Gestión de datos maestros de un sistema ERP

Los datos maestros son el núcleo de cualquier sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) y su correcta gestión es fundamental para el éxito empresarial. En este artículo, exploraremos la importancia de la gestión de datos maestros dentro de un sistema ERP y los beneficios que puede brindar a las empresas. Descubriremos cómo una adecuada gestión de los datos maestros puede mejorar la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la experiencia del cliente. Además, analizaremos algunas mejores prácticas y soluciones disponibles en el mercado para la gestión de datos maestros en un sistema ERP. Si estás interesado en optimizar tu sistema ERP y aprovechar al máximo tus datos maestros, ¡sigue leyendo!


Los paquetes ERP contienen varios módulos, como finanzas, ventas y distribución, gestión de materiales, control de fabricación y producción, recursos humanos, mantenimiento de plantas y gestión de calidad. La principal característica del sistema ERP es que todos sus módulos funcionan de manera integrada. Debido a la naturaleza integrada del funcionamiento, se hace referencia con frecuencia a algunas tablas maestras en todo el sistema y las bases de datos, y son compartidas por diferentes aplicaciones, áreas funcionales y sitios. Los datos incorporados en el mismo deben ser precisos, completos, oportunos y coherentes. La calidad de los datos ingresados ​​en las tablas maestras es una de las principales razones del éxito o fracaso de un sistema ERP.

Recopilación y mantenimiento de datos maestros.

  1. Proceso y procedimiento claros para el mantenimiento de datos maestros.
  2. La propiedad de los datos está adecuadamente definida.
  3. Flujo de trabajo integrado y autorización para agregar y modificar datos.
  4. Documentación del proceso.
  5. Se activan los registros de auditoría de las tablas maestras y las modificaciones se registran en el sistema.
  6. Plantillas de Excel adecuadas o mapeo de datos con un sistema heredado, para la recopilación inicial de datos.

Clasificación de datos maestros

La recopilación de datos maestros se puede clasificar en términos generales en las siguientes categorías.

  1. Datos maestros del socio comercial:
    1. Función del cliente: entrega, envío, facturación, método de pago, empresa matriz del cliente, ubicación del país (para fines fiscales y estadísticos), estado (activo, inactivo, potencial), calificación crediticia, grupos financieros, nombre y dirección del contacto, moneda predeterminada, precios y descuentos, canal de venta, oficina de ventas.
    2. Función del proveedor: recepción, transporte, condiciones de pago, precios y descuentos, método de facturación, ubicación del país (para fines fiscales y estadísticos), estado (activo, inactivo, potencial, etc.), grupos financieros, nombre y dirección del contacto, moneda predeterminada, compra. oficina.
  2. Datos básicos del artículo:
    1. Categoría de producto: ya sea compra, fabricación, servicio o elemento de costo con gestión especializada por separado para cada categoría.
    2. Unidad de medida y unidad alternativa para el artículo con factor de conversación.
    3. sistema de pedido de artículos (manual, SIC o MRP), factores de reorden (nivel de servicio, stock de seguridad, intervalo de pedido, cantidad mínima de pedido, modo de pronóstico, patrón estacional, etc.)
    4. Datos de costeo de artículos (componente de coste, recargos, coste estándar, coste de transferencia, etc.), proceso automático de generación de coste.
    5. Estado del elemento (en ejecución u obsoleto), elemento alternativo y reversible, elemento de lista (con componentes definidos por el usuario).
    6. Tarifas- precio aplicable, límite de precio, reglas de aplicación de precios a compras y ventas.
    7. Agregar segmentos al código de artículo, como el segmento de proyecto que asigna el artículo a un proyecto, segmento de grupo utilizado para la planificación y distribución.
    8. Proveedores por artículo, categorías de carga y servicios de transporte.
  3. Datos de la base de empleados: Nombre, identificación, datos personales, centro de servicio, punto de servicio, habilidad, tarifa por hora, tarifa de horas extra, etc.
  4. Datos maestros de finanzas: Además de los requisitos de datos maestros para módulos financieros específicos, como el libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de efectivo, elaboración de presupuestos, etc., los siguientes datos maestros financieros tienen un impacto en los módulos no financieros:
    1. Parámetros financieros básicos para la organización matriz y la empresa individual.
    2. Plan de cuentas, periodos, dimensiones y tipo de transacción.
    3. Parámetro de integración y mapeo de cuentas para transacciones logísticas (con origen en ventas, adquisiciones, manufactura, servicios, subcontratación).
    4. Parámetro de integración y mapeo de cuentas para órdenes de almacén como ajuste de inventario, revaluación de inventario y transferencias de almacén.

Cabe reiterar que la lista anterior no es exhaustiva. El proceso y la terminología utilizados para mantener datos maestros en diferentes paquetes también difieren.

Conclusión

La gestión de datos maestros no es un asunto único de adquisición de datos. Es necesario que la calidad de los datos de las tablas maestras sea persistente a largo plazo. La disciplina, la propiedad y el proceso de gobernanza de datos maestros son un factor de éxito crítico para la sostenibilidad del sistema.



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Gestión de datos maestros de un sistema ERP – Preguntas frecuentes

Gestión de datos maestros de un sistema ERP – Preguntas frecuentes

La gestión de datos maestros es un aspecto crucial en cualquier sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Estos datos son fundamentales para el correcto funcionamiento de un sistema ERP, ya que contienen información básica y centralizada sobre clientes, productos, proveedores, empleados y otros elementos clave de una organización. A continuación, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre la gestión de datos maestros en un sistema ERP.

1. ¿Qué son los datos maestros en un sistema ERP?

Los datos maestros en un sistema ERP son registros centrales y consistentes que contienen información crítica sobre diferentes entidades dentro de una organización. Estos datos se utilizan como base para diversas transacciones comerciales en el sistema ERP, lo que garantiza la integridad y consistencia de los datos en todas las áreas funcionales.

2. ¿Cuáles son los principales tipos de datos maestros en un sistema ERP?

Los principales tipos de datos maestros en un sistema ERP incluyen:

  1. Datos de clientes: información detallada sobre los clientes de la empresa, como nombre, dirección, datos de contacto, historial de compras, etc.
  2. Datos de proveedores: detalles de los proveedores con los que la organización realiza transacciones, como nombre, dirección, datos de contacto, condiciones de pago, etc.
  3. Datos de productos: información detallada sobre los productos o servicios ofrecidos por la empresa, como descripciones, precios, números de inventario, etc.
  4. Datos de empleados: detalles de los empleados de la organización, como información personal, información de contacto, historial laboral, etc.
  5. Datos financieros: registros financieros clave, como cuentas bancarias, estados de cuentas, detalles de facturación, etc.

3. ¿Por qué es importante una gestión eficiente de los datos maestros en un sistema ERP?

Una gestión eficiente de los datos maestros en un sistema ERP es esencial debido a los siguientes motivos:

  • Evita la duplicación de datos y asegura la integridad de la información.
  • Proporciona una visión completa y precisa de las entidades clave.
  • Facilita la toma de decisiones y mejora la eficiencia operativa.
  • Permite una mejor planificación de recursos y control financiero.

4. ¿Cómo se realiza la gestión de datos maestros en un sistema ERP?

La gestión de datos maestros en un sistema ERP implica la creación, actualización y mantenimiento constante de los registros de datos maestros. Esto se logra mediante la configuración adecuada del sistema ERP, la adopción de buenas prácticas de gestión de datos y el establecimiento de procesos sólidos para la entrada y validación de los datos.

5. ¿Existen herramientas que faciliten la gestión de datos maestros en un sistema ERP?

Sí, existen herramientas especializadas en la gestión de datos maestros dentro de un sistema ERP. Estas herramientas ofrecen funcionalidades avanzadas para la creación, actualización y organización de los datos maestros, así como la detección y corrección de posibles errores o duplicaciones.

Esperamos haber resuelto algunas de tus dudas sobre la gestión de datos maestros en un sistema ERP. Si deseas obtener más información, te recomendamos consultar las siguientes fuentes:


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