Gestión de problemas – Gestión de programas expertos

Gestionar problemas y programas expertos puede ser un desafío para cualquier organización. Pero ¿qué significa realmente esta gestión y cómo puede ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos? En este artículo, exploraremos el mundo de la gestión de problemas y la gestión de programas expertos, y descubriremos cómo estas dos disciplinas pueden trabajar juntas para resolver los desafíos más complejos y maximizar el rendimiento empresarial. Si estás interesado en obtener una visión más profunda de cómo optimizar la gestión en tu organización, ¡sigue leyendo!

Esta publicación tiene como objetivo guiarlo a través de toda la información que necesitará para gestionar y realizar un seguimiento exitoso de cualquier problema que ocurra durante la ejecución de su proyecto o programa. La gestión exitosa de problemas le permitirá gestionar la ejecución de su proyecto o programa de la manera más fluida posible. Comencemos con la definición de Asunto.

La definición de un problema

En la gestión de programas y proyectos, los problemas ocurren todos los días. Mi definición de Problema sería cualquier cosa que pueda afectar el cronograma, el costo o la calidad de un proyecto o programa. Otra forma de definir un Problema es cualquier cosa que afecte negativamente al proyecto o programa.

Permítanme ser muy claro acerca de lo que quiero decir con la palabra “impacto”, considerando como ejemplo el impacto en el cronograma. No me refiero sólo a aquellas cosas que impactan el cronograma general del programa y provocan que todo el proyecto o programa se retrase, sino también eventos más pequeños que ralentizan la ejecución dentro del proyecto o programa, incluso si no necesariamente retrasan el cronograma general.

Diferencia entre riesgo y problema

Un riesgo es un evento futuro que aún no se ha materializado, mientras que un problema es una preocupación presente que, si no se aborda, afectará negativamente al proyecto o programa. Una vez que un riesgo se ha materializado, se convierte en un Problema, pero un Problema nunca puede convertirse en un riesgo.

Veamos un ejemplo. Supongamos que tenemos un sistema que sólo puede calcular el impuesto como 15%, correspondiente a la tasa impositiva nacional actual. Durante la fase inicial de ejecución del programa o proyecto abundan los rumores en la prensa nacional de que el gobierno está considerando aumentar la tasa impositiva al 20%. En este punto, consideraríamos esto como un riesgo para el proyecto o programa. Algún tiempo después, el gobierno anuncia que efectivamente van a aumentar la tasa impositiva del 15% al ​​20%. En este punto, el riesgo se ha materializado y ahora es un problema y debe abordarse a través del proceso de gestión de problemas.

Proceso de gestión de problemas

El Proceso de Gestión de Problemas es muy similar al Proceso de Gestión de Riesgos y se muestra a continuación:

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Los pasos del Proceso de Gestión de Problemas son los siguientes:

  • Estrategia de emisión Es donde documentamos la estrategia de gestión de problemas que vamos a utilizar durante el transcurso del proyecto o programa, incluida la frecuencia con la que se revisarán y reportarán los problemas.
  • Identificación del problema es el proceso mediante el cual identificamos los problemas. Los problemas pueden provenir de múltiples fuentes, por ejemplo, de una pregunta planteada por correo electrónico o de cualquiera de las reuniones periódicas del proyecto o programa que se llevan a cabo. Tan pronto como se haya identificado un problema, se debe registrar en un Registro de problemas.
  • Identificar propietario es donde asignamos un propietario al Problema que es responsable de resolverlo e informar sobre el mismo.
  • Análisis de problemas es donde clasificamos los problemas por Urgencia e Impacto. Esta categorización nos permite distinguir entre cuestiones mayores y menores. Es necesario abordar un problema de alto impacto pero de baja urgencia, pero tenemos algo de tiempo para planificar cómo manejarlo, mientras que un problema de gran urgencia y alto impacto debe abordarse de inmediato o muy rápidamente tendrá un gran impacto. impacto perjudicial en el proyecto o programa. Me gusta categorizar los valores de uso de Urgencia e Impacto entre 1 y 5, donde 1 representa un impacto o urgencia bajo y 5 representa un impacto o urgencia alto.
  • Evaluación de problemas Es donde comparamos los diversos valores de urgencia e impacto para todos los problemas, lo que nos permite priorizar el orden en el que abordaremos los problemas.
  • Pasos de acción es donde documentamos la acción para resolver el problema que el propietario del problema es responsable de realizar.
  • Monitorear y revisar es donde revisamos y actualizamos periódicamente todos los problemas para ver si se han resuelto y se pueden eliminar de nuestro Registro de problemas, o si el impacto y la urgencia del problema han cambiado.

El proceso de gestión de problemas debe repetirse a intervalos regulares durante toda la duración del proyecto o programa. En el contexto de un programa, puede encontrar que tiene sentido aumentar la frecuencia con la que ejecuta el proceso de gestión de problemas a medida que su programa se acerca a su finalización, incluso ejecutando el proceso dos veces al día para garantizar que los problemas se resuelvan de manera rápida y efectiva a medida que se acaba el tiempo. .

Gestión de problemas en la práctica

En la práctica, me gusta realizar un seguimiento de los problemas mediante una hoja de cálculo, cuyo ejemplo se muestra a continuación:

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Esta hoja de cálculo le permite filtrar problemas según una serie de criterios, incluidos el propietario del problema y la urgencia, entre otros. También le permite asignar una fecha de vencimiento, lo que le permite monitorear/seguir cuándo espera una actualización sobre el problema.

Además de la hoja de cálculo que se muestra, existe una variedad de software de seguimiento de problemas disponibles comercialmente, pero creo que la hoja de cálculo anterior me resulta útil.

No creo que tenga sentido celebrar una reunión específica en la que se discutan cuestiones, ya que, según mi experiencia, esto siempre parece engorroso y requiere mucho tiempo. Creo que es más fácil simplemente tener el Registro de Asuntos para entregar en cada reunión a la que asistas relacionada con tu proyecto o programa.

Incorporación de gestión de problemas

La frecuencia con la que ejecute el proceso de gestión de problemas dependerá de si lo está utilizando para la gestión de proyectos o programas y de la etapa en la que se encuentre dentro del proyecto o programa.

Como ejemplo, consideremos un equipo de I+D que utiliza Agile y cómo podrían integrar el proceso de gestión de problemas en el proceso Agile.

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La manera fácil de incorporar el proceso de gestión de problemas en el proceso de Sprint es completar el proceso de gestión de problemas todos los días como parte de la reunión diaria. De esta manera, si un Sprint tuviera una duración de 5 días, completarías el Proceso de Gestión de Problemas 5 veces por sprint. No es necesario tener un elemento específico en la agenda para realizar el proceso de gestión de problemas todos los días, simplemente asigne a un miembro del equipo para que registre los problemas planteados y solicite actualizaciones que vencen o se acercan a su fecha de vencimiento.

Monitoreo de problemas a lo largo del tiempo

Algo útil es monitorear los problemas a lo largo del tiempo para ver cuántos problemas abiertos tiene el proyecto o programa en ejecución en un momento dado. El siguiente diagrama clasifica los problemas como principales, medianos y menores, y muestra cómo los problemas abiertos aumentan o disminuyen en número mes a mes.

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Esta técnica puede resultar útil para resaltar ante su dirección la eficacia con la que se están abordando los problemas dentro del proyecto o programa. También le permite realizar análisis de tendencias y estimar cuándo deben cerrarse todos los problemas.

Espero que encuentres útil esta publicación. Si hay otras técnicas que esté utilizando para gestionar problemas, escríbame y hágamelo saber. Siempre estoy interesado en descubrir nuevas formas de hacer las cosas.

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Gestión de problemas – Gestión de programas expertos

Gestión de problemas – Gestión de programas expertos

La gestión de problemas se ha convertido en un proceso fundamental para todas las organizaciones que buscan mantener sus operaciones sin problemas y garantizar la satisfacción del cliente. En este artículo, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la gestión de problemas y cómo se relaciona con la gestión de programas expertos.

¿Qué es la gestión de problemas?

La gestión de problemas es un proceso estructurado que se utiliza para identificar, analizar y resolver problemas en una organización. Su objetivo principal es minimizar el impacto negativo de los problemas en el negocio y encontrar soluciones efectivas para prevenir la recurrencia de los mismos. La gestión de problemas se enfoca en la causa raíz del problema y no solo en los síntomas.

¿Por qué es importante la gestión de problemas?

La gestión de problemas es importante porque permite a las organizaciones identificar y abordar los problemas de manera proactiva. Al tener un proceso de gestión de problemas bien establecido, las organizaciones pueden evitar la interrupción de las operaciones comerciales y reducir los costos asociados a los problemas recurrentes. Además, ayuda a garantizar la satisfacción del cliente al resolver rápidamente cualquier problema que pueda surgir.

¿Cómo se relaciona la gestión de problemas con la gestión de programas expertos?

La gestión de programas expertos se refiere a la aplicación de conocimientos y habilidades especializadas en la gestión de proyectos y programas complejos. La gestión de problemas es una parte integral de la gestión de programas expertos, ya que los problemas pueden surgir en cualquier proyecto o programa. La gestión de problemas proporciona un enfoque estructurado para abordar los problemas identificados durante la implementación de un programa experto.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de problemas?

El proceso de gestión de problemas consta de las siguientes etapas:

  1. Identificación del problema.
  2. Análisis del problema.
  3. Investigación de la causa raíz.
  4. Desarrollo de soluciones.
  5. Implementación de soluciones.
  6. Seguimiento y control.
  7. Cierre del problema.

¿Existen herramientas para la gestión de problemas?

Sí, existen diversas herramientas que pueden utilizarse en el proceso de gestión de problemas, como:

Estas herramientas pueden ayudar a gestionar, rastrear y solucionar problemas de manera eficiente, mejorando así la productividad y la calidad del servicio.

Conclusión

La gestión de problemas es esencial para cualquier organización que desee mantener sus operaciones sin problemas y garantizar la satisfacción del cliente. Al comprender qué es la gestión de problemas y cómo se relaciona con la gestión de programas expertos, las organizaciones pueden implementar procesos eficientes para identificar y resolver problemas de manera proactiva. Utilizar herramientas adecuadas puede facilitar aún más el proceso de gestión de problemas.


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