incluya ejemplos de sus experiencias personales, ya que ayudaría a los oyentes a identificarse con la presentación. No se sienta nervioso en ningún momento de la presentación o los oyentes también perderán el interés.

Está absolutamente bien leer la presentación, pero no olvides Haz contacto visual con tu audiencia.. El contacto visual crea la magia y los oyentes empiezan a creerte. Haga pausas después de cada diapositiva e invite a los oyentes a hacer preguntas.

Más preguntas indican una multitud atenta. Nunca incluyas nada que tú mismo no sepas. Se vuelve realmente vergonzoso si no respondes a tus oyentes. Manténgase tranquilo, sereno y cómodo. No entres en pánico porque nadie te morderá..

Mantenga un tono audible para todos, incluso para las personas sentadas en las últimas filas.. También consulte a su ingeniero de TI o al departamento correspondiente antes de la presentación para garantizar el funcionamiento adecuado de su sistema (computadora de escritorio o portátil), así como del micrófono. La calidad del micrófono tiene que ser buena, de lo contrario su voz tenderá a quebrarse y no logrará crear el efecto deseado. Cuide los movimientos de sus manos, la postura y las expresiones faciales para que su presentación sea interactiva..

De hecho, uno puede llevarse todo el crédito si tiene la capacidad de realizar la presentación de una manera efectiva e impresionante. La presentación no es ninguna ciencia, sólo tienes que tener muy claro el contenido, diseñar la plantilla de las diapositivas y dar lo mejor de ti al presentarla.

Hacer practícalo bien frente al espejo y sé tu propio crítico. Comprenda el propósito de la presentación, la necesidad de la presentación y cómo puede beneficiarlo a usted y a su organización. Adopte un enfoque positivo y crea en usted mismo para realizar una presentación eficaz y ganarse los aplausos de la audiencia.

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