Gestión de procesos de negocio: significado y conceptos importantes

La riqueza de las naciones de Adam Smith es quizás uno de los libros sobre economía más influyentes de toda la historia. Sin embargo, no mucha gente sabe que es en este libro donde nació la idea de mejorar los procesos para aumentar la productividad y por tanto las ganancias.

Aunque Adam Smith lo llamó “División del trabajo“ y no a la gestión de procesos de negocio, se refería a la misma idea. El concepto se ilustra con la ayuda de un ejemplo de fábrica de pines de la siguiente manera:

El ejemplo de la fábrica de pines

Adam Smith habló de una antigua fábrica de alfileres donde cada trabajador producía él mismo el alfiler completo, es decir, desde la materia prima hasta el producto terminado. Smith se dio cuenta de que un trabajador así dedicaba mucho tiempo a pasar de un trabajo a otro y cambiar las herramientas necesarias para diferentes trabajos. Este tiempo, concluyó, se está gastando de manera improductiva.

Luego vio que en la misma fábrica, cuando diferentes personas estaban haciendo diferentes actividades, es decir, un hombre dibujaba el alambre, el segundo le daba forma, el tercero solo hacía cabezas de alfiler y el cuarto ensamblaba el alfiler para completar el producto, esta vez era siendo utilizado de manera mucho más efectiva. La productividad se disparó y los costos se redujeron a una fracción de lo que eran. El concepto de proceso había nacido y estaba arrasando en el mundo occidental desarrollado.

Adam Smith también se dio cuenta de que esa simplificación de las tareas individuales hacía posible que los trabajadores aumentaran su destreza. La productividad aumentó aún más a medida que los trabajadores avanzaban más rápido en la curva de aprendizaje. Por último, al reducirse los puestos de trabajo a tareas simples, se impulsó la mecanización. Es mucho más sencillo fabricar una máquina para realizar una parte del proceso, que fabricar una máquina para realizar todo el proceso.

Las corporaciones adaptan el paradigma de los procesos de negocio

El ejemplo anterior de Adam Smith demostró que era posible aumentar la productividad en un factor de 10 o más si los procesos fueran lo suficientemente eficientes. Las corporaciones de la época se dieron cuenta de esta idea revolucionaria y pronto se convirtió en la base de la revolución industrial. Todos los esfuerzos comerciales actuales intentan competir entre sí mediante la creación de procesos más eficientes para satisfacer las necesidades de sus clientes.. Actualmente, todas las empresas de Fortune 500 afirman estar impulsadas por procesos. El estudio de los procesos se ha convertido hoy en una ciencia independiente a la que llamamos Business Process Management (BPM)..

La idea de procesos puede ser antigua, pero sigue siendo muy válida. Casi todas las organizaciones empresariales que han crecido han adoptado el paradigma de procesos. Algunos de los nombres famosos son los siguientes:

• Motores Ford: La idea de Henry Ford de línea de montaje es una representación de libro de texto de un proceso eficiente. No es de extrañar que Henry Ford pudiera, por tanto, pagar a sus empleados más salarios que sus competidores y aun así obtener más beneficios. Esta fue una prueba a gran escala de las ideas propuestas por Adam Smith en su seminario de 1776.
• Wal-Mart: Wal-Mart le dio la vuelta a algunos de los grandes minoristas de su época con la mejora de procesos. El uso de chips RFID por parte de Wal-Mart, que ayudan a automatizar el proceso de compra y ahorrar mucho esfuerzo administrativo, ineficiencia y costos, es un estudio de caso que todo estudiante de negocios debe analizar. Esto también se remonta a la idea de mecanización de Adam Smith. En el mundo actual lo llamamos automatización, pero los conceptos básicos siguen siendo los mismos.
• Dell: La historia de la innovación de Michael Dell es bien conocida hoy en día. En lugar de producir y luego esperar vender, el modelo de Dell iniciaría la producción sólo después de recibir el pedido. Esto les ayudó a reducir muchos costos de inventario y almacenamiento que no agregan ningún valor. Con un mejor proceso, un recién llegado como Dell podría vencer a gigantes como Hewlett Packard, IBM y Compaq.

Estos ejemplos muestran cómo algunos emprendedores aprendieron el poder de los procesos y luego los liberaron para crear historia. Cada uno de estos empresarios es un empresario de primera generación, pero pudo acumular mucha más riqueza que muchas familias ricas durante muchos años. Por lo tanto, la gestión y mejora de procesos sigue siendo una herramienta importante y las organizaciones de todos los tamaños prestan atención para mantenerla y mejorarla. Saben que puede hacer o deshacer su futuro.

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